Техническое обеспечение системы управления персоналом

Лекция 2011-2012 учеб. год

«Управление персоналом»

Тема 6. Информационное, техническое, нормативно-методическое и правовое обеспечение системы управления персоналом.

Информационное и техническое обеспечение системы управления персоналом

Информационное обеспечение системы управления персоналом

Техническое обеспечение системы управления персоналом

Нормативно-методическое и правовое обеспечение системы управления персоналом.

6.2.1. Нормативно-методическое обеспечение системы управления персоналом.

Правовое обеспечение системы управления персоналом.

 

Информационное и техническое обеспечение системы управления персоналом

Информационное обеспечение системы управления персоналом

Главные функции процесса управления персоналом, реализуемые на разных уровнях системы управления организацией, - выработка решений и контроль за их исполнением.

Процесс управления персоналом можно представить в виде множества согласованных, постоянно применяемых и реализуемых решений, направленных в конечном счете на достижение главной цели функционирования организации. Выработка каждого из этих решений должна быть информационно обеспечена.

Информационное обеспечение системы управления персоналом представляет собой совокупность реализованных решений по объёму, размещению и формам организации информации, циркулирующей в системе управления при ее функционировании.

Информация, используемая в управлении персоналом, классифицируется по следующим признакам: содержанию (научно-техническая, экономическая, социальная, организационная), месту образования и направлению информационных потоков (входящая, исходящая, внутренняя), степени преобразования и использования, а также по времени хранения.

По содержанию различают экономическую, организационную, социальную и научно-техническую информацию.

Экономическая информация содержит сведения о хозяйственной деятельности.

Организационная информация отражает данные, необходимые для организации управления предприятием: правила внутреннего распорядка, начало и окончание работы, перерывы в работе и др.

Социальная информация образуется в процессе социологических исследований и оперативной кадровой работы. Она включает в себя данные, содержащие социальную характеристику трудового коллектива.

Научно-техническая информация представляет собой совокупность данных, необходимых для осуществления технического руководства. Это схемы, чертежи и технические характеристики оборудования, планировка производственных цехов и складских площадей и т.п.

По месту образования и направлению информационных потоков принято различать входящую, исходящую и внутреннюю информацию.

Входящая информация охватывает сведения, поступающие в организацию. Например, документы, сопровождающие грузы, инструкции и приказы вышестоящих звеньев управления, законодательные акты.

Исходящая информация поступает от организации, в частности реклама, заявка на поставку материалов, товаров, оборудования.

Внутренняя информация образуется в данной организации и используется в основном внутри данной системы управления. Это журналы регистрации, карточки учёта материалов, комплектующих изделий, товаров и др.

По степени преобразования различают первичную и производственную информацию.

Первичная информация используется в том случае, в котором была получена.

Производственную информацию получают путем переработки первичной информации.

По степени использования выделяют информацию однократного и многократного использования.

По времени хранения информацию подразделяют на хранящуюся определенный срок и хранящуюся постоянно.

Основным носителем информации является документ, т.е. материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде, оформленный в установленном порядке и имеющий в соответствии с действующим законодательством правовое значение.

Поток документов, последовательно проходящих в организации с момента их создания или получения до исполнения или отправки, называется документооборотом.

Документы, участвующие в документообороте, могут быть классифицированы по различным признакам.

В зависимости от авторства различают служебные и личные документы.

Служебные документы составляются от имени различных предприятий, организаций и органов управления, например заявки и письма торговых организаций предприятиям промышленности.

Авторами личных документов являются отдельные граждане, К такого рода документам относятся заявление о приеме на работу, расписка, доверенность и т.п.

По сложности различают простые и сложные документы.

Простые документы затрагивают, как правило, один вопрос, а сложные содержат вопросы, касающиеся различных служб, должностных лиц и подразделений.

По степени типизации документы могут быть типовыми и индивидуальными.

Типовые документы обычно составляют по определенной схеме, например договоры, уставы, протоколы и т.п.

Индивидуальные документы имеют произвольную форму и отражают исключительные ситуации (явления).

В зависимости от подлинности выделяют подлинные документы и копии (дубликаты, выписки и т.п.).

Все виды работ по оформлению, написанию и обработке документов охватывает делопроизводство – специальный раздел управления.

Делопроизводство изучает правила оформления документов и организацию документооборота и является важнейшей составной частью управления.

Документооборот в организации осуществляется по определенной схеме.

Поступающую документацию регистрируют в специальных журналах или на карточках. Часть почты не регистрируют, а направляют в соответствующие подразделения организации.

Наиболее важные документы представляют для ознакомления руководителю организации или его заместителям, которым делегированы полномочия, необходимые для решения соответствующих вопросов.

Результаты рассмотрения руководством документов отражаются в резолюциях, которые должны содержать четкие указания о порядке исполнения документов. При этом ответственным за исполнение документа считается лицо, указанное в резолюции первым.

Документ с резолюцией руководителя направляют для исполнения в соответствующее подразделение организации для подготовки ответа или внутреннего документа.

Для особо важных документов по указанию руководителя вводится особый учет и контроль. Такой контроль проводится секретарем (референтом) или канцелярией в специальных картотеках (на особых карточках).

Оборот исходящей информации осуществляется по следующей схеме. Составляют проект документа, который последовательно согласовывают, визируют, подписывают, регистрируют и отправляют. При этом важно проверить отправляемый документ с точки зрения внешнего оформления (адрес, номер, дата и т.п.), наличия указанных в документе приложений, виз, подписи руководителя, печати. На остающихся в организации копиях отправляемых документов должны быть подписи лиц, удостоверяющих подлинность подписи.

Подписанные и оформленные соответствующим образом исходящие документы передают в секретариат (или экспедицию) для отправки по почте (или с курьером), а копии документов хранят в специальных делах в секретариате (или в подразделениях, которые готовили этот документ). Дела для хранения документов формируются по определенной системе, которая зависит от содержания документов, сроков их хранения и объема документооборота.

Одной из насущных проблем подсистемы управления персоналом является управление ее информационной базы.

Для оперативного руководства персоналом необходима различная информация: данные о постоянном составе персонала, структуре персонала, текучести кадров, потерях рабочего времени по различным причинам, заработной плате, социальных нуждах работников и др. Сведения о персонале можно подразделить на базовые и переменные данные. Базовые данные подразделяются на постоянные (например, пол, год рождения) и условно-постоянные (например, тарифная сетка). К переменным данным можно отнести сведения о простоях, прогулах, и т.п.

Актуальными проблемами кадрового менеджмента являются автоматизация обработки информации и совершенствование документационного обеспечения службы управления персоналом. Рассмотрим некоторые пути решения этих проблем.

 

Техническое обеспечение системы управления персоналом

Основу технического обеспечения системы управления персоналом организации составляет комплекс технических средств – совокупность взаимосвязанных единым управлением и автономных технических средств сбора, регистрации, накопления, передачи, обработки, вывода и предоставления информации, а также средств оргтехники.

Обычно эти технические средства подразделяются на два крупных класса: средства оргтехники и вычислительную технику.

В сою очередь, оргтехника включает в себя:

- простейшие средства оргтехники (канцелярские товары, ящики для картотек, диспетчерская доска и т.п.);

- офисную мебель (столы, стулья и др.);

- машины для фиксации данных и размножения документов (пишущие машинки, ксероксы и т.д.);

- средства связи (селектор, телефон, телетайп и др.).

К вычислительной технике относят все виды ЭВМ, используемые в управлении. Во внутрифирменном управлении, в частности управлении персоналом, применяют различные виды вычислительной техники: ЭВМ крупногабаритные и персональные, микропроцессоры, средства телекоммуникаций, электронные пишущие машинки, терминальные устройства со встроенными микро ЭВМ, средства автоматизированной обработки текстовой информации.

В системе оперативного управления персоналом ЭВМ используется для решения различных задач: хранения постоянных данных о работниках, учета выполненной работы и расчета заработной платы, анализа данных о персонале и т.п.

В управляющей подсистеме при управлении персоналом широко применяются новые технические средства: копировальные устройства со встроенными микроЭВМ (для копирования и рассылки документов), информационные базы данных для хранения различных текстов, телекоммуникационная внутрифирменная сеть, фотонаборная и диктофонная техника и т.п.

На основе взаимного проникновения оргтехники и вычислительной техники в настоящее время создаются различные информационные системы. Применительно к управлению персоналом информационная система – это набор взаимосвязанных элементов, обеспечивающих сбор, обработку, хранение и передачу управленческой информации. На уровень информационных систем существенное влияние оказывают уровень технического развития организации и организационная культура.

Принципиальная модель функционирования информационной системы имеет следующий вид:

Входящая информация – Обработка – Конечная информация.

В зависимости от уровня механизации управленческого труда и степени участия в подготовке управленческих решений различают несколько видов информационных систем:

- простые – весь процесс сбора и обработки управленческой информации осуществляется вручную;

- смешанные – люди собирают и обрабатывают информацию при помощи машин и механизмов;

- информационно-справочные – процессы сбора и обработки информации автоматизированы, эти системы способны автоматически выдавать справки;

- информационно-советующие – не только автоматически обрабатывают информацию и могут выдавать справки, но и способы предлагать варианты решений в пределах заданных параметров.

Системы управления, в которых для обработки информации используются ЭВМ, получили название автоматизированных систем управления (АСУ). В настоящее время на крупных предприятиях успешно создаются автоматизированные системы управления персоналам (АСУП),

Важнейшим требованием, предъявляемым к АСУ, является общность принципов функционирования. К таким принципам относятся:

- методологическое единство – единство методов решения экономических задач (в каждом одноименном звене системы)4

- информационное единство – использование унифицированных форм отчетных и плановых документов;

- техническое единство – техническая, программная и кодовая совместимость используемых вычислительных и других технических средств.

Создание АСУП экономически оправдано только в крупных организациях, так как оно связано со значительными финансовыми затратами. Поэтому решение о ее создании, должно быть обосновано точными экономическими расчетами.