Значимость явлений, событий, фактов в первичных и вторичных документах. Выборочная оценка документов

При сборе документов применяются, прежде всего, общие критерии экспертизы. В то же время существует ряд специфических критериев для оценки документов с повторяющейся информацией, таких как характер повторения; вид и форма повторения; степень полноты повторения и др.

В процессе отбора документов с повторяющейся информацией определяющая роль принадлежит ценности информации, содержащейся в текстах первичных и вторичных документов. При этом следует учитывать факторы:

значимость события, вопроса, сведений, отраженных в обоих документах;

соответствие содержащейся в них информации основным или вспомогательным функциям учреждения (при отборе основное внимание – документам, отражающим основные, а не вспомогательные (снабженческие, хозяйственные) функции учреждения);

юридическая сила этих документов (подлинность, наличие подписей, резолюций и других атрибутов юридического оформления документов) является дополнительной информацией, характеризующей ценность документа (из Витебского госархива украли бухгалтерский документ, но с подписью Шагала);

ценность неповторенной информации, которая определялась с учетом вышеуказанных факторов.

Ознакомившись с принципами и критериями оценки документов, можно сделать вывод, что далеко не вся документация подлежит сохранности в течение длительного срока. Применение обозначенных принципов и критериев позволяет произвести отбор документов для дальнейшего хранения и уничтожения. При проведении экспертизы ценности выделяют, прежде всего, документы, которые кроме практического имеют также и научно-теоретическое значение. Однако очевидно, что хранить постоянно всю документацию всех организаций, даже ту, которая может быть определена как имеющая научно-историческую ценность, невозможно с практической точки зрения. Поэтому, приступая к проведению ЭЦД, необходимо определить круг наиболее значимых организаций, в деятельности которых создаются документы, имеющие первостепенную ценность. Определение таких организаций – задача государственных архивов, которые с этой целью ведут списки источников комплектования госархивов. В списки включаются все организации, находящиеся в зоне обслуживания соответствующего архива. В зависимости от значимости организации, т.е. ценности документов, образующихся в процессе ее деятельности, эти списки делятся на три группы:

1) сплошной прием;

2) выборочный прием;

3) потенциальные источники (как правило негосударственные организации).

В 1-й список попадают организации, документы которых имеющие научно-историческое значение в полном объеме поступают на государственное хранение. Решение этой задачи в свою очередь определяет две формы приема документов от организаций на постоянное хранение: полный прием и выборочный прием. При полном приеме поступление ценных документов в государственный архив от организаций, находящихся в зоне его комплектования, осуществляется в полном комплексе. Под полным комплексом документов понимают совокупность документов, отражающую основные функции организации и имеющую научно-историческое значение.

Источниками комплектования выборочного приема являются отдельные организации данного вида, находящиеся в зоне комплектования архива, от которых поступают все или часть документальных комплексов, выделенных по ряду признаков. Соответственно, выборочный прием имеет две основные формы: повидовую и групповую.

1. При повидовом выборочном приеме от организаций одного вида (разновидности) в государственный архив непосредственно поступают лишь отдельные виды документов, имеющих ценность, и которые не представлены в фондах органов государственной власти, в том числе в вышестоящих, налоговых, статистических. Иными словами, от группы однородных организаций (их может быть в зоне комплектования архива 50, 100, 200 и т.д.) принимаются на государственное хранение только определенные виды документов. Например, 2-3 вида дел, хотя по НД их было заведено 10, 100, 200 или более.

Пример Школа.

В зоне комплектования архива находится 100 школ. Количество дел в них огромно. Но от всех 100 школ на государственное хранение, к примеру, принимаются только приказы директора школы, протоколы заседаний педагогических советов, профкома и т.д.

2. При групповом выборочном приеме из всей группы организаций одного вида (разновидности), находящихся, как правило, в зоне комплектования государственного архива, на хранение в этот архив непосредственно поступают полные комплексы ценных документов одной или нескольких однородных организаций именно данного вида (разновидности).

Например, из школ всех видов берут все ценные документы из каждой, но лишь одной школы данного вида: 5 музыкальных школ, а архив принимает полный комплекс только от 1 музыкальной школы.

Количество организаций приема при этом – не меньше, чем количество видов этих организаций. Этот принцип отбора получил название генеральной совокупности. Формирование выборочной совокупности осуществляется путем направленного и случайного отбора.