Вимоги до бланків і оформлення документів

3.1. Під час оформлення документів необхідно дотримуватися вимог і правил згідно з Національним стандартом України ДСТУ 4163 – 2003 „Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів”, затвердженим наказом Держспоживстандарту України від 07.04.2003 № 55, та цією Інструкцією, що забезпечує юридичну силу і дозволяє використовувати їх з довідковою й науково-історичною метою, а також створює передумови для машинного оброблення інформації.

3.2. Розпорядчий документ оформлюється на бланку, який повинен мати суворо визначений комплект реквізитів (складових елементів), порядковий номер, а також визначений порядок їх розміщення.

3.3. Для укладання службового документа використовують папір форматів A3 (297 мм х 420 мм), А4 (210 мм х 297 мм), А5 (148 мм x 210 мм), А6 (105 мм x 148 мм). При цьому не дозволяється користуватись папером довільного формату. Укладання відомостей, схем, графіків, діаграм, таблиць тощо допускається на папері інших форматів.

3.4. В органах внутрішніх справ бланки для листів та інших організаційно-розпорядчих документів виготовляють з кутовим або поздовжнім розміщенням реквізитів на білому папері вищої якості густиною не менше 80 г/м² фарбами насичених кольорів. Дозволено також виготовляти бланки за допомогою комп’ютерної техніки.

3.5. Бланки документів повинні мати такі береги: лівий – 30 мм, верхній та нижній – 20 мм, правий – 10 мм.

3.6. Замовляти виготовлення бланків з назвою органу (структурного підрозділу) друкарським способом мають право:

– МВС України;

– ДМЗ, УДАІ, ДДСО, Укрбюро Інтерполу, ДДГІРФО, ГУВВ;

– ГУМВС, УМВС України в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі, на транспорті;

– відомчі навчальні заклади, науково-дослідні установи;

– міські, районні, лінійні управління (відділи) внутрішніх справ;

– управління (відділи) Державної служби охорони при ГУМВС, УМВС України в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі;

– підприємства та організації, що належать до сфери управління МВС України.

Підпорядковані їм підрозділи користуються бланками вищих органів, де власну назву додруковують машинописним способом у спеціально виділеному рядку або ставлять кутовий штамп.

Структурним підрозділам, не зазначеним у п. 3.6, виготовлення бланків друкарським способом забороняється.

3.7. На бланках із зображенням Державного Герба України друкують проекти документів, що подають на підпис Міністрові, першому заступникові і заступникам Міністра, начальникам і заступникам начальників ГУМВС, УМВС України в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі, на транспорті, керівникам і заступникам керівників навчальних закладів, підприємств, установ і організацій, командувачу і заступникам командувача внутрішніх військ МВС.

3.8. Структурні підрозділи МВС, управління та відділи ГУМВС, УМВС, інші органи і підрозділи, що мають право вести службове листування, користуються бланками без зображення Державного Герба України.

3.9. Листування між структурними підрозділами апарату МВС, ГУМВС, УМВС і підпорядкованими їм органами здійснюється без використання бланків.

3.10. У разі підготовки документів від імені двох і більше міністерств, установ, органів тощо їх оформлюють без використання бланка.

3.11. Звертатися до громадських установ з приватних питань, викладених на бланках з назвою органу внутрішніх справ, забороняється.

3.12. Виготовлені друкарським способом номерні бланки з назвою органу внутрішніх справ, інші бланки суворої звітності обліковуються у відповідних журналах та зберігаються окремо від інших документів у металевих шафах. Зіпсовані бланки знищуються в установленому порядку.

3.13. Установлено такі види бланків документів:

– бланки листів – кутовий із зображенням Державного Герба України, кутовий із зображенням емблеми організації та поздовжній;

– бланки листів для листування із закордонними кореспондентами^*.

3.14. Документи повинні мати такі обов’язкові реквізити: назву організації, назву виду документа, дату, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту документа, текст документа, відмітку про наявність додатків, підпис, гриф погодження документа, візи документа та відбиток печатки органу внутрішніх справ.

Якщо документ оформлено на двох і більше сторінках, відмітку про наявність додатків, підпис, гриф погодження документа, візи документа, відбиток печатки органу внутрішніх справ, відмітку про засвідчення копії документа, прізвище виконавця і номер його телефону проставляють після тексту документа, а відмітку про виконання документа та направлення його до справи, відмітку про наявність документа в електронній формі, відмітку про надходження документа до організації – на нижньому березі першої сторінки документа.

3.15. Зображення Державного Герба України розташовують над серединою назви Міністерства.

Назви Міністерства, структурного підрозділу апарату Міністерства, довідкові дані про організацію, назву виду документа, дату документа, реєстраційний індекс документа, посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь у межах зон їхнього розташування, слід розміщувати такими способами:

– зцентрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалено від меж зони їхнього розташування);

– прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі зони їхнього розташування).

3.16. Виготовлені друкарським способом бланки з назвою органу внутрішніх справ обліковуються шляхом проставляння порядкових номерів нумератором, друкарським або іншим способом (розташовують на нижньому березі його зворотного боку).

3.17. Документи виготовляють за допомогою комп’ютерної техніки (зразки подано в додатку 1).

3.18. Реквізити документа (крім тексту) складаються з кількох рядків і друкуються через один міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів „Адресат”, „Гриф затвердження”, „Гриф погодження” відокремлюються один від одного через 1,5 міжрядкового інтервалу.

3.19. Реквізити документа відокремлюються один від одного через 1,5 – 3 міжрядкових інтервали.

3.20. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім реквізиту „Текст”) дорівнює 73 мм (28 друкованих знаків).

3.21. Обмежувальні позначки для дати та реєстраційного індексу документа дорівнюють 40 мм.

3.22. За наявності кількох грифів затвердження і погодження їх розміщують на одному рівні вертикальними рядками, починаючи від лівого берега аркуша документа(40 друкованих знаків або 104 мм).

3.23. На зворотному боці останнього аркуша кожного примірника надрукованого документа, знизу ліворуч, проставляють їх кількість та адресування (наприклад: 1 – на адресу, 2 – ДКР МВС, 3 – до справи, скорочена назва служби), прізвище виконавця, номер його телефону, дата, коли надруковано документ.

3.24. Вимоги та особливості оформлення документів, що містять службову інформацію, державну таємницю та/або мають гриф обмеження доступу, визначаються відповідними нормативно-правовими актами.

3.25. Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документів, що розробляються в системі МВС, покладається на особу, яка підготувала документ.