Протокол

Протокол — це один з найпоширеніших документів колегіальних органів. У ньому фіксують хід і результати проведення зборів, конференцій, засідань, нарад. У протоколах відбиваються всі виступи з питань, що розглядаються, і рішення, ухвалені в ре­зультаті обговорення.

Протокол веде секретар або інша спеціально призначена особа. Протоколи загальних зборів (нарад) підписують голова й секретар, а протоколи засідань комісій — усі члени президії.

За обсягом фіксованих даних протоколи поділяють на:

С т й с л і, в яких записано лише ухвалу або поширену ре­золюцію, а також зазначено номер, дату, назву організації, кількість присутніх, порядок денний. Під рубрикою «Слухали» — назва пи­тання, хто висловився.

П о в н і, в яких записуються виступи доповідачів та інших учасників зборів, нарад, засідань. У докладний протокол заносять також запитання доповідачеві та конспективний запис виступів під час обговорення.

С т е н о г р а ф і ч н і, де всі виступи, репліки, запитання й відповіді записуються дослівно.

Протокол має такі реквізити:

1) назву виду документа, яку пишуть посередині рядка;

2) порядковий номер протоколу;

3) назву зборів, конференції, засідання, наради із зазначенням їх характеру (загальні збори, виробнича нарада, розширена нарада);

4) назву установи, підприємства чи організації, де відбулися

збори, конференція;

5) дату проведення зборів, засідання, наради, яку пишуть ниж' від назви організації з лівого боку. У цьому ж рядку з правого бої пишуть місце проведення (назву міста);

6) кількісний склад учасників, який пишуть з нового рядка. При великій кількості присутніх на засіданні їх список складають окре мо й додають, а в протоколі зазначають лише загальну кількісті Якщо кількість учасників сягає 10 —12 осіб, то вказують усіх при! сутніх;

7) посади, прізвища, ініціали керівників зборів, конференції наради (голови, секретаря, членів президії);

8) порядок денний, тобто питання, що їх розглядають на зба рах, нараді або конференції. Питання у порядку денному формулюють у називному відмінку;

9) текст;

10) перелік додатків до протоколуіз зазначенням кількості

рінок;

11) підписи керівників зборів, засідання, конференції (голови;

секретаря).

Основний текст протоколу поділяється на розділи, які відпс відають пунктам порядку денного. Кожний розділ містить; «Слу- хали», «Виступили», «Ухвалили».

Слово «Слухали» друкується великими літерами, після нього ставиться двокрапка. У наступному рядку з абзацу вказують іні­ціали та прізвище доповідача (у називному відмінку), тему до­повіді. Далі викладається основний зміст доповіді або вказується, що текст додається.

Так само оформляється розділ «Виступили».

У розділі «Ухвалили» повністю записується прийняте рішен­ня, яке може складатися з одного чи кількох пунктів або з кон­статуючої частини й резолюції.

Якщо на зборах проводяться вибори таємним голосуванням, результати оформляються окремими протоколами лічильної комісії:

в одному зазначається склад комісії, а в другому — результати голосування.

Результати голосування з кожної кандидатури записуються так:

За Василишина Ю.Г. — 50 голосів, проти — 0, утримався — 1.

Текст протоколу має бути точним, лаконічним, складеним на основі виступів, повинен усебічно характеризувати обговорюване питання з додержанням змісту й форми викладу, позиції учасників сторін.

Крім повного протоколу, є ще коротка форма — витяг з прото­колу. У витягу вказують прізвища та ініціали тих, хто виступив (без викладу виступів), а також зміст прийнятих рішень. Витяг із про­токолу підписують голова й секретар засідання. У протоколі роб­лять помітку про зроблений витяг, а також зазначають, кому його вручено чи надіслано.

Зразок протоколу:

Протокол№8

загальних зборів студентів II курсу природничо-географічного факультету

10.05.92

Галова: Литвиненко С. В. Секретар: Шульга В. О.

Присутні: декан факультету доц. Кулик В. П„ доц. Куценко А. А., доц. Кучер П. І., асистенти: Зазимко Б. М., Литвин Ф. С; сту­денти II курсу.

Порядок денний:

1. Підготовка студентів до виробничо-польової практики.

2. Робота з озеленення й опорядження навколишньої території.

1. СЛУХАЛИ:

Куценко А. А. Інформація керівника виробничо-польової прак­тики.

ВИСТУПИЛИ:

Зазимко Б. М. вніс пропозицію поділити студентів на підгрупи, чітко визначити кожному завдання й години роботи на ділянці.

Литвин Ф. С. відзначив, що до початку практики треба під­готувати рослини, реактиви.

УХВАЛИЛИ:

1. Усім студентам взяти участь у виробничо-польовій практиці.

2. Доручити керівникові практики скласти графік робіт.

3. Поділити студентів на групи й визначити час роботи на ділянці.

2. СЛУХАЛИ........................................................................

Голова зборів (підпис) С.В.Литвиненко

Секретар (підпис) В.О. Шульга

Зразок витягу з протоколу:

Витяг з протоколу № 5

засідання кафедри української мови

18.01.96

Присутні: завкафедрою проф. Луценко А. А., доц. Коломієць Ф. С., доц. Марченко Ю. Ю„ доц. Токарева А. М, ст. викл. Ткаченко Л. В.. асист. Шумейко Л. Б'., асист. Лепеха 1.1., аспірант Крикун С. В.

2. СЛУХАЛИ:

Крикун С. В. —затвердження теми кандидатської дисертаї

УХВАЛИЛИ:

1. Затвердити тему кандидатської дисертації аспіранта Крикун Світлани Василівни у такому формулюванні «Темпораі тивна синтаксема у структурі простого речення».

2. Призначити науковим керівником проф. Луценка Анатолі Антоновича.

Завідувач кафедри (підпис) А. А. Луценн

Секретар (підпис) /. /. Лепеха