15) потребность в опыте;
16) потребность в физической деятельности;
17) любопытство (интеллектуальная деятельность);
18) потребность в возбуждении (эмоциональная деятельность);
19) жажда творчества.
То или иное поведение людей обычно является результатом одновременного действия целого ряда мотивационных сил. Когда мотивационные силы блокируют друг друга или вступают в противоречие, говорят о конфликтных мотивах.
Предположим, что менеджеру удалось хоть немного рае-- ширить возможности реализации исполнительских мотивов в организации.. Тогда он как бы вдохнёт в неё новую жизнь, придаст ей дополнительный импульс.
Работник, менеджеры, работодатели и общество в целом в одинаковой мере заинтересованы в, том, чтобы индивидуум проявлял интерес к работе. Интерес — это мощная движущая сила, по сути, мотивационная система в себе. К.Б. Мадсен представляет это следующим образом [2].
1) Важно, чтобы мотивы деятельности давали возможность получать максимальное удовлетворение от работы. В любой трудовой ситуации можно найти возможности удовлетворения потребностей в физической деятельности, возбуждении и любопытстве.
2) Необходимо создать возможность для реализации исполнительских мотивов. Как считал Ф.Тейлор, задача сводится к тому, чтобы поставить нужного человека на нужное место. Тогда каждый человек почувствует, что он полностью использует все свои силы.
3) Важно, чтобы удовлетворялись потребности в контактах. Если условия труда не дают такой возможности, следует создать условия для контактов в нерабочее время.
Для мотивации осуществляется материальное и моральное стимулирование работающих, обогащается содержание труда и создаются условия для проявления творческого потенциала работников и их развития. Деньги —это наиболее очевидный способ, которым организация может наградить сотрудника. Но менеджеру полезно помнить, что человека, утверждающего, что деньги могут всё, можно подозревать в том, что он может пойти на всё ради денег. На это обращал внимание Б.Франклин, тот самый, кто на стодолларовой купюре.
Координация. Это слово состоит из двух латинских; co —-совместно и ordinatio — упорядочение. В совместном упорядочении, согласовании, приведении в соответствии, обеспечивающем взаимосвязь, и состоит функция координация.
Главная задача координации — достижение согласованности в работе всех звеньев системы путём установления рациональных связей (коммуникаций) между ними. Характер этих связей может быть самым различным, так как зависит от координирующих процессов. Наиболее часто используются отчёты, интервью, собрания, компьютерная связь, средства радио- и телевещания, документы. С помощью этих и других форм связи устанавливается взаимодействие между подсистемами, осуществляется маневрирование ресурсами, обеспечиваются единство и согласование всех функций управления, а также действий руководителей.
Контроль — функция управления, задача которой состоит в получении упорядоченной информации относительно того, в какой степени деятельность организации достигает поставленной цели. Среди функций управления контроль выступает как элемент обратной связи, так как по его данным производится корректировка ранее принятых решений, планов, а также норм и нормативов. Цель контроля троякая:
1) убедиться действительно ли организация вышла на запланированные в конкретный момент показатели, например, прибыли, продаж, количества заказов и т.п.;
2) выяснить, на чём организация зарабатывает деньги, а на чём — их теряет;
3) выяснить, действительно ли организация использует лучшие из имеющихся у неё возможностей и сколь эффективно она это делает.
Первая цель достигается анализами возможностей а) сбыта, б) доли рынка, в) соотношения между затратами, и сбытом; г) наблюдения за отношением клиентов.
Необходимо учитывать, что анализ сбыта ничего не говорит о положении организации среди конкурентов: сбыт может превышать запланированные результаты, но положение фирмы среди конкурентов ухудшаться. Анализируя затраты, необходимо выяснить не слишком ли много тратит организация для достижения своих целей. Наблюдая за клиентами, необходимо выявить изменения их потребительских отношений до того, как они скажутся на сбыте. В таком случае менеджер получает возможность заблаговременно принять необходимые меры. Основными методами наблюдения за отношением клиентов являются системы жалоб и предложений, опросы клиентов, различные конференции и т.п.
Вторя цель достигается анализом рентабельности по отдельным товарам, работам, заказам. Такие сведения помогают менеджеру принять решение, следует ли расширять или сокращать производство тех или иных товаров, работ, услуг.
Время от времени организации необходимо производить критическую оценку своей деятельности. Этим достигается третья цель контроля.
Характерной особенностью функций управления является их взаимное проникновение друг в друга. Например, планирование мотивируется, организуется, контролируется и координируется. Организация планируется, координируется, контролируется.
Структура управления
Сущность и необходимость определения структуры управления
Одна из задач менеджера состоит в том, чтобы выбрать ту структуру управления, которая лучшим образом отвечает целям и задачам организации, а также воздействующим на организацию внутренним и внешним факторам. Структура управления обязана способствовать организации достичь конкурентоспособности.
Структура управления — совокупность устойчивых связей объектов и субъектов управления организации, реализованных в конкретных организационных формах, обеспечивающих целостность управления и его тождественность самому себе, т.е. сохранение основных свойств при различных внутренних и внешних изменениях.
Влиятельный американский исследователь экономики А.Чэндлер в книге «Стратегия и структура» утверждал, что стратегия организации тесно связана с её структурой и подчёркивал, что организация должна сначала определять свою стратегию и только потом — структуру. Другой учёный, Т.Питерс, считает, что А.Чэндлер грубо ошибался: структура неизбежно определяет стратегию. Подход А.Чэндлера Т.Питерс считал социалистическим.
Функции управления и структура управления находятся в диалектическом единстве. При создании новой организации функции являются основой для формирования структуры (подразделений, должностей, закрепления за ними прав, полномочий и ответственности). При совершенствовании или диверсификации производства и управления основой является структура, которая определяет диапазон возможного изменения набора функций. При этом структура принципиально не меняется, т.е. сохраняются ключевые подразделения и должности.
Структура управления должна быть органически встроена в рынок и изменяться вместе с ним. Если структура управления организации не эволюционирует, то такая организация обречена на гибель или прозябание. Вместе с тем, полезно помнить, что не существует универсального правильного способа организации управления. Можно выделить два полярных способа построения структур управления:
иерархию и гетерархию. Иллюстрацией первого способа может служить экипаж военного корабля, все действия которого регламентированы уставами или приказами в системе отношений строгого подчинения. Футбольная, баскетбольная команды, где каждый, руководствуясь правилами игры, может взять на себя инициативу в интересах всей команды, — это гетерархическая структура.
Структуру управления обычно изображают в виде графической схемы, которая состоит из трёх ключевых элементов: звена, связи и уровня.
Звено — графическое изображение должности работника, наименование подразделения или выполняемой функции.
Связь — графическое изображение траектории взаимодействия работников. Связи могут быть линейными и функциональными.
Уровень — это вертикальное расположение звена относительно высшего для данной организации органа управления или должностного лица. Разделяют верхний, средний и низший уровни управления.
Существует следующая типология структур управления (иногда называемых «организационными структурами управления»):
1. Основные схемы структур управления:
1.1.базисные схемы структур управления;
1.1.1. схема «линия»;
1.1.2. схема «кольцо»;
1.1.3. схема «колесо».
1.2. Производные схемы структур управления:
1.2.1. схема «звезда»;
1.2.2. схема «иерархическая».
2, Классические структуры управления:
2.1.линейные структуры;
2.2.функциональные структуры;
2.3-линейно-функциональные структуры. 3. Специальные структуры управления:
3.1-матричная структура;
3.2.дивизионные структуры:
3.2.1. «продуктовая»;
3.2.2. региональная;
3.2.3. ориентированная на потребителя;
3.3. виртуальная или партнёрская структура -
3.4.другие структуры.
Рассмотрим каждую из них.
1.1. Базисные схемы структур управления— схемы, реализующие основные типы отношений, к которым относятся линейные и функциональные связи между объектами и субъектами управления. Основу линейной связи составляет целенаправленное воздействие со стороны руководителя, а функциональные или линейно-4»ункциональные связи формируются между ведущими специалистами цехов, отделов и подразделений. Эти связи реализуются тремя основными схемами: «линия», «кольцо», «колесо».
- 1.1.1. На рис. 4 представлена схема, реализующая организационные отношения в виде схемы «линия» (линейная схема).
Рис. 4. Линейная схема без обратной связи
С помощью линейной схемы можно реализовывать линейные и (или) функциональные связи. Это самая простая по построению схема, на её основе хорошо работают организационные структуры в небольших организациях при высоком профессионализме руководителя и его авторитете. Часть своих функций руководитель делегирует другим элементам этой схемы. В схеме нет специально созданной обратной связи, т.к. предполагается безусловное выполнение решений руководителя.
1.1,2.. На рис.5 представлена схема типа «кольцо» (кольцевая схема).
Рис.5. Кольцевая схема
Кольцевая схема предполагает выполнение каждым работником или подразделением определённой части общей работы. Схема имеет обратную связь, что позволяет каждому субъекту управления активно контролировать ход выполнения управленческого решения. Данная схема также может реализовывать линейные и (или) функциональные связи. Схема предполагает чёткое разделение функциональных обязанностей среди профессиональных работников. Руководитель не вмешивается в работу специалистов, а занимается в основном стратегическим планированием и выполняет представительские функции.
1.1.3. На рис.6 представлена схема «колесо», реализующая линейные и функциональные связи.
Схема «колесо» предполагает функциональные связи между исполнителями (работниками или подразделениями) и линейные (координирующие) связи руководителя с каждым исполнителем. Схема должна иметь чёткое разделение функциональных обязанностей среди профессиональных работников. Руководитель, кроме стратегических вопросов, должен заниматься тактическими и оперативными вопросами деятельности организации. Эта схема хорошо зарекомендовала себя в небольших организациях или подразделениях средних
Рис.6. Схема «колесо» (Л,Ф — линейные и функциональные связи)
организаций с неустойчивыми номенклатурой выпуска и рынками сбыта изделий.
1.2. Производные схемы структур. Из базисных схем формируются производные структуры типа «звезда» и иерархическая схема.
Слово «иерархия» состоит из двух греческих hieros священный +arhe власть и означает расположение частей или элементов целого в порядке от высшего к низшему.
1.2.1. Схема «звезда» (рис.7) представляет совокупность линейных схем в условиях устойчивого разделения функций производства и управления. Схема предполагает только линейные связи с исполнителями (работниками или подразделениями), которые работают обособленно друг от друга. Руководитель или управленческая структура выполняют полномасштабные функции планирования, координации и контроля. Схема даёт положительные результаты при филиальной и холдинговой структуре организации или при необходимости обеспечения конфиденциальности в деятельности работников или подразделений.
Рис. 7. Схема «звезда»
Холдинг (холдинг — компания) (англ. holding — владеющий), акционерная компания, использующая свой капитал для приобретения контрольных пакетов акций других компаний с целью установления контроля над ними. Холдинговой компанией признаётся предприятие независимо от его организационно-правовой формы, в состав активов которой входят контрольные пакеты акций других предприятий. Холдинговые компании и их дочерние предприятия создаются в форме акционерных обществ открытого типа. Холдинговая компания может быть дочерним предприятием другой компании (согласно Указу Президента России от 16.11.92г. №1392, п.1.3).
1.2.2. Вторая производная схема — «иерархическая» — представлена на рис.8. Иерархическая схема, иногда говорят «скалярная цепочка», состоит из схем типа «линия», «кольцо», и «колесо». Руководителю подчиняются несколько нижестоящих звеньев.
Рис.8. Иерархическая схема
2. Классическая схема структур управления.
2.1. Линейная структура управления — рис.9, структура, при которой управленческие воздействия, передающиесянадругие уровни производства и управления, включают административные функции (организация) и процедуры (принятие решений). Эти воздействия формируют линейные связи.
Линейная структура управления строится на основе линейных схем и (или) схем типа «колесо».
Кроме административных функций, руководитель может замыкать на себя и другие функции, необходимые для выполнения работы конкретным исполнителем. При этом обратная связь, информирующая руководителя о ходе выполнения работы, может отсутствовать. Руководитель в такой структуре называется линейным.
Административные функции и процедуры могут делегироваться основным руководителем другим руководителям, находящимся на более низких ступенях структуры управления. Исполнитель также может часть своих работ передать на нижестоящий уровень и выступить по отношению к нему как линейный руководитель.
Линейная структура используется в небольших фирмах с однородной и несложной технологией.
Достоинства линейной структуры управления: простота построения; получение непротиворечивых заданий; полная персональная ответственность за результаты работы.
Недостатки: эффективна только для малых организаций; сложность координации процессов производства и
Рис.9. Линейная структура управления
управления; необходимость широты знаний и опыта у руководителя в ущерб специальным знаниям по отдельным функциям.
Разновидностью линейной структуры является линейно-штабная структура управления, которая образуется путём создания специализированных служб (штабов) при каждом линейном руководителе. Например, при менеджере по производству создаются службы снабжения, сборки, упаковки, транспортировки и т.п., наделённые совещательно-исполнительными правами.
2.2. Функциональная структура-управления— структура, при которой управленческие воздействия разделяются на линейные и функциональные и каждое из этих воздействий обязательно для исполнения. Функциональные связи реализуют набор любых общих и конкретных функций управления. Функциональная структура управления является модернизацией линейно-штабной. Разница заключается В том, что персонал штабов функциональной структуры наделён не совещательно-исполнительными правами, а правом руководства и принятия решений.
Функциональные структуры управления могут строиться на основе схем типа «колесо» и «кольцо».
В данной структуре общий руководитель и руководители подразделений (технического, экономического и др.) разделяют своё воздействие на исполнителя по функциям. Руководители не вмешиваются в дела друг друга. Общий руководитель только координирует действия руководителей подразделений и выполняет ограниченный перечень своих функций (координирующая связь между руководителями на рис.10 не показана).
Каждый руководитель замыкает на себя только часть функций, необходимых для выполнения работы конкретным исполнителем. При этом обратная связь, ин4зормиру-ющая руководителей о ходе выполнения работы, может отсутствовать. Однако, это скорее недостаток, чем достоинство. Руководители в такой структуре называются функциональными.
Рис. 10. Функциональная система управления
Исполнитель также может часть своих работ передать на нижестоящий уровень. Таким образом, один исполнитель может быть одновременно подвластен нескольким функциональным руководителям. ' Достоинства функциональной структуры управления:
— привлечение к руководству более компетентных в конкретной области специалистов;
—оперативность в решении нестандартных ситуаций;
— быстрый рост профессионализма функциональных руководителей. Недостатки функциональной структуры управления:
— нарушение принципа единоначалия;
— ответственность обезличена;
—трудность координации деятельности всех подразделений.
Разновидностью функциональной структуры является функционально-объектная структура управления. Это тот случай, когда в функциональных подразделениях аппарата управления выделяются наиболее квалифицированные и опытные специалисты, на которых в дополнение к их основным функциональным обязанностям возлагается ответственность за выполнение всех работ по тому или иному объекту на данном предприятии (организации). Эти специалисты возглавляют работы по порученным им объектам не только в рамках своих функций в своём подразделении, но ^ по всем подобным вопросам в остальных подразделениях. Они взаимодействуют со всеми сотрудниками, выполняющими работы по объекту, являясь для них руководителями. В то же время в отношении к выполнению работ по иным объектам они выступают как исполнители и должны выполнять указания других специалистов— ответственных за иные объекты.
К достоинствам функционально-объектной структуры управления относится: персонификация ответственности за весь комплекс работ по отдельным объектам.
Недостаток: отклонение от принципа единоначалия.
2.3. Линейно-функциональная структура управления— рис. 11, структура, при которой управленческие воздействия разделяются на линейные — обязательные для исполнения, и функциональные — рекомендательные для исполнения.
Линейно-функциональная структура управления может строиться на основе схем типа «колесо» и «кольцо».
В данной структуре общий руководитель и руководители подразделений (технического, экономического и др.) разделяют своё воздействие на исполнителей по функциям. Общий руководитель осуществляет линейное воздействие на всех участников структуры, а функциональные руководители оказывают технологическое содействие исполнителям выполняемых работ.
Рис. 11. Линейно-функциональная структура управления
Исполнитель также может часть своих работ передать на; нижестоящий уровень и выступать по отношению к нему как линейный или функциональный руководитель.
Достоинства линейно-функциональной структуры управления: привлечение к руководству более компетентных в конкретной области специалистов; оперативность в решении нестандартных ситуаций; быстрый рост профессионализма функциональных руководителей; получение непротиворечивых заданий и распоряжений; полная персональная ответственность за результаты работы.
Недостатки линейно-функциональной структуры управления: трудность координации деятельности всех подразделений; большая нагрузка общего руководителя и его аппарата по оперативным вопросам производства и управления.
3. Специальные структуры управления.
3.1. Матричная структура — рис. 12, структура, в которой работники подчиняются одновременно двум или более руководителям. Эта структура управления сочетает в себе вертикальные линейные и функциональные связи управления с горизонтальными. При матричной структуре управления персонал функциональных подразделений, оставаясь в их составе и подчинении, обязан также выполнять указания руководителей проектов или специальных штабов, советов
Рис. 12. Матричная структура управления
ит.п., которые образуются для руководства отдельными проектами и работами. Руководители проектов устанавливают состав и очерёдность работ, а руководители функциональных подразделений несут ответственность за их надлежащее и своевременное исполнение. Руководители проектов наделяются полномочиями различного диапазона — от самых широких до ограничивающихся выполнением штабных функций. Матричная структура управления может применяться в отдельных организациях и органах управления и для систем организаций и органов.
Матричная система управления сохраняет преимущества как линейно-функциональной, так и проектной структур управления. Она нацелена на взаимную согласованность работы всех подразделений организации для достижения целей различных проектов. Это упрощает координацию выполнения работ над проектами. Матричная система управления создаёт предпосылки для наиболее квалифицированного исполнения отдельных функций. Структура обладает значительной гибкостью, поскольку упрощается перераспределение персонала для выполнения первоочерёдных работ.
Основным недостатком матричной системы управления является то, что при реализации создаются отношения двойного подчинения исполнителей. В результате усложняется механизм управления и возникает опасность появления противоречивых ситуаций. При матричной системе управления спорадически может обнаруживаться дефицит (или недогрузка) функциональных специалистов, что вызывает стремление к увеличению штатов функциональных подразделений.
Матричный принцип организации должен применяться везде, где функции работников взаимосвязаны. Можно встретить в литературе мнение, что матричные структуры сложны и не отличаются особой эффективностью. За таким суждением обычно стоят трудности определения всей совокупности властных взаимодействий и функциональных связей на бумаге, в то время как в реальности они существуют и работают. То есть, организация фактически имеет матричную структуру, в то время как на бумаге у неё, например, линейно-функциональная.
Матричные организации достигли пика популярности на Западе в 80-х годах, затем их число пошло на убыль.
3.2. Дивизионные структуры управления строятся не по функциональному признаку, а по продуктам, рынкам или по группам обслуживаемых потребителей. Каждое подразделение
рассматривается как «центр реализации», «центр прибыли», «центр инвестиций». Администрации организации подчиняются только общие отделы (финансовый, юридический и т.п.).
3.2.1. «Продуктовая» структура управления является модификацией иерархической схемы. Особенность её заключается в том, что на производственном и обслуживающем уровне структуры организации происходит обособление функций по выпускаемому продукту. Это позволяет вести отдельный учёт, сбыт, снабжение и другие операции (рис. 14)
Достоинства «продуктовой» структуры управления: оперативность в решении нестандартных ситуаций; создание сплочённого управленческого и производственного персонала; оперативность решений по обеспечению качества продукции.
Недостатки «продуктовой» структуры управления: трудность координации деятельности всех подразделений.
Рис. 14. «Продуктовая» структура управления
3.2.2. Региональная (территориальная) структура управления — рис. 15, структура, построенная на базе схемы «линия». Структура эффективна при деятельности организации в больших географических регионах. Региональная структура управления позволяет лучше учитывать местное законодательство, обычаи, запросы и интересы потенциальных потребителей. Наиболее часто региональная структура управления реализует сбытовые и добывающие организации. В основе структуры Министерства иностранных дел РФ также лежит региональная структура управления. Посольства Министерства являются её региональными отделениями. Достоинства региональной системы:
— обеспечение оперативности и качества обслуживание клиентов или рынков;
— привлечение к руководству и исполнению мест-ных работников, лучше знающих свой регион;
Недостатки региональной системы:
— трудности координации деятельности всех подразделений;
— трудности перспективного планирования деятельности
всей фирмы.
Рассматривая региональную структуру необходимо отметить глокализацию современных организаций. Само слово «глокализация» произошло от термина «глобальная локализация». Вначале этот термин был лозунгом компании 8опу и означал адаптацию всемирного продукта к вкусам местных потребителей с использованием метода изготовления на заказ. Глокализация направлена на то, чтобы организация была способна работать с клиентами, в какой бы стране она и её потребители ни находились. Это значит, что структура организации должна быть стандартной, удобной для «глобального» клиента. Вследствие глокализации повышается эффективность работы организации, устраняется дублирование функций, сокращается штат менеджеров, снижа-
гся издержки (до 20%) [29].
Фирма "Автосбыт"
Рис. 75. Схема региональной структуры управления.
3.2.3. Структура управление, ориентированная на потребителя, рис. 16, является модификацией иерархической структуры управления. Она построена аналогично схеме «продуктовой» структуры. Особенность её заключается в том, что на производственном и обслуживающем уровне структуры организации происходит обособление функций по группе клиентов. Это позволяет сосредоточить внимание на запросах определённых групп клиентов или рынков. При этом у клиента должно создаться впечатление, что организация работает только на него.
Достоинствами структуры управления, ориентированной на потребителя, являются:
— быстрое обеспечение оперативности и качества обслуживания клиентов или рынков;
— привлечение к руководству более компетентных в конкретной области специалистов;
— создание сплочённого управленческого и производственного коллективов;
— оперативность в решении нестандартных ситуаций;
— повышение персональной ответственности.
Недостатками структуры управления, ориентированной на потребителя, являются:
—трудность координации деятельности всех подразделений;
— большой риск спада объёма обслуживания.
3.3. Виртуальная гиш партнёрская структура — распределённая по местам внеофисного размещения работников линейно-функциональная структура. Рабочим местом сотрудников обычно служат собственные квартиры, дома,
Рис.16. Структура управления, ориентированная на потребителя.
имеющие телефон, компьютер, Интернет, офисную мебель и т.д. В рамках организации их связывают договорные отношения с администрацией. Работники пользуются всеми правами работающих в обычных организациях и несут оговоренную ответственность за причинённый ущерб. При необходимости руководство организации может дополнительно оснащать место расположения работника оргтехникой, мебелью и т.д.
Виртуальная структура распространена во всём мире в связи с широким внедрением интегрированных и локальных информационных сетей связи. Это создаёт условия для работы в' реальном масштабе времени, позволяет проводить совещания с изображением на экране компьютеров всех его участников.
В 1968г. У.Бэннисом введено понятие адхократической организации — это организации, отвергающие классические принципы менеджмента (требующие, чтобы каждый работник выполнял на производстве строго определённую роль). Адхократии ненавязчивы по отношению к тем, кто в них работает, хаотичны, изменчивы, широко используют для решения возникающих задач методы командной работы. Адхократия — прекрасная среда существования высокообразованных и энергичных, независимо мыслящих и умеющих действовать в условиях неопределённости работников.
Есть организации, структура которых представляет паутину. Они так и называются: организация-паутина (культура Зевса). Это организации, структуры которой расходятся во все стороны от центра (лидера), образуя сложную неформальную сеть,а нетрадиционную иерархию.
Можно встретить название «пустотелая организация». Это организации, в которых «мозги» отделены от «рук». Например, отдел разработки новых товаров, дизайн-бюро и головной офис находятся в Лондоне или, скажем, Лос-Анджелесе, а фабрики размещены где-нибудь в Корее, России, Китае.
На практике обычно встречаются комбинированные структуры управления, которые представляют собой набор линейных, функциональных, линейно-функциональных и других управленческих структур, определяемых особенностями работы подразделений в рамках одной организации.
Как правило, высший уровень управления строится по линейно-функциональной схеме, средний — может иметь всё многообразие набора структур управления. Низовой уровень управления обычно строится по линейной структуре управления. Структуры высшего и низового уровня управления обычно более консервативны к изменениям.
Вместе с тем, существует так называемая теория непредсказуемости, гласящая, что не существует универсально правильного способа построения организации. Всё зависит от культуры людей, внешних обстоятельств.