Электромагнитный способ документирования. Электронное документирование

В процессе электромагнитного документирования звуко колебания воздуха преобразуются в электрический ток, и эл трические сигналы от микрофона записываются на маги

' Фотокинотехника: Энциклопедия. М, 1981. С.88, 89,91.

² Магидов В. М. Кинодокументы: проблемы источниковедчес анализа и использования в исторических исследованиях // Исто СССР. 1983. № 1. С. 92-103.

Способы и средства документирования

_Ленту. При воспроизведении происходит обратное явление — электрические сигналы преобразуются в механические коле­бания с помощью громкоговорителя.

Идею о возможности использования явления остаточной намагниченности для записи звука ещё в 1870 г. высказал Смит. Первый аппарат, магнитной записи, названный телегра-фоном, был запатентован в 1898 г. Его изобрёл и построил датский инженер В. Поульсен, использовавший для записи звука остаточное намагничивание стальной проволоки или ленты. Однако низкое качество звука не позволяло использо­вать это изобретение в практических целях вплоть до первой половины 1930-х гг. Оно оказалось востребованным лишь по­сле того, как были изобретены порошковая магнитная лента и электронные усилители записи и воспроизведения сигналов.

В дальнейшем происходило непрерывное совершенствова­ние магнитной записи, позволяющей не только документиро­вать человеческую речь, но и корректировать записи. Правда, наряду с несомненными достоинствами сохранялись и прису­щие магнитной записи недостатки, главными из которых яв­ляются недостаточная долговечность и зависимость от внеш­них магнитных полей.

По мере развития фоно (аудио) документирования совер­шенствовались звукозаписывающая техника и материальные носители. На смену фонографам, граммофонам и другим сред­ствам механической записи и воспроизведения звука пришли магнитофоны. Первый такой технический аппарат был создан в 1934 г. Вскоре среди магнитофонов наметилась специализа­ция, в результате которой появились диктофоны (от лат. 01с1аге — диктовать и греч. фсоуп — речь) — миниатюрные магнитофоны, специально предназначенные для электромаг-^Тн°й записи и воспроизведения речевой информации.

^в зависимости от назначения и области применения ис-льзуются различные модели диктофонов, отличающиеся ка-°твом и продолжительностью записи, типом и размерами Уконосителя, набором выполняемых функций. В частности,

передачи коротких сообщений с последующим их прослу-

анием, для диктовки небольших по объёму текстов или за-

^и Докладов, выступлений, совещаний и т. п. с целью даль-

Документоведение

нейшего оформления машинописных документов используют­ся компактные диктофоны общего пользования, частота запи­сываемого звука которых ограничена сравнительно узким диа­пазоном— 4-6 кГц. Хотя при прослушивании записи голос человека оказывается здесь существенно искажённым, зато все записанные слова понятны¹.

Диктофоны различаются и по габаритам. Наряду с микро­кассетными и миникассетными, т. е. компактными переносны­ми, производятся и используются настольные диктофоны. А некоторые модели, называемые транскрайберами, предназна­чены не только для записи и прослушивания речи, но и для машинописного оформления аудиозаписей. Отличительной их особенностью является наличие ножной педали управления, позволяющей менять режимы работы диктофона (устанавли­вать паузы, возвращать плёнку для повторного прослушива­ния, замедлять или ускорять речь и т. д.).

В советский период в нашей стране было налажено произ­водство отечественных диктофонов. Однако к настоящему времени они уступили место более качественным и надёжным в эксплуатации импортным аппаратам таких известных фирм, как Рапакошс, 8опу, Огутриз и других.

С 1997 г. началось производство цифровых диктофонов. В них запись звука, преобразованного в цифровой код, произво­дится не на магнитную ленту, а на микрочип (встроенную ин­тегральную схему памяти) или мини-карты. Записанную таким образом на мини-карту информацию можно с помощью специ­ального устройства вводить в компьютер, прослушивать или, пересылать по электронной почте. Цифровые диктофоны более лёгкие и компактные, поскольку в них отсутствуют лента и лентопротяжный механизм.

Дальнейшее производство цифровых диктофонов также ид в направлении миниатюризации. Так, выпущенный фирмой Затзипё бескассетный цифровой диктофон Уоюе Реп (говоря щее перо) по своим размерам и форме напоминает обыкновен­ную авторучку (18x143 мм) и весит всего 41г. Одной из Санкт

¹ Гуреева Н. Ю., Седова О. Л. Современная диктофонная технике // Секретарское дело. 1999. № 4. С. 57.

Способы и средства документирования

Петербургских компаний выпускаются цифровые диктофоны серии «Гном», имеющие габариты 73x47x12,5 мм, т. е. чуть больше спичечной коробки. Однако, будучи оснащенными встроенной флэш-памятью объёмом 1 Гб, они позволяют запи­сывать и хранить до 37 часов звуковой информации¹. Такого ро­да звукозаписывающие устройства используются, в частности, бизнесменами, юристами, студентами. Впрочем, в цифровых диктофонах используется иной, не магнитный способ фиксации информации, о котором речь впереди.

Ещё одним специализированным аппаратом, использую­щимся для электромагнитной записи и воспроизведения звука, является автоответчик. Автоответчики подразделяются на встроенные в телефон и автономные (подключаются к телефо­ну через соответствующий ввод). Подобно диктофонам, они могут быть кассетными и цифровыми. Автоответчики предна­значены для записи входящих и исходящих сообщений, а так­же их прослушивания.

Таким образом, в настоящее время фоно (аудио) докумен­тирование используется едва ли не во всех областях человече­ской деятельности: для записи хода различных совещаний, за­седаний, деловых встреч, телефонных переговоров, деловых писем, устных распоряжений и указаний с целью последующе­го их перепечатывания. Звукозапись используется в современ­ных телекоммуникационных системах в качестве голосового почтового ящика; в промышленном, политическом, бытовом шпионаже; с целью фиксации кризисных ситуаций («чёрные ящики» в авиации) и т. д.²

Фоно (аудио) документирование, результатом которого яв­ляются фонодокументы, т. е. документы, содержащие звуко­вую информацию, зафиксированную любой системой звукоза­писи, позволяет, в отличие от других способов, зафиксировать

БДИ. Безопасность, достоверность, информация. Российский журнал о безопасности бизнеса и личности. 2005. № 1. С. 33; Левин В. И. Указ. соч. С. 25-26.

Бройдо В. Л. Офисная оргтехника... С. 10.

ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт России, 1998.

Документоведение

интонационные, тембровые, ритмические и иные характери­стики, дающие весьма важную информацию о каком-либо со­бытии, явлении, человеке и т. д.

Продолжается активная работа над созданием компьютер­ных систем распознавания и текстовой записи речи. Однако имеющиеся программы такого рода предусматривают их на­стройку под определённого человека, а качество распознава­ния даже в идеальных акустических условиях не превышает, по одним данным, 80 %, а по другим — 95 % (в англоязычных программах). Сколько-нибудь эффективных русскоязычных программ пока не создано.

Поэтому в настоящее время в России для получения тек­стовой записи речи используются смешанные технологии с использованием электромеханических и компьютерных средств документирования. К числу лучших из них относятся, по мнению специалистов, компьютерный транскрайбер «Це­зарь» и компьютерная система синхронного стенографирова­ния «Аллегро». В частности, система «Аллегро» состоит из со­единённых в сеть компьютера — звукового сервера, компью­тера— менеджера системы и компьютеров— рабочих мест диктофонистов. Звук, записанный на сервер, по команде ме­неджера распределяется короткими фрагментами на головные телефоны диктофонистов. Последние набирают соответст­вующие фрагменты текста, которые передаются затем на ком­пьютер менеджера, где компонуются, редактируются менед­жером и передаются на печать. Таким образом, группа из 5 диктофонистов может набирать текст со скоростью речи, т. е. синхронно выступлению¹.

Во второй половине XX столетия электромагнитный спо­соб получил широкое распространение не только в аудио, но и в видеодокументировании. В результате кинодокументирова­ние с его достаточно трудоёмкой и дорогостоящей технологи­ей уступило своё место магнитной видеозаписи. Важным ша­гом в этом процессе стало распространение в 1950-е гг. элек­тронного телевидения.

¹ Мин Н. Технологии получения текстового протокола речи // Де­лопроизводство. 1999. № 1. С. 35,36.

Способы и средства документирования

На первых порах для видеозаписи использовались извест­ные к тому времени методы записи звука: механический (на грампластинках), фотографический (в кинофильмах) и маг­нитный (в магнитофонах). В 1954 г. одной из американских фирм было продемонстрировано устройство с продольной магнитной записью изображений на ленту, аналогичное маг­нитофону. Однако наиболее перспективным оказался разрабо­танный в 1956 г. в США принцип поперечно-строчной записи на магнитную ленту. Тогда же был выпущен и первый про­мышленный аппарат доит магнитной записи изображений — видеомагнитофон. Дело в том, что фиксация движущегося изображения по типу записи звука требует очень высокой ско­рости движения магнитной ленты (примерно в 10000 раз боль­шей, чем при записи звука). Поэтому запись сигналов не вдоль, а поперёк ленты оказалась гораздо более экономичной.

Видеозапись обычно осуществляется на магнитную ленту по аналоговому методу с помощью вращающихся магнитных головок, расположенных в специальной видеокамере. При этом изображение преобразуется в последовательность элек­трических сигналов (видеосигналы), фиксируемых на магнит­ной ленте. Видеосигнал может быть также синтезирован спе­циальными электронными устройствами. Воспроизведение производится на экране монитора с помощью видеомагнито­фона либо с помощью видеопроекторов, видеопанелей.

Современные видеокамеры полностью автоматизированы, записывают цветное изображение и звук, обладают высочай­шей светочувствительностью, причём результат видеосъёмки можно просмотреть сразу же.

В последнее время начался переход на цифровой метод за­писи. В 1995 г. ведущими мировыми фирмами— производи­телями электроники (8опу, РЬШрз, НпасМ, Рапазошс, ХУС и др.) был принят цифровой формат видеозаписи на магнитную плёнку БУС (Ощиа1 Ую*ео Саззейе) или БУ ф\%Ш УМео). В цифровом формате используется более узкая магнитная лента (шириной 6,35 мм) и с меньшей скоростью передвижения (18,831 мм/с), нежели в аналоговом стандарте. На такой ленте каждому кадру соответствует 12 наклонных строк-дорожек шириной 10 мкм, позволяющих, кроме того, записать часы,

минута, секунды, порядковый номер кадра и другую дополн тельную информацию о видеосъёмке. Цифровые видеокаме _м0гут работать и в режиме фотосъёмки, а также фиксирова' отдельные изображения со звуковым сопровождением п-

^Вра^Л0%пГ1 ^РЗЗШ " ^Р⁰⁸"⁶ Ф°^ппа_Раты с ёмк^ стью 500-600 и более кадров.

В конце 1990-х гг. началось производство цифровых видео-камер, в которых изображение записывается не на видеокассет ^ _а на съёмный жёсткий д„_ск (винчестер). Его ёмкость, н.' первых порах составлявшая 260 Мбайт, была достаточна дл* 20 минут видеозаписи. Записанный в цифровом формате ви-; деофяльм можно просматривать на персональном компьютере, или, преобразовав его в аналоговый сигнал, - „о телевизоре Использование этой *е камеры в качестве цифрового фотоап­парата позволяло сделать 3000 цветных фотоснимков или,000 цветных снимков с закадровым звуковым комментарием Причем запись можно просматривать и даже редактировать с помощью персонального компьютера'

В процессе видеодокументирования получается видеодоку, «ент, видеофонограмма - аудиовизуальный документ на лен-^чном или дисковом носителе, содержащий информацию за­фиксированную на нём посредством видеозвукозаписи². Хотя „идеофонограмма создаётся на принципиально ином в техни­ческом, технологическом и материальном отношении носителе „нформации, тем не менее в документоведении и источнико-„едении она причисляется к одной из разновидностей кинодо-кументов.

Начиная со второй половины XX столетия, электромагнит­ный способ документирования нашел широкое применение в _хдоиях использования электронно-вычислительной техники доложив начало электронному документированию

¹ Левин В. И. Указ. соч. С. 205-207

' ^ГОСТо⁷„п⁶_е⁹л"^{95 СИБ}^ ^АудИов»У**нь,е локументы. Основные,<рмины и определения // Вестник архивиста. 1997 № 5 С 67

з Магидов В. М. Кинофотофонодокументы как о^екг исгочнико-^ения (историография вопроса) // Советские архивы. 1991 ™Л.'34. " '

»!•

Способы и средства документирования

Электронно-вычислительные машины (компьютеры),

пставляющие собой комплексы технических средств, пред-чначенных для автоматического преобразования информа--,_и используются для записи и воспроизведения как тексто-₀Й так и графической, и аудио-, и видеоинформации.

Техническими предпосылками появления компьютера стало развитие электроники и счётно-аналитической вычис­лительной техники. Ещё в 1834 г. Ч. Бэббедж разработал проект управляемой с помощью программы счётной меха­нической аналитической машины, имевшей практически те _же устройства, что и современные компьютеры: память, арифметическое устройство, устройства управления, ввода и вывода информации. В конце XIX века Г. Холлерит, как уже отмечалось, сконструировал электромеханическую счётную машину, способную сортировать и считывать ин­формацию с перфокарт.

В первой четверти XX столетия были изобретены и широ­кое распространение в радиотехнике получили электронные лампы.

Ещё одной важной и необходимой предпосылкой рождения компьютера явилось изобретение двоичного кодирования. Дво­ичная система счисления была придумана математиками и фи­лософами ещё в ХУП-Х1Х веках, т. е. задолго до появления компьютеров. Потом её надолго забыли. Но во второй полови­не 1930-х гг. эта система оказалась востребованной, благодаря американскому математику и инженеру Клоду Шэннону, при­менившему её при конструировании электронных схем.

В результате на рубеже 1930-1940-х гг. сразу в нескольких ^Странах мира, в том числе и в СССР, возникла идея создания ^пРограммно-управляемых вычислительных машин. В нашей ^стране серийное производство ЭВМ было налажено в 1952 г.

За полвека своего существования сменилось уже пять по­колений компьютеров, причём от поколения к поколению на порядок и более возрастали их производительность и ёмкость запоминающих устройств.

Электронно-вычислительные машины обычно разделяют на 4 класса: серверы, рабочие станции, персональные и порта­тивные компьютеры.

Документоведение ______

Использующиеся в процессе документирования персонал нь*е компьютеры, относящиеся к классу микроЭВМ, появилис в 1970-е гг. Персональный компьютер представляет собой цен тральный системный блок (микропроцессор), к которому под ключаются внешние устройства, играющие важную роль в с~ стзвлении и изготовлении документов. К числу внешних уст ройств относятся: диалоговые средства пользователя (виде монитор, устройства речевого ввода-вывода информации), устройства ввода информации (клавиатура, графически планшеты, графические манипуляторы, сенсорные экраны), сканеры (ручные и настольные).

Наиболее распространённым периферийным устройство персонального компьютера является принтер, позволяющий по­лучать твердую копию документа из памяти компьютера*. Суще отвует три основных типа принтеров: матричные, струйные и ла­дные. Количество же их модификаций достигает тысячи.

Для создания твёрдых копий, для вывода из памяти компью­тера графической информации используются графопостроите-ш (плоттеры), предназначенные главным образом для автома-шзированного проектирования. Во второй половине 1990-х гг. появились многофункциональные устройства (МФУ), объеди­няющие в одном почти всю основную компьютерную перифе­рию: принтер-копир-сканер, принтер-факс-копир-сканер.

К числу достаточно распространённых и перспективных.редств автоматического документирования относятся также электронные секретари, имеющие программное обеспечение, память, встроенные текстовые редакторы, а также электронные аписные книжки (органайзеры), имеющие вес до 200 г и отно­сящиеся к легчайшей категории портативных компьютеров.

В процессе документирования с помощью ЭВМ важней­шую роль играет программное обеспечение, которое делится,а системное (базовое) и Прикладное. Существует огромное ^личество прикладных профамм для персональных компью­теров: текстовые редакторы, издательские системы; графиче­ские редакторы; информацйОнно-поисковые системы, а также илкеты прикладных программ¹.

¹ Бройдо В. л. Офисная орп#сника... С. 168-171.

3"0

Способы и средства документирования

В компьютерах информация в цифровом формате записы­вается на магнитный диск либо на магнитную ленту. Запись на магнитную ленту осуществляется с помощью стримеров дву­мя способами: линейно-серпантинным и способом с наклон­ными дорожками (как в видеомагнитофонах). При линейно-серпантинной записи магнитная головка неподвижна относи­тельно движущейся ленты. Запись производится сначала на одной из параллельных дорожек, после чего продолжается на соседней дорожке в обратную сторону. В процессе записи с наклонными дорожками магнитные головки находятся на вра­щающемся барабане, который охватывается магнитной лен­той¹.

Фиксация информации на магнитный диск производится посредством специального электронно-механического устрой­ства — дисковода. В нём, как и в магнитофоне, этот процесс осуществляется с помощью магнитной головки, только не вдоль ленты, а на концентрических магнитных дорожках, рас­положенных на поверхности вращающегося диска.

Жёсткие магнитные диски в ЭВМ находятся в едином бло­ке с дисководом. Запись информации, так же как и её воспро­изведение, здесь происходит обычно на скорости до 7200 обо­ротов в минуту. Высокая скорость создаёт воздушную подуш­ку, в результате запись и воспроизведение на жёстких магнит­ных дисках бесконтактные. Неконтакт составляет 0,5-1,0 мкм. Прецизионные механизмы позиционирования в приводах маг­нитных дисков позволяют осуществлять прямой доступ к лю­бому их участку.

В дисководах для гибких магнитных дисков скорость вра­щения (300 об/мин) гораздо медленнее, чем жёстких дисков. При такой сравнительно небольшой скорости нет условий для образования воздушной подушки, поэтому принцип записи и воспроизведения информации такой же, как и в магнитофоне, т. е. контактный. Особенность заключается лишь в том, что здесь запись осуществляется путём перемагничивания мате­риала носителя до насыщения, а в магнитофоне — с высоко­частотным ультразвуковым подмагничиванием.

¹ Левин В. И. Указ. соч. С. 135.

Документоеедение

При всех своих достоинствах электромагнитный способ кументирования имеет и недостатки. Здесь используется таточно сложная механика с движущимися частями, с отн тельно высоким потреблением энергии. Кроме того, магни запись недостаточно долговечна, она испытывает отрищг ное влияние внешних магнитных полей.

Однако в последнее время разрабатываются новые те логии, позволяющие существенно минимизировать отмен ные недостатки. В частности, сконструированы винчестер' перпендикулярным способом записи информации на м ный диск, что обеспечивает рекордную плотность записи, пущены винчестеры со скоростью вращения шпинд 10000 об/мин.

Германские инженеры занимаются конструированием писывающей и считывающей головки в виде магнитного трового микроскопа. Посредством тончайшей иглы, имею магнитное покрытие, сканируется поверхность материальн носителя информации. В случае, если игла и находящаяся посредственно под ней частица имеют противоположную магниченность, они притягиваются, если одинаковую — талкиваются. Таким образом можно распознавать нули и е ницы. В случае успеха эта технология позволит на несколь порядков увеличить объём записываемой информации. Вы кую плотность записи обеспечивает использование гораз более мелких магнитных частиц, вплоть до таких, которые стоят всего лишь из нескольких десятков атомов. В перспе ве в роли магнитных частиц будут выступать даже отдела атомы. В настоящее время уже существует возможность м нитного считывания атомной структуры. Однако пока не у ётся записывать на нее информацию'.

В самом конце XX века появились сообщения об изоб нии «электронной бумаги», представляющей пластиков лист, который имеет покрытие в виде гибких транзисторов подключается к компьютеру. Обладающие теми же свойс ми, что и обычные кремниевые чипы, транзисторы созд

¹ Фрадкин В. Прошлое, настоящее и будущее носителей информ ции // Компьютер Рпсе. 2003. № 46.

Способы и средства документирования

ктрическое _{поле) под} влиянием которого меняется цвет «электронных чернил», состоящих из огромного количества мельчайших микрокапсул с тёмным красителем и светлым тигментом. На одном листе «электронной бумаги» можно пе­чатать множество документов, сохраняя при этом все ранее созданные. Будучи своеобразным гибридом между жидкокри­сталлическим дисплеем и бумагой, подобного рода электрон­ные устройства, по мнению специалистов, в недалёком буду­щем смогут заменить газеты.

В последнее время компьютеры стали основным средством письменного и графического документирования. В большин­стве организаций, учреждений, на предприятиях работа с до­кументами осуществляется преимущественно с помощью электронно-вычислительной техники. Для этих целей разрабо­тано множество специальных прикладных программ. Активно используются, в частности, интегрированные офисные пакеты программ (М1СГО80Й >Ушао\у&, Мгсгозоп ОгВсе и др.). Созданы и получили широкое распространение специализированные отечественные и зарубежные программные продукты для ра­боты с отдельными системами и комплексами документов, в частности система программ 1С: Предприятие {1С: Бухгалте­рия, 1С: Зарплата и кадры, 1С: Архив и др.). Для делопроиз­водства имеются достаточно эффективные программные про­дукты, такие как: Делопроизводство 2.5; Босс-референт; БОСС-Кадровик; Кодекс: Документооборот; ЕВФРАТ-Доку-ментооборот; Документооборот 3.0; Гран-Док — ЬЖе и другие. Эта программы позволяют быстро осуществлять операции по оформлению документов, их регистрации, автоматическому поиску, хранению, выводу на печать и т. д.

Таким образом, создаваемые с помощью электронно-^вычислительной техники документы прочно вошли в сферу социальной коммуникации. Начиная со второй половины 1990-х гг., они всё чаще стали обозначаться термином «элек-^тРонные документы».

Электронные документы имеют технологическую специ­фику. Содержащаяся в них информация не может восприни­маться человеком в той физической форме, в какой она зафик­сирована на материальном носителе. Лишь после декодирова-

Документоведение

ния эта информация приобретает понятный для пользе вид (изображение на экране монитора, принтерная распеча и т. п.).

Подобная специфика порождает дискуссии вокруг по! тия «электронный документ». Предлагаемые в документ ведческих исследованиях определения электронного до мента нуждаются в совершенствовании и уточнении, случайно сам этот термин пока отсутствует в ГОСТ 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины определения». Вместо него в Государственном стандар сохранён прежний термин — «документ на машинном н сителе», который определяется как «документ, созданный использованием носителей и способов записи, обеспеч вающих обработку его информации электронно-вычи лительной машиной».

Однако практика работы с документами всё настойчив требует определиться с понятием электронного документа, результате в Федеральном Законе от 10 января 2002 г. «С электронной цифровой подписи» появилось определени электронного документа, как «документа, в котором инфор мация представлена в электронно-цифровой форме». А стандарте на электронные издания, принятом странами СН и введённом в действие с 1 июля 2002 г., электронный доку­мент определяется как «документ на машиночитаемом носи-; теле, для использования которого необходимы средства вы­числительной техники»¹.

В число электронных входят не только документы, создан­ные с помощью компьютерной техники и электромагнитных технологий, но и созданные посредством оптической (лазер­ной) и магнитооптической записи. Этими способами также может быть записана и воспроизведена как письменная, так и звуковая, и видеоинформация.

' Международный стандарт. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Электронные издания. Основ­ные виды и выходные сведения. ГОСТ 7.83-2001 // Телекоммуника­ции и информатизация образования. 2003. № 4. С. 8.

Способы и средства документирования