Добавление полей

В режиме таблицы определение полей можно выполнить как выбором необходимых команд на ленте Работа с таблицами | Поля или в списке столбца Щелкните для добавления, так и непосредственным вводом данных в столбец Щелкните для добавления. При вводе первоначального значения Access автоматически определит тип данных (например, дата, число или текст) и добавит новое поле в таблицу. При добавлении полей этим способом Access автоматически назначит им имена: Поле1 для первого, Поле2 для второго и т.д. Чтобы дать полям содержательные имена, измените их. Для этого выполните двойной щелчок на заголовке поля и введите новое имя или, использовав правую кнопку мыши, в контекстном меню выберите команду Переименовать поле. Имена полей могут содержать до 64 знаков (цифр или букв), включая пробелы.

Access распознает и автоматически определяет следующие типы данных:

Ø для текстовых значений – Короткий текст или Длинный текст;

Ø для целых числовых значений – Числовой, Длинное целое;

Ø для числовых значений типа 45,76 или 34,25% или 12% - Числовой, Двойное с плавающей точкой. Распознаваемый формат чисел зависит от настройки региональных параметров на вашем компьютере. Так если в качестве разделителя целой и дробной части числа выбрана запятая, а введена точка, полю может быть назначен другой тип данных, например Дата/время;

Ø для гиперссылок – Гиперссылка. Допускается использование любого префикса протокола Интернета, например http://, mailto:;

Ø для даты и времени – Дата и время. Распознаваемый формат даты и времени зависит от настройки региональных параметров на вашем компьютере;

Ø для денежных значений типа 12,50р. – Денежный. Распознаваемый знак валюты зависит от настройки региональных параметров на вашем компьютере.

Если на основании введенных данных Access не может точно определить тип данных, задается тип данных Короткий текст.

Access, наряду с определением типа данных, может автоматически задавать значение свойства Формат в зависимости от вида вводимых данных. Это свойство определяет вид отображения и печати данных поля. Например, если ввести 01-янв-2010, будет задан тип данных Дата и время и в свойстве Формат значение Средний формат даты. К полю с типом данных Дата и время автоматически привязывается календарь для выбора даты.

После определения структуры таблицы таким простым способом ее всегда можно доработать, воспользовавшись командами ленты Работа с таблицами | Поля в группах Свойства, Форматирование и Проверка поля. При этом будут доступны почти все используемые Access типы данных.

Для работы с ключевыми полями режим таблицы предоставляет ограниченные возможности. В этом режиме нельзя удалить ключ и нельзя определить ни простой, ни составной новый ключ. Для выполнения таких операций необходимо использовать режим конструктора.

Таким образом, если в таблице не предполагается использование в качестве ключа счетчика, целесообразно процедуру определения ключевых полей перенести в режим конструктора.

Используя команду Вставить как поля, можно добавить в таблицу новое поле, скопированное из другой таблицы. Для этого откройте таблицу, из которой будет выполняться копирование, подведите курсор к нужному значению поля и при появлении на нем знака плюс щелчком мыши выделите его. Скопируйте выделенное поле. Копируются конкретное значение поля, его имя и все свойства. Командой Вставить как поля добавьте поле в создаваемую таблицу.

Наиболее простым способом добавления полей в таблицу можно считать использование команд группы Добавление и удаление, в которой отдельными кнопками представлены основные типы данных и в раскрывающемся списке Другие поля представлены не только недостающие типы данных, но и форматы отображения поля.

Определив структуру таблицы в режиме таблицы, можно тут же приступить к заполнению ее данными – форматированию записей таблицы. Команды по работе с записями таблицы, а также команды оформления внешнего вида таблицы представлены на ленте Главная.

Если таблица была закрыта, открыть ее в режиме таблицы можно, выбрав в области навигации и выполнив команду контекстного меню Открыть.

Задание: Разработайте структуру таблицы Персонал организации в режиме таблицы и введите в нее записи. Создайте в режиме таблицы еще одну таблицу Расчет с персоналом организации, содержащую данные о зарплате работника организации за каждый месяц текущего года. Добавьте в таблицу Персонал организации новое поле Зарплата_за_август, скопированное из таблицы Расчет с персоналом организации.