Объяснительная записка

Объяснительная записка – это документ, который составляется для пояснения ситуаций, сложившихся фактов, действий или поступков работника по требованию руководителя, а в некоторых случаях – по инициативе подчиненного. Текст такой записки строится следующим образом: вначале описывается ситуация, поступок, затем объясняются причины произошедшего.

Второе назначение объяснительной записки – выяснение содержания определенных положений основного документа (плана, отчета, проекта).

Объяснительные записки делятся на две группы: служебные и личные.

Внутренние объяснительные записки оформляются на стандартном листе бумаги формата А-4 или на общем бланке. Если этот документ направляется за пределы учреждения, его оформляют на бланке предприятия и регистрируют. В объяснительной записке предполагается использование предлогов с причинным значением: в связи с…, вследствие…,

по причине того, что… и т.п

Реквизиты личной объяснительной записки

Наименование реквизита	Пример
1) адресат(название должности, фамилия, инициалы должностного лица в дательном падеже). Располагается в правом верхнем углу листа	Декану физико-металлургического факультета проф. Сафьянцу С.М.
2) фамилия и инициалы, наименование должности составителя (адресанта) (кого – родительный падеж без предлога);	Ивлевой Н.М., студентки гр. МЕТ-14
3) название вида документа (с прописной буквы) Объяснительная записка или печатается ПРОПИСНЫМИ БУКВАМИ: ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА	Объяснительная записка ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
4) дата составления документа (ставится ниже названия вида документа в начале строки	16.02.2016
5) заголовок к тексту (фиксирует основную мысль документа и начинается с предлогов О, Об и отглагольного существительного в предложном падеже: О прогуле …).Располагается ниже даты и места составления документа.	О пропуске занятий
6) текст (располагается под заголовком) и состоит из 3-х частей:
· информация о негативных фактах или событиях, причины которых необходимо объяснить);	15 февраля 2016 г. я пропустила учебный день (3 лекции и 1 практический семинар).
· устанавливаются причины, дается их анализ;	Причиной неявки стала необходимость посещения врача-офтальмолога.
· выводы, предложения автора документа;	Прошу учесть уважительную причину пропуска занятий.
7) список прилагаемых документов (если имеются);	Приложение: 1. Медицинская справка № 11678 от 15.02.16 г., выданная ЦГКБ № 23 г. Донецка.
8) подпись автора документа	(подпись)