Условное форматирование

Условное форматирование позволяет применять форматы к конкретным ячейкам, которые остаются "спящими", пока значения в этих ячейках не достигнут некоторых контрольных значений.

Процедура задания условного форматирования следующая:

1)Выделяем ячейку или диапозон ячеек;

2) Входим в меню «Формат – Условное форматирование…»

3) Задаем условие. Например, тип условия «больше», значение «100»

4) Задаем формат (шрифт, границы, заливка)

Каждая ячейка может иметь до трех вариантов условного форматирования плюс вариант форматирования по умолчанию для ячеек, значение которых не подходит ни под одно условие.

Используйте условное форматирование для «подсветки» нетипичных, ошибочных значений, незаполненных ячеек, визуальной группировки данных и т.п.

Основные приемы работы в MS EXCEL

1. Перемещение между ячейками означает сделать ячейку активной щелчком мыши в ней. Другой вариант – воспользоваться клавишами управления курсора и выбрать нужную ячейку, а затем нажатием клавиши Enter сделать её активной.

2. Перемещение между листами производится щелчком по ярлычку нужного листа рядом с горизонтальной полосой прокрутки.

3. Ввод текста можно произвести только в активной ячейке обычным образом с клавиатуры. Как только ввод текста будет начат, рамка активной ячейки принимает другой вид, а в Строке формул появится вводимый текст. Если вводимый текст не помещается в ячейке, то его продолжение будет расположено поверх следующих ячеек, если они пустые. В противном случае текст будет как бы обрезаться, полностью его можно будет увидеть только в Строке формул.

4. Ввод чисел осуществляется также как и текста. При вводе Excel пытается представить число таким образом, чтобы оно полностью помещалось в ячейке, если же это не удается, то вместо числа выводятся символы диеза («#»).

5. Ввод формул. Кроме текста и числа ячейка может содержать формулу, т.е. её содержимое будет вычисляться исходя из значений других ячеек. При вводе формулы строку надо начать с символа равно («=»).

6. Редактирование содержимого ячейки – необходимо дважды щелкнуть по ней мышью и произвести процесс редактирования обычным образом.

7. Удаление содержимого ячейки – для этого надо сделать интересующую ячейку активной и нажить клавишу DEL. Другой вариант – воспользоваться пунктом [Очистить] опции горизонтального меню [Правка].

8. Выделение группы ячеек. Очень часто возникает необходимость провести операцию не с одной, а несколькими ячейками. Для этого их надо предварительно выделить, протащив мышь по соответствующим ячейкам, удерживая её левую кнопку. Для выделения строки или столбца достаточно щелкнуть мышью по их имени. Снять выделение можно щелчком в любом месте листа.

9. С помощью Excel на рабочих листах можно создавать всевозможные графики и диаграммы, основанные на исходных и производных числовых данных. Перед созданием диаграммы необходимо выделить область рабочего листа, содержащую необходимые данные. Для вызова мастера диаграмм нужно воспользоваться опцией [Диаграмма] или щелкнуть на кнопке [Мастер диаграмм] панели инструментов Стандартная.

28. Использование функций. Элементарные функции. Вычисление в таблицах Excel. Ссылки и имена. Вложенные функции.

Использование функций. Элементарные функции.

Некоторые правила создания формул:

1. Формулу следует печатать в ячейке, в которой должен находится результат.

2. Все формулы начинаются со знака «=».

3. Формулы используют адреса ячеек для подстановки содержащихся в них данных (адресация бывает относительной и абсолютной).

4. Формулы используют следующие символы: +, -, *, /, ^, %.

Порядок операторов:

В любой формуле Excel используется последовательность операций слева направо в порядке, который определяется приоритетом операторов:

1 – все операции в круглых скобках;

2 – уравнения или операции со степенью;

3 – умножение и деление;

4 – сложение и вычитание.

Порядок операции определяет результат.

Определение1: адреса, которые автоматически изменяются при копировании их в новые ячейки, называются относительными адресами.

Определение2: адреса, которые всегда относятся к одним и тем же ячейкам независимо от того, где находится формула, называются абсолютными адресами (или ссылками).

Запись абсолютных адресов содержит знаки доллара (например, $A$4), а в записи относительных адресов знак доллара отсутствует (например, А4).

В формулах можно использовать смешанные адреса, которые задают столбец относительно, а строку абсолютно, или наоборот.

Ускорить работу с формулами помогают функции – готовые формула, которые можно использовать, чтобы выполнять ряд операций.

В Excel входит примерно 300 функций, с помощью которых можно решать самые разнообразные задачи. Функции вводятся с помощью Мастера функций.

В первом окне мастера два списка: 1) категории (математические, статистические, логические и т.д.); 2) список группы функции соответствующий выбранной категории.

Во втором окне Мастер функций предлагает ввести аргументы относительно выбранной функции.

К элементарным функциям относятся все математические функции.

Вычисление в таблицах Excel

Все вычисления в Excel выполняются с помощью формул, которые можно вводить в любые ячейки листа. Если содержимое ячейки начинается со знака равенства (=), Excel полагает, что вслед за этим знаком идет формула, и пытается выполнить указанную операцию. Когда это удается, в ячейку с такой формулой выводится результат расчета. Если что-то не так, появляется сообщение об ошибке. Сама формула отображается в ячейке только в том случае, когда ячейка находится в режиме редактирования текста (то есть после двойного щелчка на ней). Если ячейка просто выделена, то ее формула выводится в строке формулы в верхней части окна Excel.

Ссылки и имена

Определение1: адреса, которые автоматически изменяются при копировании их в новые ячейки, называются относительными адресами.

Определение2: адреса, которые всегда относятся к одним и тем же ячейкам независимо от того, где находится формула, называются абсолютными адресами (или ссылками).

С помощью ссылок можно использовать в формуле данные, находящиеся в различных местах рабочего листа, а также использовать значение одной и той же ячейки в нескольких формулах.

Запись абсолютных адресов содержит знаки доллара (например, $A$4), а в записи относительных адресов знак доллара отсутствует (например, А4).

В формулах можно использовать смешанные адреса, которые задают столбец относительно, а строку абсолютно, или наоборот.

Имя - это легко запоминающийся идентификатор, который можно использовать для ссылки на ячейку, группу ячеек, значение или формулу. Создать имя для ячейки можно в поле имени, или через меню Вставка | Имя. | Присвоить... Использование имен обеспечивает следующие преимущества:

Формулы, использующие имена, легче воспринимаются и запоминаются, чем формулы, использующие ссылки на ячейки.

При изменении структуры рабочего листа достаточно обновить ссылки лишь в одном месте -- в определении имен, и все формулы, использующие эти имена, будут использовать корректные ссылки.

После того как имя определено, оно может использоваться в любом месте рабочей книги. Доступ ко всем именам из любого рабочего листа можно получить с помощью окна имени в левой части строки формул.

Вы можете также определить специальные имена, диапазон действия которых ограничивается текущим рабочим листом. Это означает, что эти имена можно использовать лишь на том рабочем листе, на котором они определены. Такие имена не отображаются в окне имени строки формул или окне диалога “ Присвоить имя ”, если активен другой рабочий лист книги.

Excel автоматически создает имена на основе заголовков строк и столбцов рабочего листа. Подробной информация о создании таких имен содержится в главе “Базы данных”.

После того, как имя определено, вы можете:

Заменить все соответствующие ссылки этим именем во всех местах рабочего листа.

Быстро перейти на поименованную ссылку, заменить ссылки, вставить ссылку в формулу с помощью окна имени в строке формул.

Вложенные функции

Иногда бывает очень трудно решить логическую задачу только с помощью операторов сравнения и функций И, ИЛИ, НЕ. В этих случаях можно использовать вложенные функции ЕСЛИ. Функции, являющиеся аргументом другой функции, называются вложенными. Например, в следующей формуле используются три функции ЕСЛИ:

=ЕСЛИ(А1=100;"Всегда";ЕСЛИ(И(А1>=80;А1<100);"Обычно";ЕСЛИ(И(А1>=60;А1<80);"Иногда";"Никогда")))

Если значение в ячейке А1 является целым числом, формула читается следующим образом: "Если значение в ячейке А1 равно 100, возвратить строку "Всегда". В противном случае, если значение в ячейке А1 находится между 80 и 100, возвратить "Обычно". В противном случае, если значение в ячейке А1 находится между 60 и 80, возвратить строку "Иногда". И, если ни одно из этих условий не выполняется, возвратить строку "Никогда". Всего допускается до 7 уровней вложения функций ЕСЛИ.