Примерная схема рабочего дня секретаря

Первая половина рабочего дня

Прийти на работу за 15 минут до прихода руководителя для того, чтобы привести себя в порядок, проверить состояние рабочих мест (своего и руководителя), составить или уточнить планы на рабочий день.

Подобрать соответствие с планом нужные документы и дела.

Получить корреспонденцию, ознакомится с содержанием и зарегистрировать. Отложить документы, требующие первоочередного решения руководителя. По остальным документам подготовить варианты возможных ответов или распределить по исполнителям. Кроме того, секретарь должен подобрать документы, относящиеся к вопросам, содержащимся в корреспонденции, чтобы руководитель мог глубже изучить вопрос и принять взвешенное решение.

Просмотреть поступившие обзоры, отчеты, ведомственные издания, приглашения, а также сообщения о конференциях, встречах, юбилейных торжествах и других мероприятиях.

Разложить поступившую корреспонденцию в зависимости от срочности исполнения. Телеграммы, срочные факсы немедленно передать руководителю.

Доложить руководителю о полученной корреспонденции.

Уточнить вместе с руководителем содержание намечаемых мероприятий на текущий день (и желательно на следующий).

Передать по телефону (или лично) указания руководителя соответствующим исполнителям об истекающих сроках исполнения документов.

Работа с посетителями, телефонные переговоры (в течении всего дня).

Подшивка исполненных документов в дела.

Выполнение работ на компьютере.

Организация копирования документов в соответствии с указаниями руководителя.

Вторая половина дня.

Продолжить работу с посетителями и посредствам телефона.Собрать и подготовить для подписи исполненные документы.

Доложить руководителю об исполненных документах, взять у руководителя отработанные им документы.

Обработать и отправить исходящие документы адресам.

Наметить мероприятия на следующий день.

Конец рабочего дня.

Посмотреть свой ежедневник и проинформировать соответствующие отделы о необходимости подготовки проведению определенных мероприятий.

Если руководитель остается работать после окончания рабочего дня, обеспечить его всей необходимой информацией и материалом.

Привести в порядок свое рабочее место, убрать документы, закрыть сейф, все шкафы с документами, выключить из сети технические средства.