Самостоятельная работа

Семинар 6. Тема: «Распорядительные документы, их составление и оформление»

Цель занятия: отработать правила составления и оформления распорядительных документов

В результате занятия студенты должны

знать:

- правила составления и оформления распорядительных документов (языковые формулы официальных документов);

- современные методы перевода информации в управленческие документы: составление приказов и протоколов

План

1. Приказы, их виды.

2. Протоколы.

Вопросы по теме:

1. Дайте понятие распорядительных документов, издаваемых на основе принципа единоначалия. Приведите примеры.

2. Дайте понятие распорядительных документов, издаваемых на основе принципа коллегиальности. Приведите примеры.

3. Сформулируйте порядок подготовки распорядительных документов.

4. Сформулируйте алгоритм составления приказов по основной деятельности и личному составу и выписок из приказа.

5. Сформулируйте алгоритм составления полного и сокращенного протоколов.

Вопросы для обсуждения.

1. Составить схему процедуры издания распорядительных документов.

2. Назовите распорядительные документы, издаваемые в условиях коллегиальности, укажите отличительные особенности их оформления.

3. Назовите основные реквизиты решения коллегиального органа.

4. Назовите распорядительные документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений, укажите отличительные особенности их оформления.

Практические задания: (групповая работа)

Задание 1.

Составьте общий бланк предприятия. На общем бланке Вашего предприятия (организации) составьте проект приказа по основной деятельности об утверждении инструкции по делопроизводству.

В констатирующей части укажите на необходимость создания единой системы делопроизводства на предприятии, совершенствования порядка подготовки, прохождения, контроля исполнения, учета и хранения служебных документов предприятия.

В распорядительной части:

- прикажите утвердить инструкцию по делопроизводству и установите срок введения ее в действие;

- дайте задание работнику, отвечающему за делопроизводство, раздать Инструкцию в структурные подразделения предприятия в определенный срок и обеспечить методическое руководство организацией делопроизводства на предприятии;

- поручите руководителям структурных подразделений обеспечить порядок работы с документами в соответствии с требованиями Инструкции с момента введения ее в действие;

- укажите должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Наименование должностей и Ф.И.О. работников предприятия – на Ваше усмотрение.

Оформите выписку из приказа должностному лицу, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Задание 2.

На общем бланке Вашего предприятия составьте полный и сокращенный протоколы заседания (собрания) коллегиального органа управления об открытии новой точки обслуживания в одном из районов г. Москвы. Название коллегиального органа управления выберите в зависимости от организационно-правовой формы Вашего предприятия и компетенции данного органа в решении данного вопроса.

Известно, что на заседании (собрании) была заслушана информация председателя о возможности создания новой точки обслуживания и перспективах ее деятельности. После обсуждения было принято решение поручить генеральному директору и его заместителю в течение шести месяцев развернуть работу и выделить для этих целей сумму денежных средств, определенную исходя из разработанного бизнес-плана.

Самостоятельная работа.

Вариант 1

1. Составьте проект приказа по Электровакуумному заводу об установлении единого режима работы центральных складов. В констатирующей части отметьте, что отпуск цехам материалов со складов предприятия в течение рабочего дня нарушает нормальную работу складского аппарата.

В распорядительной части укажите конкретные часы отпуска материалов со складов, назовите конкретных должностных лиц, которые отвечают за перевод складов на более рациональный режим работ. Остальные пункты и реквизиты укажите самостоятельно.

2. Составьте протокол заседания инвентаризационной комис­сии завода газовой аппаратуры, на котором рассматривался вопрос о результатах инвентаризации по складу № 2 вспомогательных ма­териалов. На заседании было принято постановление об утверж­дении результатов инвентаризации и отнесения за счет заведую­щего складом недостачи вспомогательных материалов в сумме 365 млн руб., а также зачитаны сличительная ведомость по складу № 2 и объяснительная записка заведующего складом. Остальные дан­ные определите по своему усмотрению.

Вариант 2

1. Напишите приказ по ОАО «Космос» об итогах документальной проверки состояния документационного обеспечения. В акте ревизии были указаны следующие недостатки:

а) в отделе кадров предприятия в личных делах работников отсутствуют некоторые необходимые документы;

б) в канцелярии не ведется книга регистрации приказов по основной деятельности;

в) в бухгалтерии выдача зарплаты по трудовым соглашениям механику по ремонту оргтехники не подтверждена актами о выполнении работ.

2. Составьте полный протокол общего собрания рабочих про­изводственного кооператива «Запуск», на котором обсуждался воп­рос о создании производства строительных материалов для строи­тельства жилых домов. На собрании была заслушана информация председателя о возможности создания такого цеха и перспективах его работы. После обсуждения было принято решение поручить председателю и его заместителю по строительству в течение 6 ме­сяцев развернуть работу и выделить для этих целей 315 млн руб.

Вариант 3

1. Составить приказ по основной деятельности Самарского государственного университета по следующему заданию:

В соответствии с решением Ученого совета Самарского госуниверситета от 28.08 2012 г. в целях улучшения санитарного и бытового состояния в Самарском госуниверситете нужно утвердить Положение «О дежурстве в СамГУ», в соответствии с которым установить график дежурства факультетов с 04.09 2012 г. по 31.05 2013 г. (один месяц — один факультет). Заместителям деканов по социальной работе необходимо составить до 04.09 2012 г. график дежурства групп факультета. Деканатам обеспечить дежурных бейджиками с надписью «Дежурный». Запретить курение во всех помещениях университета.

Контроль возложен на проректора по ÀХР, председателя профкома и деканов факультетов. Приказ согласован с профкомом, деканатами, ученым секретарем. Подписан ректором.

2. Составьте полный протокол общего собрания работников ООО «Детская игрушка», на котором было принято решение поручить председателю и его заместителю по производству в течение 3 месяцев начать запуск производства новых мягких игрушек и выделить для этих целей 155 тыс. руб.