Вопрос 10 Аналитические учетные регистры

После проверки, таксировки и группировки первичных документов их данные должны быть зарегистрированы и отражены в синтетическом и аналитическом учете. Такая регистрация осуществляется в учетных регистрах.

Регистр бухгалтерского учета – это документ, предназначенный для систематизации и накопления учетной информации содержащейся в принятых к учету первичных документах, в денежном и (или) количественном выражении.

Регистры обычно представляют собой таблицы различной структуры.

Бухгалтерская практика выработала большое разнообразие учетных регистров. Их можно классифицировать по ряду признаков: 1) по внешнему виду; 2) по назначению (видам записей); 3) по степени обобщения информации; 4) по строению и форме графления и другим признакам.

1

По своему внешнему виду учетные регистры делятся на книги, карточки и отдельные листки. Бухгалтерские книги применяют для ведения записей из синтетического и аналитического учета. К ним относятся: Кассовая книга, Главная книга, книга Журнал-Главная и др.

Учетные регистры-карты. Примером могут быть карточки количественно-суммового учета материалов. Карточки не скрепляются между собой и хранятся в специальных ящиках. В зависимости от учитываемых объектов карточки аналитического учета разделяют на карточки количественно-суммового учета, предназначенные для учета товарно-материальных ценностей; карточки контокоррентного формы, предназначенные для учета расчетов; и многографные, предназначенные для учета затрат на производство. Кроме типовых форм карточек, в учетной практике применяют другие специальные формы, как например, карточки складского учета, инвентарные карточки и т.д. Собранные вместе карты составляют картотеку, которая разделяется по определенным признакам.

Учетные регистры-листы имеют стандартный формат, каждый из них предназначен для учета определенных операций и в зависимости от этого имеет специфический смысл. К таким листам принадлежат журналы-ордера, ведомости, разрабатываемые групповые таблицы и т.д. Они, как правило, систематизируют информацию, необходимую для контроля и экономического анализа.

2

По видам бухгалтерских записей учетные регистры делятся на хронологические, систематические и смешанные (комбинированные).

Хронологическими называются регистры, назначением которых является регистрация операций в порядке хронологической последовательности их выполнения и оформления. Так, ведется Кассовая книга, Журнал регистрации операций.

Систематическими называются учетные регистры, в которых выполняется группировки однородных операций на синтетических и аналитических счетах.

Комбинированными называются регистры, в которых одновременно сочетаются хронологический и систематический записи. Такое построение имеет книга Журнал-Главная, в которой первая часть отображает журнал регистрации операций, а вторая - группировка операций на синтетических счетах.

3

По степени обобщения информации учетные регистры делятся на регистры синтетического и аналитического учета и комбинированные. Такое разделение обусловлено различиями и назначением синтетических и аналитических счетов, разной степенью обобщения учетных данных и их комбинирования.

Синтетические учетные регистры - это регистры, в которых учет ведут по синтетическим счетам: Главная книга, Журнал-ордер, Журнал-Главная.

Аналитические учетные регистры - это регистры, в которых учет ведется по аналитическим счетам. Данные подают в натуральных, трудовых и стоимостных измерителях. К таким регистрам относятся книги, карты.

В последнее время широкое распространение получили так называемые комбинированные регистры систематического учета, которые объединяют синтетические и аналитические записи. Применение комбинированных регистров позволяет оперативно получать хронологические и систематические данные или показатели синтетического и аналитического учета вместе, что сокращает учетную работу по регистрации и дает полное представление об осуществленных операциях. Примером комбинированного регистра может быть Журнал-ордер.

4

По строению учетные регистры делятся на односторонние, двусторонние, многографные и шахматные.

В односторонних учетных регистрах подают данные о хозяйственной операции, сумму которой записывают по дебету или по кредиту соответствующего счета.

В зависимости от содержания учитываемых операций односторонние регистры делят на контокоррентные, количественно-суммового и количественно-сортового учета. Примером таких регистров является Кассовая книга, карточки аналитического учета расчетов, Книга складского учета, карточки количественно-суммового учета материалов и т.п.

Двусторонние учетные регистры состоят из двух частей: в одной подают данные о дебетовых обороты на счете, а во второй - о кредитовые обороты на этом счете. Двусторонняя строение регистров характерна для Главной книги.

Многографные учетные регистры - это регистры, в которых одна из граф (чаще дебетовая) разделена на несколько граф. К такому виду учетных регистров принадлежит Журнал-ордер, где отдельные графы используют для аналитического учета по счетам, суммы которых группируются по определенным показателям (например, расшифровка дебетовых оборотов, учет затрат по статьям калькуляции и др.).

Шахматные учетные регистры построены по принципу шахматной доски. Записи в таких регистрах делают в ячейке, что на пересечении столбца и строки. По такому принципу построены журналы-ордера.

Хозяйственные операции должны быть отражены в учетных регистрах в том отчетном периоде, в котором они были осуществлены.

Ошибки, допущенные в учете, могут быть исправлены корректурным способом, способом дополнительной бухгалтерской проводки, способом «красное сторно».

Сущность корректурного способа сводится к тому, что обнаруженную в регистре неправильную запись зачеркивают тонкой чертой так, чтобы при необходимости ее можно было прочесть. Затем рядом или сверху делают правильную запись и оговорку «Исправлено», ставят дату, фамилию и подпись лица, внесшего исправление.

Этот способ может применяться и в первичных документах, но подписи на этом исправлении должны поставить все лица, его подписавшие.

Способ дополнительной проводки (записи) применяется тогда, когда бухгалтерская проводка составлена на сумму, меньшую, чем это следует из первичного документа. В таких случаях старую запись оставляют без изменения, я рядом на свободной строке (поле) дают дополнительную запись на недостающую сумму.

Исправление способом «красное сторно» производится тогда, когда была допущена ошибка в корреспонденции счетов, либо при подсчете итогов была указана сумма больше, чем требовалось. Для исправления ошибки неправильная бухгалтерская запись повторяется красными чернилами (берется в рамку или пишется со знаком «-»). Таким образом, неправильная запись аннулируется, а лишняя сумма вычитается. Суммы, записанные красным, вычитаются при подсчете итогов в регистре. После сторнирования неверной записи, на сумму операции составляется правильная запись обычным образом.