Необходимость в передаче файлов возникает, например, при пересылке крупных документов, при передаче архивных файлов, в которых запакованы большие объемы информации.
Служба FTP имеетсвои серверы в мировой сети, на которых хранятся архивы данных. Со стороны клиента для работы с серверами FTP может быть установлено специальное программное обеспечение, хотя в большинстве случаев браузеры службы WWWобладают встроенными возможностями, реализующими простейшие операции протокола FTP, например загрузку файлов с сервера.
Протокол FTP позволяет серверу идентифицировать обратившегося клиента. Этим часто пользуются коммерческие серверы и серверы ограниченного доступа, поставляющие информацию только зарегистрированным клиентам, - они выдают запрос на ввод имени пользователя и связанного с ним пароля. Однако существуют и десятки тысяч FTP-серве ров с анонимным доступомдля всех желающих. В этом случае в качестве имени пользователя надо ввести слово anonymous, а в качестве пароля задать адрес электронной почты. В большинстве случаев программы-клиенты FTP делают это автоматически.