Автоматическое форматирование

Настройка Автозамены.

Чтобы к готовому списку исправлений добавить свои варианты, просто введите неправильный текст в окно Заменить ДО Автозамена, а затем введите правильный вариант в окно На и щелкните на кнопку Добавить.

Нужного результата можно добиться, если щелкнуть п.м. на неправильном слове и, выбрав команду Автозамена, Word предложит вам ряд альтернатив, и выбрав одну из них, вы добавите ошибочный элемент ввода вместе с выбранным вариантом исправления в список Автозамены.

Следует помнить, что автозамена работает только в момент ввода символатекста.При открытии созданного ранее документа Автозамена (в отличие от программы проверки правописания)не исправляет ошибки уже имеющиеся в тексте.

Функцию автозамены удобно использовать для упрощения ввода часто используемых слов и словосочетаний и даже рисунков находящихся в тексте.

Автозамена способна распознавать целые фразы до 31 символа. Для включения в список автозамен текста с логотипом предприятия, этот фрагмент необходимо выделить, затем открыть ДО автозамена и в поле заменить ввести одну или несколько букв, которые будут служить своеобразным «кодом»для автоматического ввода этого фрагмента.

Кнопка Исключения →ДО Исключения при автозамене позволяет не производить изменения, которые по правилам должны быть принесены.

ЛВП локализованная версия программы

Все замены хранятся в файле с расширением.acl

Автотекст

Автотекст - это готовые поименованные фрагменты документа, которые могут использоваться для их вставки в документ под управлением пользователя.

Когда вы начинаете печатать слово, являющееся элементом Автотекста, рядом с вводимым текстом появляется список вариантов возможного окончания этого слова. Печатаете Сент., а Автотекст предложит Сентябрь, вместо того, чтобы печатать, нажмите Enter.

Автотекст заканчивает следующую группу слов:

1. Текущую дату.

2. Дни недели.

3. Название месяца.

4. Элемент Автозамены.

Автотекст служит одним из инструментов хранения и быстрой вставки текста, рисунков, полей, таблиц, и других часто используемых элементов. В программе Word имеется список встроенных элементов автотекста, классифицированных по различным категориям. При создании письма можно воспользоваться такими элементами списка автотекста, как Приветствие, Прощание, Подпись.

Средство завершения в автозамене работает как расширение функции Автотекст.

Автотекст обеспечивает возможность автоматической вставки текста в документ, т.е. экономит время создания документа. Вы определяете часто используемый текст, а Word хранит его для вас.

Элементы автотекста можно добавлять и удалять, но не редактировать.

Вставка элементов Автотекста:

• Вывести на экран ПИ Автотекст. Правой кнопкой мыши щелкаете на любой ПИ и выбираете Автотекст, далее раскрыть список. В се элементы и щелчок на нужном элементе.
• Можно использовать меню Вставка/Автотекст, выбрать в списке один из разделов и щелчок на нужном элементе.
• Ввести команду Вставка/Автотекст и на вкладке Автотекст выбрать в списке элемент автотекста и щелкнуть на кнопке Вставить.
• Ввести с клавиатуры имя автотекста и нажать клавишу F3.

Для создания новогоэлемента автотекста нужно выделить в документе весь элемент автотекста, а затем использовать один из способов:

· Вывести на экран ПИ Автотекст ищелкнуть по кнопке Создать, а затем ввести имя Автотекста.

• Ввести команду Вставка / Автотекст/Создать, а затем ввести имя элемента Автотекст.
• Ввести команду Вставка / Автотекст/Автотекст в окне Имя элемента напечатайте текст, который вы хотите добавить к списку и кнопку Добавить.

1. Делая выбор между использованием, Автотекст и Автозамены, следуетиметь ввиду, несмотря на их сходство Автотексти Автозамена – это два способа автоматической вставки элементов. Основное их различие состоит в том,

2. что Автозамена работает в динамическом (автоматическом режиме), а элементы Автотекста вставляются в документ под управлением пользователя.

3. Для использования вставки с помощью автозамен фрагментов, включенных пользователем в список элементов автозамен, приходится запоминать названия или(коды) этих элементов, а при использовании автотекста можно делать выбор из раскрывающегося списка. Кроме того список элементов автотекста можно распечатать, для этого нужно ввести команду Файл/Печать и в ДО в поле Напечатать выбрать Элементы автотекста.

4. Надо помнить, что увеличение списка автоматически заменяемых слов замедляет работу программы, т.к при выполнении автозамены происходит сравнение введенного фрагмента со всеми элементами сформированного списка.

Автозаполнение

В ДО Автозамена на вкладке Автотекст можно включит режим автозаполнения, установив переключатель Автозавершение для автотекста и дат. Этот режим позволяет автоматически записывать полный вариант слова или фразы после ввода только нескольких первых букв. Автозаполнение можно применять для быстрого ввода не только элементов списка автотекста, но и:

• текущей даты;

• дней недели;

• названий месяцев;

• имени автора документа и названия организации.

Если включения режима автозавершения, то после ввода нескольких первых букв имени автотекста, дня недели, месяца или текущей даты Word выведет соответствующий элемент в виде всплывающей подсказки в маленьком текстовом окне (желтого

Январь понедельник

цвета), например: янва| поне

Для вставки этого элемента в документ нужно нажать клавишу F3 или Enter. Чтобы проигнорировать вставку, следует продолжить ввод символов текста.

Копилка

В программе Word 200x существует возможность перенесения нескольких объектов из разных частей одного или нескольких документов и вставки их единой группой в другое место документа с помощью копилки.

Копилка накапливает объекты в виде элементов автотекста, после чего их можно использовать для вставки неоднократно.

Для изменения набора объектов в копилке необходимо ее предварительно очистить и выполнить следующие действия:

1. Выделить текст или рисунок, который следует поместить в копилку.

2. Нажать комбинацию клавиш Ctrl+F3.

3. Повторить шаги 1 и 2 для каждого объекта, который следует поместить в копилку.

Для вставки содержимого копилки с ее одновременной очисткой необходимо установить курсор в нужное место документа и нажать комбинацию клавиш Ctrl+Shift+F3.

Для просмотра и вставки содержимого копилки без ее очистки нужно:

1. Ввести команду ВСТАВКА/Автотекст /Автотекст
2. Из списка элементов автотекста выбрать Копилка, после чего содержимое копилки появится в поле Образец.
3. Щелкнуть по кнопке Вставить.

Щелчок по кнопке Удалить позволяет очистить копилку.

Для накопления и вставки нескольких объектов в разных приложениях Office можно использовать буфер обмена MS Office 200x.

Например, можно скопировать таблицу Excel, переключиться на PowerPoint и скопировать маркированный список, а затем снова переключиться на Word и вставить все скопированные элементы.

Копирование элементов допускается в окне любой программы, поддерживающей копирование и вставку, однако вставка скопированных элементов возможна только в окне одной из программ MS Office 200x.

Автоматическое форматирование

Автоматическое форматирование - это средство Word, которое позволяет распознавать отдельные элементы и части документа (основной текст, заголовки, списки и др.) и автоматически корректировать их формат в соответствии с заранее созданными образцами.

Существуют два способа автоматического форматирования:

· автоматическое форматирование во время ввода текста по мере создания документа (Автоформат при вводе);

· автоматическое форматирование готового документа (Автоформат).

Автоформат при вводе. При этом способе можно автоматически форматировать заголовки, маркированные и нумерованные списки, границы, символы, дроби и другие элементы документа по мере их ввода с клавиатуры.

Для управления автоматическими изменениями, производимыми при вводе, используется команда СЕРВИС/Автозамена. Настройка параметров выполняется в диалоговом окне Автозамена на вкладке Автоформат при вводе.

		Настройка параметров автоформата при вводе текста

Изменение параметров, установленных на вкладке Автоформат при вводе, не приводит к изменению отформатированного ранее текста. Оно повлияет только на тот текст, который будет набираться после установки или снятия переключателей.

Средства автоматического форматирования при вводе текста в документ Word 200x позволяют:

· Автоматически присваивать тексту встроенные стили. Например, если завершить строку текста не знаком препинания, а двойным нажатием клавиши Enter, то этой строке будет присвоен стиль Заголовок 1. Полужирный текст без знаков препинания в конце, выровненный по центру, форматируется как заголовок, а текст, отформатированный нестандартно, содержащий в конце знаки препинания и продолжающийся на следующей строке, - как основной текст документа.

· Автоматически изменять начертания символов с помощью символов "звездочка" (*) — на полужирное и символа "подчеркивание" (_) - на курсив. Например, текст *солнце* и планеты_ автоматически форматируется в солнце и планеты. Следует иметь в виду, что между этими символами и заключенным в них текстом не должно быть пробелов, поэтому текст *солнце* и планеты автоматически отформатирован не будет.

· Заменять вид простых дробей, например 1/2 на ¹/₂.

· Заменять дефисы на короткие или длинные тире, например: если после текста вводится пробел один или два дефиса, затем еще один пробел и снова текст, то производится автоматическая вставка короткого тире (-): текст рис. 1 - 5 заменяется на рис.1–5 если внутри текста помещены два знака дефиса (без пробелов до и после дефисов), то они автоматически заменяются длинным тире (—). т.е. текст Word-это редактор преобразуется в Word—это редактор. Эта возможность реализуется, если при настройке параметров автоформата при вводе установлен переключатель Буквы на символы (см. рис).

· Создавать таблицы путем ввода последовательности знаков "плюс" и "минус" (+-+-+-+) и последующего нажатия клавиши Enter. Каждой паре знаков "плюс" будет соответствовать один столбец таблицы.

· • Автоматически добавлять маркеры ксуществующим строкам текста или создавать маркированные списки. Так, если в начале нового абзаца ввести дефис (-) "звездочку" (*), нажать клавишу Пробел или Tab, а затем ввести текст и Enter, то и такой абзац будет автоматически преобразован в элемент маркированного списка.

· Автоматически добавлять цифры к существующим строкам текста или создавать нумерованные списки. Для этого нужно ввести число с точкой или дефисом, нажать клавишу Пробел или Tab, а затем ввести текст и Enter.

· Завершать список и преобразовывать формат списка в обычный текст после двойного нажатия клавиши Enter.

· Заменять пробелы в начале элемента маркированного или нумерованного списка соответствующим отступом слева.

· Автоматически оформлять адреса Интернета и электронной почты как гиперссылки для получения доступа по этим адресам.

· Автоматически создавать различные линии путем ввода подряд трех или более специальных знаков и последующего нажатия клавиши Enter, как это приведено ниже.

Автоматическое форматирование готового документа. Сообщения электронной почты, выделенный текст или весь документ можно автоматически отформатировать с помощью команды ФОРМАТ/Автоформат/Параметры. При этом каждое изменение можно просмотреть, принять или отменить.

Настройка параметров производится с помощью переключателей на вкладке Автоформат диалогового окна Автозамена.

Изменения, сделанные в процессе автоматического форматирования готового документа, отображаются на экране с помощью специальных меток:

Метка Изменения

Голубой цвет маркера абзаца К абзацу применен стиль

Красный цвет маркера абзаца Удален маркер абзаца

Символ зачеркивания (-) Удалены текст или пробелы

Знак подчеркивания (_) Добавлены подчеркнутые символы

Вертикальная черта на Текст или его форматирование

левом поле изменены

После завершения автоформатирования: можно принять изменения, отказаться от всех сделанных изменений или просмотреть текст и для каждого изменения принять отдельное решение, а также выполнить дополнительное редактирование, в частности, открыть библиотеку стилей и выбрать профессиональный стиль документа.