Ввод данных в ячейки таблицы

Ввод данных в ячейки таблицы производится обычным образом — вы переводите курсор в нужную ячейку, т.е. делаете ее активной, и вводите в нее данные (вводить данные в ячейки для поля с типом данных Счетчик не требуется, так как значения в этом поле появляются автоматически при вводе данных в любую другую ячейку данной записи). Особенности ввода следующие: при нажатии клавиши <Del> ячейка очищается; если ввод данных в ячейку прервать, нажав клавишу <Esc>, то восстанавливается старое значение, а если на­жать клавиши <Enter> или <ТаЬ>, то в ячейку заносится новое значение. Можно редактиро­вать текущее значение, меняя в нем отдельные символы. Для этого надо в ячейке таблицы дважды щелкнуть мышью или нажать клавишу <F2>. Однако есть одна важная особен­ность при вводе данных — для некоторых типов данных (числовой, денежный, дата/время, логический) Access автоматически проверяет правильность их ввода. Например, если вы введете букву в ячейку с числовым типом, то Access выдаст сообщение о неправильно вве­денном значении и не позволит перейти к другой ячейке, пока не будут введены правиль­ные данные.

Для всех типов полей (кроме типов Счетчик и поле объекта OLE) можно самостоя­тельно задавать ограничения для вводимых данных. Для этого в режиме конструктора надо выбрать вкладку Общие, перевести курсор в поле с именем «Условия на значение» и ввести ограничение на данные. Например, стаж работы вряд ли может быть более 70 лет, и ограничение будет следующее: <70. Ограничение можно вводить и на текстовое поле. Обычно в этом случае задаются слова, которые могут присутствовать в данном поле.

Примечание. Вводить ограничения можно не только вручную, но и с помо­щью Построителя выражений. При появлении курсора в строке параметра • Условия на значение справа от нее появится кнопка с тремя точками. При щелчке по этой кнопке появляется окно построителя выражений. Обычно им пользуются для построения сложных выражений, но разобраться в его работе довольно просто при помощи справки, расположенной в этом же окне.

Можно использовать еще один удобный инструмент при вводе данных — параметр Значение по умолчанию (находится также на вкладке Общие). Здесь можно задать данные, которые Access будет вводить по умолчанию при заполнении таблицы. Это удобно исполь­зовать, когда большинство значений данного поля одинаковы и лишь некоторые отличают­ся. Например, должность большинства преподавателей — доцент. Если ввести это слово в строку параметра Значение по умолчанию, то все ячейки поля «Должность» примут зна­чение Доцент и надо будет лишь изменить значения ячеек для преподавателей с другими должностями. Данные можно вводить и копированием их из одной ячейки в другую стан­дартными средствами Windows.

Для каждого типа данных (кроме типа данных Счетчик) предусмотрено пустое (нуле­вое) значение. Различают два типа пустых значений: пустые (Null) значения и пустые стро­ки Если пустое поле имеет пустое (Null) значение, то это означает, что данные для него существуют, но пока не известны Если же введена пустая строка (два знака прямых кавы­чек ("")), то это означает, что данные не существуют вовсе. Access позволяет обрабатывать такие пустые значения.