Процесс контроля

В процедуре контроля есть три четко различимых этапа: выработка стандартов и критериев, сопоставление с ними реальных результатов и принятие необходимых корректирующих действий. На каждом этапе реализуется комплекс различных мер.

1. Установление стандартов

Стандарты – это конкретные цели, прогресс в отношении которых поддается измерению. Эти цели вырастают из процесса планирования. Все стандарты, используемые для контроля, должны быть выбраны из многочисленных целей и стратегий организации. Цели, которые могут быть использованы в качестве стандартов для контроля, отличают две важные особенности:

· Наличие временных рамок, в которых должна быть выполнена работа

· Конкретный критерий, по которому можно оценить степень выполнения работы

Конкретный критерий и определенный период времени называются показателями результативности. Показатель результативности точно определяет то, что должно быть получено для того, чтобы достичь поставленных целей.

1. Сопоставление достигнутых результатов с установленными стандартами

На этом этапе менеджер должен определить, насколько достигнутые результаты соответствуют его ожиданиям. При этом он принимает еще одно важное решение: насколько допустимы или относительно безопасны обнаруженные отклонения от стандартов. На второй стадии контроля дается оценка, которая служит основой для решения о начале действий. Деятельность, осуществляемая на этой стадии, зачастую является наиболее заметной частью всей системы контроля. Эта деятельность заключается в определении масштаба отклонений, измерении результатов, передаче информации и ее оценке.

Масштаб допустимых отклонений и принцип исключения. Организации редко бывает необходимо ни на йоту не отклоняться от поставленной цели. На самом деле, одна из характерных черт хорошего стандарта системы контроля состоит в том, что в нем содержатся реалистичные допуски параметров цели. Для того, чтобы быть эффективным, контроль должен быть экономным. Преимущества системы контроля должны перевешивать затраты на ее функционирование. Одним из способов повышения экономической эффективности контроля состоит в использовании метода управления по принципу исключения (принцип исключения). Он состоит в том, что система контроля должна срабатывать только при наличии заметных отклонений от стандартов, действия, изначально имеющие тривиальный характер, не следует даже измерять.

Измерение результатов – самый трудный и дорогостоящий элемент контроля. Часто именно этот фактор определяет, стоит ли вообще осуществлять контроль. Поэтому (в частности, из-за высокой стоимости измерений) менеджеру не стоит стремиться измерить все и как можно точнее.

Передача и распространение информации. чтобы система контроля действовала эффективно, необходимо довести до сведения соответствующих работников организации как установленные стандарты, так и достигнутые результаты. Подобная информация должна быть точной, поступать вовремя и доводиться до сведения ответственных в виде, легко позволяющем принять необходимые решения и действия.

Оценка информации о результатах. Менеджер должен решить, та ли информация получена, и важна ли она. Важная информация – адекватно описывает исследуемое явление и существенно необходима для принятия правильного решения.

1. Принятие необходимых корректирующих действий

Менеджер должен выбрать одну из трех линий поведения: ничего не предпринимать, устранить отклонение или пересмотреть стандарт.

Ничего не предпринимать. Если сопоставление фактических результатов со стандартами говорит о том, что поставленные цели достигаются, лучше ничего не предпринимать.

Устранить отклонения. Система контроля, которая не позволяет устранить серьезные отклонения прежде, чем они перерастут в крупные проблемы, бессмысленна. Естественно, проводимая корректировка должна концентрироваться на устранении настоящей причины отклонения и приводить к возвращению организации к правильному образу действий. Корректировка может проводиться путем улучшения значений каких-либо внутренних переменных факторов данной организации, усовершенствования функций управления или технологических процессов.

Пересмотр стандартов. Иногда сами стандарты могут оказаться нереальными, потому что они основываются на планах, а планы – это лишь прогнозы будущего. При пересмотре планов должны пересматриваться и стандарты.