Понятие Документооборота

ЛЕКЦИЯ 1 (4 часа)

Управление – организованное воздействие на процесс с целью получения желаемого результата.

Воздействие физическое (управление автомобилем)

воздействие побудительное (указания, предложения, прошения (заявления))

воздействие устанавливающее (законы, правила и нормы)

воздействие вспомогательное (сбор информации, ее анализ, хранение распространение)

egg на примере побудительного воздействия

необходимо заставить двигаться прямо и налево

материально: построить стену, поставить указатели, натянуть шнурок и т. д, каждый раз все строить заново. Долго. Дорого. Нерационально.

Голосом нормально, но ограничено по времени расстоянию и т.д

Письменно наиболее рационально.

Аналогично можно построить логические схемы по сбору информации установлению норм и т.д.

Т,О, приходим к выводу о рациональности письменного. документа

Первоначально документ – исключительно письменный источник

С развитием НТП появились сначала визуальные документы (фото, кино), звуковые фонограф, грамзапись и т.д. сегодня это цифра во всех ее проявлениях.

Слово «документ» в современном мире имеет различные значения. Так, например, в толковом словаре С.И. Ожегова документ определяется как «...деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-либо». В соответствии с российским государственным стандартом (ГОСТ Р 51141–98) документ определяется как «...зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать». В международном стандарте (ИСО 15489–2001 «Информация и документация – Управление документацией») документ определен как «…информация, созданная или полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве свидетельства и сведений, во исполнение правовых обязательств или в ходе деловой деятельности». В юриспруденции документ – это «...овеществленное изложение мыслей, которое предназначено для доказывания юридически значимых обстоятельств, а также позволяет установить его составителя». В гражданском процессе документ – это «...письменное доказательство, которое выдано или заверено компетентным органом в пределах его прав и обязанностей, в установленном законом порядке, содержащее наличие всех необходимых реквизитов (дату выдачи, подпись должностного лица, указание организации или органа, выдавшего документ, и т.д.)». В уголовном процессе документом признается «...любой предмет материального мира, на котором какими-то условными знаками (буквами, цифрами и др.) зафиксирована какая-то мысль или имеется изображение какого-либо объекта».

Сегодня мы имеем понятие ДОКУМЕНТ определяемое Государственным стандартом РФ ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28)

GEN

документ; документированная информация: Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать

В европе нет понятия документирования управленческой деятельности есть понятие документационное обеспечение управления.

. Очевидна разница по важности функции. У нас сегодня так же принято говорить о ДОУ

Поэтому, несмотря на тематику будем пользоваться этим

Далее логично приходим к понятию документарного обеспечения управления (ДОУ)

Так, в соответствии с государственным стандартом РФ ГОСТ Р51141-98*(1) делопроизводство (документационное обеспечение управления ДОУ) представляет собой отрасль деятельности, обеспечивающую "документирование и организацию работы с официальными документами". Таким образом, данное определение сразу же позволяет вычленить в рассматриваемой отрасли деятельности два самостоятельных, но в то же время тесно связанных и взаимодополняющих направления:

документирование(создание документа);

организация работы с документами (документооборот).

под документооборотом предприятия следует понимать упорядоченное движение документов (документированной информации) с момента их получения (создания) и до момента завершения исполнения указанных документов (их отправки, сдачи на хранение)

.

И на итого получаем, что документирование управленческой деятельности предприятия - это совокупность выполняемых согласно определенным правилам действий по записи и оформлению соответствующей информации на материальных носителях в виде бумажных или электронных документов, ее последующему хранению, и обработке (я бы обязательно добавил «и использованию», так как вся эта затея интересна (и важна) не как самоцель, а для достижения определенного (управленческого) результата..

Цель делопроизводства как неотъемлемой составляющей деятельности по документационному обеспечению управления предприятием заключается в установлении, внедрении, поддержании и последующей оптимизации единого порядка обращения с документами и используемой для их создания информацией, обеспечивающего эффективное управление деятельностью предприятия.

Можно представить схемой