2015-10-13
621
6.1. Видання протоколів та забезпечення ними здійснюються централізовано тільки друкарським способом із зазначенням їх серії та номера.
6.2. Облік видачі підрозділам охорони державного кордону бланків протоколів ведеться в підрозділах по роботі з іноземцями та адміністративного провадження органів охорони державного кордону (Морської охорони) в журналі обліку видачі бланків протоколів про адміністративні правопорушення (додаток 8).
Облік видачі бланків протоколів уповноваженим посадовим особам, визначеним пунктом 2.2 розділу ІІ цієї Інструкції, у підрозділах охорони державного кордону здійснюється у відповідному розділі журналу обліку справ про адміністративні правопорушення та видачі бланків протоколів (додаток 9) службовими особами підрозділів по роботі з іноземцями та адміністративного провадження цих органів (підрозділів).
За відсутності в підрозділі охорони державного кордону штатного підрозділу (посади) по роботі з іноземцями та адміністративного провадження ведення такого обліку здійснюється особою, призначеною керівником цього підрозділу.
6.3. Усі матеріали щодо кожного із правопорушень формуються в окрему справу про адміністративне правопорушення та оформлюються титульним аркушем.
У справі накопичуються матеріали, що стосуються правопорушення, зокрема протокол про адміністративне правопорушення, письмові пояснення, копії постанови про накладення адміністративного стягнення, листування з порушником, з органами державної виконавчої служби, документи, що підтверджують сплату штрафу порушником, а також інші документи та матеріали щодо цієї справи.
6.4. Справи про адміністративні правопорушення реєструються:
у підрозділах охорони державного кордону - у відповідному розділі журналу обліку справ про адміністративні правопорушення та видачі бланків протоколів не пізніше доби після складання протоколу про адміністративне правопорушення;
в органах охорони державного кордону та Морської охорони - в журналі обліку справ про адміністративні правопорушення (додаток 10) не пізніше двох діб після складання протоколу про адміністративне правопорушення.
Сторінки цих журналів повинні бути прошнуровані та пронумеровані, а також скріплені печаткою органу охорони державного кордону (Морської охорони).
6.5. Безпосередня реєстрація справ про адміністративні правопорушення здійснюється в органах та підрозділах охорони державного кордону (Морської охорони) посадовою особою підрозділу по роботі з іноземцями та адміністративного провадження цього органу (підрозділу).
За відсутності в органі (підрозділі) охорони державного кордону (Морської охорони) штатного підрозділу (посади) по роботі з іноземцями та адміністративного провадження ведення такої реєстрації здійснюється особою, призначеною керівником цього органу (підрозділу).
6.6. Журнал обліку справ про адміністративні правопорушення та журнал видачі бланків протоколів про адміністративні правопорушення, а також справи про адміністративні правопорушення зберігаються в загальному діловодстві органу охорони державного кордону (Морської охорони) в установленому порядку протягом трьох років після їх закінчення.
6.7. У разі втрати бланків протоколів про адміністративні правопорушення начальником органу охорони державного кордону (Морської охорони) призначається службове розслідування, за результатами якого винні посадові особи притягуються до передбаченої законом відповідальності, а втрачені бланки протоколів списуються.
6.8. Знищення справ про адміністративні правопорушення, пошкоджених або зіпсованих бланків протоколів (постанов), а також журналів обліку проводиться щомісяця після закінчення строку їх зберігання постійно діючою комісією, яка утворюється наказом начальника органу охорони державного кордону (Морської охорони). Результати знищення оформлюються відповідним актом.
