Программный комплекс Microsoft Prоject

Программный комплекс Microsoft Project является наиболее популярным в среде менеджеров малых и средних проектов. Это объясняется достаточно широкими возможностями пакета, удобным, и, что немаловажно, хорошо знакомым большинству пользователей графическим интерфейсом.

Замечание. В настоящее время наиболее широко используются две, работающие в среде Windows 95/98, версии пакета Microsoft Project: Microsoft Project 4.0 и Microsoft Project 98. Принципиальных отличий между этими версиями нет. MS Project 98 вобрал все лучшее от своего предшественника. Вместе с тем, в новую версию внесен ряд дополнений: обеспечена более тесная интеграция с другими компонентами популярного программного комплекса Microsoft Office, поддержка сетевых, в том числе и Internet, технологий, стал более удобным интерфейс программы.

Рис. 2. Функциональная структура пакета Project Expert

Рис. 3. Процесс использования Project Expert

Microsoft Project (MS Project) позволяет эффективно управлять проектом на различных этапах его реализации. Он дает возможность выполнить структуризацию проекта путем разделения его на этапы, задачи и подзадачи, выявить критические задачи (задачи, длительность которых существенно влияет на длительность реализации всего проекта), получить сетевой график и календарный план проекта, осуществить назначение ресурсов задачам проекта, эффективно контролировать загрузку ресурсов. Пакет поддерживает все необходимые типы связей между задачами: FS (Finish-Start), SS (Start-Start), FF(Finish-Finish).

Поддерживая современные информационные технологии, пакет MS Project позволяет импортировать данные из файлов, созданных в среде других приложений, например MS Excel и MS Access. Неоспоримым достоинством пакета является наличие встроенного языка программирования Visual Basic For Application, что обеспечивает возможность разработки программных компонент, обеспечивающих решение специфических задач.

Методика использования пакета Microsoft Project для управления инновационным проектом на этапе подготовки к реализации, целью которой является получение сетевого графика и календарного плана проекта, может быть представлена в виде последовательности следующих шагов:

– создание календаря проекта (т.е. учет нерабочих и праздничных дней);

– составление списка задач, которые надо выполнить для успешной реализации проекта;

– определение связей между задачами;

– выявление задач, длительность реализации которых существенно влияет на длительность реализации всего проекта, и возможно, изменение порядка выполнения задач проекта;

– формирование списка доступных для реализации проекта ресурсов;

– распределение ресурсов (назначение ресурсов конкретным задачам проекта).

Рис. 4. Алгоритм использования MS Project на этапе подготовки проекта к реализации

Следует обратить внимание, что хотя методика подготовки проекта к реализации представлена в виде последовательности следующих друг за другом этапов, алгоритм подготовки проекта к реализации не является линейным. Существуют этапы, выполнение которых может привести к необходимости возврата к предыдущему шагу, например, с целью внесения изменений и, возможно, дополнений в результат выполнения предыдущих этапов. Таким образом, процесс подготовки проекта является итерационным.

Для иллюстрации использования методов управления проектами при управлении инновационным проектом рассмотрим проект, который назовем "Анализатор телефонных каналов". Для того чтобы создать анализатор телефонных каналов, нужно выполнить некоторую последовательность работ (в терминах управления проектами – задач). Поэтому сначала надо составить список задач проекта. Для приведенного примера в первом приближении список может выглядеть так:

– Разработать и утвердить техническое задание.

– Разработать структурную схему системы в целом.

– Разработать структурные и принципиальные схемы блоков, изготовить и наладить их.

– Выполнить сборку и настройку системы.

– Провести испытание и сертификацию.

– Разработать документацию и обучить персонал.

Объемные, большие задачи, как правило, естественным образом состоят из более мелких, поэтому они представляются как набор подзадач. Например, задача "Блок1" представляется в виде трех подзадач: "Функциональная схема", "Принципиальная схема", "Монтаж" и "Наладка".

В реальном проекте задачи связаны между собой. Некоторые задачи могут выполняться одновременно, некоторые можно начать выполнять только после завершения предыдущих. Поэтому важен не только список задач, но и связи между задачами.

Пакет программ Microsoft Project позволяет легко составить список задач, разделить задачи на подзадачи, назначить связи между задачами. На рис. 20 приведен вид экрана программы Microsoft Project для проекта "Анализатор телефонных каналов". В колонке Task Name приведен список задач проекта, в колонке Duration – их длительность в часах (после цифры стоит буква h) и в днях (после цифры стоит буква d). Длительность задачи определяется на основе принятых нормативных документов.

Рис. 5. Пример экрана программы Microsoft Project.

В правой части экрана приведена диаграмма Гантта (сетевой график) проекта, которая позволяет видеть длительность задач и их взаимосвязи. При помощи этой диаграммы можно обнаружить задачи, которые существенно влияют на время выполнения всего проекта.

На рис.6. приведен фрагмент экрана со списком ресурсов, необходимых для реализации проекта "Анализатор телефонных каналов".

Рис. 6. Ресурсы, необходимые для реализации проекта
"Анализатор телефонных каналов"

В столбике Max. Units указано количество единиц ресурсов, доступное для реализации проекта. В столбике Std. Rate – стандартная стоимость использования ресурса в течении часа, а в столбике Ovt.Rate – стоимость сверхурочного использования ресурса.

Таким образом, пакет программ Microsoft Project позволяет составить список задач проекта, разделить задачи на подзадачи, задать последовательность их выполнения, определить стоимость выполнения всего проекта, исходя из стоимости ресурсов. Кроме того, что особенно важно для малого предпринимательства, назначить ресурсы (работников и оборудование) конкретным задачам проекта.

Особо следует обратить внимание на то, что если менеджер проекта одновременно реализуется несколько однотипных проектов, то объединив несколько проектов в один, можно выполнять распределение ресурсов между проектами.