Рег. № _________
ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ
Методические указания
к практическим занятиям
для студентов всех форм обучения
Направление 090900 – Информационная безопасность
Санкт-Петербург
Допущено
редакционно-издательским советом СПбГИЭУ
в качестве методического издания
Составитель
канд. техн. наук, доц. Е.В. Черток
канд. техн. наук, ст. преп. Е.В. Красильникова
Рецензент
канд. экон. наук, доц. С.А. Соколовская
Подготовлено на кафедре
вычислительных систем и программирования
Одобрено научно-методическим советом факультета
информационных систем в экономике и управлении
© СПбГИЭУ, 2012
Оглавление
Общие положения.. 4
Методические указания к проведению практических занятий.. 5
Практические занятия №№ 1-4. Унификация и стандартизация. Оформление реквизитов 5
Практические занятия №№ 5-6. Требования к бланкам документов.. 16
Практические занятия № 7-8. Составление и оформление научно-технических документов 22
Практические занятия №№ 9-12. Организация работы с документами на предприятии 28
|
|
Практические занятия №№ 13-14. Номенклатура дел. 44
Практические занятия №№ 15-16. Формирование и текущее хранение дел. Подготовка дел к передаче и порядок передачи дел в архив для дальнейшего хранения.. 58
Рекомендации по подготовке к занятиям... 65
Рекомендуемая литература.. 65
Общие положения
Настоящие методические указания к практическим занятиям по дисциплине «Документоведение» предусмотрены рабочим учебным планом направления 090900 – Информационная безопасность.
Цель данных методических указаний – изучение современной системы документоведения, терминологии, формы и содержания управленческих документов, систем документации, комплексов документов, направлений и методов их совершенствования.
Для выполнения заданий необходимы знания операционной системы Windows и основных приложений Microsoft Office в объеме начального курса дисциплины «Информатика».
Методические указания к проведению практических занятий
Практические занятия №№ 1-4. Унификация и стандартизация. Оформление реквизитов
Унификация и стандартизация
Унификация документов – это установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов. Правовые основы стандартизации в Российской Федерации устанавливает закон, а также государственные стандарты. Унификация и стандартизация тесно связаны.
Объектами унификации являются:
1) форма документов и состав включаемых в нее реквизитов;
|
|
2) системы документации;
3) тексты документов;
4) виды и разновидности документов.
Разрабатываемые унифицированные формы объединяются в унифицированные системы документации. Управление стандартизацией в стране осуществляет Госстандарт России.
Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования оргтехники.
Стандартизация документов – это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности (государственный стандарт - ГОСТ, отраслевой стандарт - ОСТ, республиканский стандарт - РСТ). Применение стандартов повышает качество документов.
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» является основой для оформления организационно-распорядительной документации. Данный стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформлению документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.