Тема 3. Элементы организации, менеджеры и успешное управление

 

1. Понятие организации. Организация как основа менеджмента

2. Формальная и неформальная организация

3. Горизонтальное и вертикальное разделение труда

4. Сущность управленческой деятельности. Уровни управления.

 

Для эффективного функционирования менеджмента должна быть создана организация, в которой осуществляется деятельность менеджеров.

Понятие организации с течением времени претерпело ряд существенных изменений. На начальном этапе организация представлялась как структура любой системы. Когда «менеджмент» как наука выделился в самостоятельную область знаний, слово «организация» стало ассоциироваться с сознательно определенной, заданной структурой ролей, функций, прав и обязанностей, принятых на предприятии.

Т.е, под «организацией» следует понимать предприятие, фирму, учреждение, ведомство и т.п. трудовое формирование.

Из всего многообразия определений понятия «организация» можно выделить следующие:

1. Организация как процесс, посредством которого создается и сохраняется структура управляемой либо управляющей системы.

2. Организация как совокупность (система) взаимоотношений, прав, обязанностей, целей, ролей, видов деятельности, которые имеют место в процессе совместного труда.

3. Организация как группа людей с общими целями.

Чтобы считаться организацией, трудовое формирование должно отвечать следующим обязательным требованиям:

1. Наличие не менее двух людей, которые считают себя частью этой группы.

2. Наличие по крайней мере одной общественно полезной цели (т.е. желаемого конечного состояния или результата), которую принимают как общую все члены данной группы.

3. Наличие членов группы, которые намеренно работают вместе, чтобы достичь значимую для всех цель.

 

Элементы организации:

Наличие не менее 2 человек в группе.

Единство цели

Совместный труд

Организация (формальная) – социальная общность, состоящая из группы людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или системы целей

Организация – группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели. Это открытая система, состоящая из множества взаимосвязанных частей, объединённых в единое целое, где центральное и основное место занимает человек, владеющий, использующий и распоряжающийся техникой, технологией и финансами, принадлежащими данной организации.

Признаки организации:

- количественная определённость;

- наличие общих целей и средств их достижения;

- обособленность;

- наличие управляющего, руководящего и координирующего центра.

Жизнедеятельность организации протекает, подчиняясь действию следующих законов:

1) закону синергии;

2) закону пропорциональности;

3) закону самосохранения;

4) закону онтогенеза.

Концепция жизненного цикла организации

«Жизнь» организации подобна жизни человека, времени существования любого предмета или услуги. Она имеет свои фазы и особенности развития.

Согласно концепции жизненного цикла организации вся ее деятельность проходит ряд стадий начиная с рождения, расцвета вплоть до прекращения существования или коренной модернизации.

Существует 5 основных фаз развития организации, каждая из которых имеет определенные цели, признаки, стиль руководства, задачи и организацию труда.

Фаза 1. Рождение организации.

Для нее характерны: определение главной цели, заключающейся в выживании, кризис стиля руководства (руководство осуществляется одним лицом), основная задача – выход на рынок, организация труда – стремление к максимальному увеличению прибыли.

Фаза 2. Детство и юность.

Особенности: Главная цель- получение прибыли в ближайшей перспективе и ускоренный рост, стиль руководства – жесткий, основная задача – укрепление позиций и захват части рынка, задача в области организации труда – планирование прибыли, увеличение заработной платы, предоставление различных льгот персоналу.

Фаза 3. Зрелость.

Главная цель – систематический сбалансированный рост, формирование индивидуального имиджа, эффект руководства достигается за счет делегирования полномочий (децентрализованное руководство). Основная задача – рост по разным направлениям деятельности, завоевание рынка, задача в области организации труда – разделение и кооперация труда, премирование за индивидуальные результаты.

Фаза 4. Старение организации.

Главная цель – сохранение достигнутых результатов, эффект руководства достигается за счет координации действий, основная задача – обеспечить стабильность, свободный режим организации труда, участие в прибылях.

Фаза 5. Возрождении либо исчезновение.

Главная цель состоит в обеспечении оживления по всем функциям, рост организации достигается за счет сплоченности персонала, коллективизма, главная задача – омоложение, внедрение инновационного механизма, внедрение научной организации труда и коллективное решение.

 

Общие характеристики организации

Все организации отличаются друг от друга по различным аспектам (функциям, методам, принципам управления, сложностью операций, процедур и т.п.). Вместе с тем они имеют общие для всех организаций характеристики.

 

 

Общие характеристики организации, внутренняя и внешняя среда организации

 

 

 

Общие характеристики организации:

1. Ресурсы

2. Разделение труда

3. Зависимость от внешней среды

4. Необходимость управления

5. Подразделения

 

1.Ресурсы.

Целью всякой организации является наличие и преобразование ресурсов, которые используются ею для достижения ее тактических и стратегических целей.

Основные ресурсы – это люди (трудовые ресурсы), основные и оборотные средства, технологии и информация.

 

2. Разделение труда– форма сотрудничества, при которой отдельные участники производственного процесса или группы выполняют различные, и притом дополняющие одна другую, трудовые операции.

Горизонтальное разделение труда - разделение всей работы на составляющие компоненты.

Вертикальное разделение труда – труд разделяется на соответствующие части: кто-то определяет работу, кто-то координирует, кто-то исполняет.

Направления вертикального разделения труда:

1) общее руководство;

2) технологическое руководство;

3) экономическое руководство;

4) оперативное управление;

5) управление персоналом.

 

3. Зависимость от внешней и внутренней среды.

Это одна из самых значительных характеристик организации. Ни одна организация не может функционировать изолированно, вне зависимости от внешних ориентиров. Они во многом зависимы от внешней среды. Это условия и факторы, возникающие в окружающей среде независимо от деятельности организации, так или иначе воздействующие на нее.

Различают факторы внешней и внутренней среды организации.

Рассматривая влияние внешней среды на организацию, следует иметь ввиду, что оно не одинаково. Поэтому важно уметь выявить наиболее существенные факторы внешнего влияния и выработать эффективные способы реагирования на внешние воздействия.

Внешняя среда характеризуется:

1) генеральной средой (средой косвенного воздействия):

- международная;

- законодательная или политическая среда;

- экономическая;

- социо-культурная;

- технологическая;

2) функциональной средой (средой прямого воздействия):

- рынок труда;

- конкуренты;

- поставщики;

- потребители

- государственные организации, регулирующие хозяйственную деятельность (налоговая инспекция, таможенная служба, правоохранительные органы и др.).

Внутренняя среда включает в себя цели, выполнение определённых задач, структуру организации, технологию, трудовые ресурсы, т.е. контролируемые и регулируемые ситуационные факторы внутри организации.

Под внутренней средой организации понимают ситуационные факторы внутри организации. Так как организации представляют собой созданные людьми системы, то внутренние факторы в основном являются результатом управленческих решений. По сути это хозяйственный механизм организации, ее структура.

Ресурсы, необходимые любой организации для достижения намеченных целей и подлежащие преобразованию в процессе производственной деятельности.

Цели организации. Организацию следует рассматривать как средство достижения цели.

Цели – это конечные состояния или желаемый результат, которого стремится добиться трудовой коллектив.

Организации, имеющие несколько взаимосвязанных целей, называют сложными организациями. На практике весьма редко встречаются организации, имеющие только 1 цель. Важно, чтобы намеченные цели трудового коллектива были реальными и выполнимыми.

Все организации независимо от сфер деятельности имеют свою структуру, которая придаст им целостность, способность реализовать свою миссию (предназначение).

Структура организации – совокупность связей и взаимоотношений уровней управления и функциональных областей, построенных в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достичь целей организации.

Структурные подразделения организаций – группы людей, деятельность которых сознательно направляется и координируется для достижения общей цели.

Задача – это предписанная работа или часть работы (операции, процедуры), которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки.

С технологической точки зрения задачи предписываются не работнику, а должности. В соответствии со структурой организации каждой должности предписан ряд задач, которые рассматриваются как необходимый вклад в достижение целей организации.

Технология – это сочетание квалификационных навыков, оборудования, инфраструктуры, инструментов и соответствующих знаний в материалах, информации и людях.

Задачи и технологии тесно взаимосвязаны. Выполнение задачи предполагает использование конкретной технологии.

Наиболее значимый элемент внутренней среды организации – это люди (трудовые ресурсы).

Цели организации достигаются через труд людей. Это значит, что в менеджменте все внутренние элементы никогда не рассматриваются изолированно друг от друга. Изменения одного из названных элементов будут в определенной мере влиять на все остальное.

 

Формальная и неформальная организация

В каждом трудовом коллективе наряду с формальной (официальной) структурой взаимоотношений существует неформальные отношения между членами коллектива.

Если официальные отношения регламентируются соответствующими приказами, распоряжениями, то неофициальные не регламентируются никем и ничем. Поэтому следует иметь ввиду, что процесс управления, относится к созданию и функционированию формальной организации.

Однако надо знать, что внутри всякой организации существуют и неформальные организации, которые в определенной мере влияют на политику формальной. Это связано с тем, что каждый член трудового коллектива принадлежит ко многим группам.

Группы людей, созданные по воле руководства для достижения целей организации, называются формальными.

Первейшей их функцией является выполнение конкретных задач и достижение целей организации. Отношения между людьми регулируются различного рода нормативными документами: законами, постановлениями, приказами, распоряжениями и т.п.

Стихийно образовавшаяся группа людей, вступивших в регулярное взаимодействие для достижения определенных целей, признается неформальной группой (организацией).

Это группы, которые возникают спонтанно, образуются практически во всех формальных организациях, за исключением очень малых.

Отношения между членами такой группы формируются на основе личных симпатий. Члены группы связаны общностью взглядов, склонностей и интересов. Здесь нет списка членов коллектива, указаний на обязанности, согласованные роли.

Неформальная группа может работать на то, чтобы продвигать вперед или тормозить развитие организации. Задача менеджера состоит в том, чтобы минимизировать влияние этих групп и направлять в нужное русло их власть.

Взаимодействие людей и составляет базис неформальной организации.

Неформальная организация людей может работать на вас или против вас.

Как заставить работать на вас?

1. Менеджер должен согласиться и принять тот факт, что неформальная организация существует.

2. Нужно пытаться понять, насколько неформальная организация может быть ценной, чтобы помочь менеджеру достичь его целей.

3. Выявить неформальных лидеров и управлять ими.

4. Попытаться объединить цели формальной и неформальной организаций.

5. Менеджер должен понять и согласиться с тем, что вне зависимости от того, что он делает, неформальные организации продолжают существовать.

Причины, побуждающие людей вступать в неформальные отношения, можно сгруппировать следующим образом:

1. Чувство принадлежности. Удовлетворение потребности в чувстве принадлежности – одна из самых сильных наших эмоциональных потребностей. Поскольку большинство формальных организаций сознательно лишает людей возможностей социальных контактов, рабочие вынуждены обращаться к неформальным организациям, чтобы эти контакты обрести.

2. Взаимопомощь. Естественно, можно обратиться за помощью к своему неформальному начальнику. Однако одни считают, что начальник может плохо о них подумать (срабатывает принцип «не создавай проблемы начальству»), другие бояться критики. В этих случаях люди часто предпочитают прибегать к помощи своих коллег.

3. Защита. Люди всегда знали, что сила – в единстве. В силу этого важной причиной вступления в неформальную организацию является созданная потребность в защите.

4. Общение. Люди хотят знать, что происходит вокруг них. Поскольку во многих формальных организациях система внутренних контактов довольно слабая, а иногда руководство намеренно скрывает от своих подчиненных определенную информацию, доступ к неформальному получению информации (слухам) возможен только в неформальной организации.

5. Симпатия. Люди часто присоединяются к неформальным группам просто для того, чтобы ближе быть к тому, кто им симпатичен.

 

Характеристики неформальной организации

Признаки, характеризующие неформальные организации:

1. Социальный контроль. Неформальные организации осуществляют контроль за своими членами. Он может положительно влиять на достижение целей формальной организации.

2. Сопротивление переменам. В неформальной организации всегда наблюдается тенденция к сопротивлению переменам. Часто объясняется тем, что перемены могут нести в себе угрозу дальнейшему существованию неформальной организации.

3. Неформальные лидеры. Лидер формальной организации имеет поддержку в виде делегированных ему официальных полномочий и действует в отведенной ему конкретной функциональной области.

Опора неформального лидера – признание его группой. Сфера влияния неформального лидера может выходить за административные рамки формальной организации. Неформальный лидер выполняет две первостепенные функции: помогает группе в достижении ее целей, поддерживает и укрепляет ее существование.

 

Горизонтальное и вертикальное разделение труда

Горизонтальное разделение труда – разделение всей работы на составляющие компоненты между участниками трудового процесса.

Работа распространяется по профессиональному признаку. Классическим образцом горизонтального разделения труда на производственном предприятии является производство, маркетинг, финансы. Они представляют собой основные виды деятельности, которые должны быть успешно выполнены, чтобы фирма добилась поставленных целей.

По горизонтали труд распределяется, как правило, по функциональному, товарно-отраслевому и квалификационному признакам.

Функциональное разделение труда находит отражение прежде всего в специализации работников по видам деятельности. В данном случае обособляются соответствующие работники для их выполнения.

Разделение труда по товарно-отраслевому признаку связано со специализацией и ограничением в выполнении конкретных трудовых операций и процедур, например, специализация продавцов по продаже одного какого-либо товара.

Квалификационное разделение труда основывается на том, что при определении видов трудовой деятельности исходят из сложности работ и необходимой для их выполнения квалификации. В таком случае не должен нарушаться принцип, согласно которому ни один работник высокой квалификации не должен делать работу, которую может выполнить работник более низкой квалификации. Нарушение этого принципа повышает стоимость работ и ведет к расточительству человеческих ресурсов.

Вертикальное разделение труда - определяет работу по координированию действий от самих действий. Деятельность по координированию работы других людей составляет сущность управления.

Направления, по которым осуществляется вертикальное разделение труда:

- общее руководство – выработка и реализация основных перспективных направлений деятельности организации,

- технологическое руководство – разработка и внедрение прогрессивных технологий, рационализация производственных процессов на основе внедрения современных методов управления, комплексной механизации и автоматизации производства,

- экономическое руководство – стратегическое и оперативное планирование, анализ экономической деятельности организации, организация маркетинга, финансовой деятельности, стимулирование труда.

- оперативное управление – составление оперативных планов, расстановка исполнителей по рабочим местам, инструктаж работников, организация системного контроля за ходом производственного процесса и его результатами,

- управление персоналом – подбор и расстановка, развитие персонала организации.

Таким образом, в организации существуют две внутренние формы разделения труда. Первая – это разделение труда на компоненты, составляющие части общей деятельности, т.е. горизонтальное разделение труда. Вторая, называется вертикальной, отделяет работу по координированию действий от самих действий. Деятельность по координированию работы других людей и составляет сущность управления.

Типы организационных отношений

1) отношения субординации – отношения распорядительства и администрирования, с одной стороны, и отношения подчинённости, исполнительства – с другой, возникающие и регулируемые на основе нормативных актов и должностных инструкций, носящие обязывающий характер;

2) отношения координации – отношения между сотрудниками организации, которые занимают равное и независимое положение в служебной иерархии, возникающие для согласования и информирования о действиях различных подразделений по достижению целей организации;

3) формальные и неформальные отношения, возникающие в формализованных и неформальных организациях, соответственно.

4) отношения дисциплины и ответственности.

 

Сущность управленческой деятельности. Уровни управления

Управление является существенно важной деятельностью для организации, так как для того чтобы организация могла добиться реализации своих целей, деятельность всех структурных элементов должна быть скоординирована посредством вертикального разделения труда. Управленческий труд в ходе длительной эволюции выделился в особую категорию общественного труда.

Управление – это процесс планирования, организации, мотивации и контроля, необходимый для того, чтобы сформировать и достичь целей организации.

Выделяют специфические особенности управленческого труда:

1. умственный труд работников аппарата управления, состоящих из 3 видов деятельности:

- организационно-административной и воспитательной (прием и передача информации, доведение решений до исполнителей, контроль исполнения),

- аналитической и конструктивной (восприятие информации и подготовка соответствующих решений),

- информационно-технической (документальные, учебные, вычислительные и формально-логические операции),

2. Участие в создании материальных благ не прямо, а опосредованно (косвенно через труд других лиц),

3. Предмет труда – информация,

4. Средства труда – организационная и вычислительная техника,

5. Результат труда – управленческие решения

В зависимости от функциональной роли в процессе управления организацией выделяют: руководителей, специалистов, вспомогательный персонал.

Труд руководителей представляет собой наиболее высокую степень управления. Они принимают решения по важнейшим вопросам деятельности организации, направляют и координируют работу низших звеньев.

Специалисты – выполняют функции по подготовке и реализации управленческих решений. В их деятельности сочетаются функции управления и исполнения.

Вспомогательный персонал- (технические исполнители) осуществляют информационное обслуживание аппарата управления. Роль (Минцберг) по его определению является «набором определенных поведенческих правил соответствующих конкретному учреждению или конкретной деятельности».

 

Уровни управления

Разделение труда – это специализация управленческих работников на выполнение определенных видов деятельности, разграничение полномочий, прав и сфер ответственности, на основе которых решается проблема повышения результативности труда управляющих.

Горизонтальное разделение труда предполагает, что на каждом уровне управления предусматривается определенный объем работ по функциям управления. Более глубокое разделение предполагает специализацию по основным подсистемам предприятия: персонал, маркетинг, производство, финансы, НИОКР.

Вертикальное развертывание разделения труда и образует уровни управления.

1. институциональный уровень - управление высшего звена,

2. управленческий уровень – уровень среднего звена,

3. технический уровень – уровень низового звена.

Форма пирамиды показывает, что на каждом последующем уровне управления находится меньше людей, чем на предыдущем.

Высший уровень (3-7% - администрация предприятия)управления организацией может быть представлен председателем Совета директоров (наблюдательным советом), президентом, вице-президентом, правлением. Эта группа управленческих работников обеспечивает интересы и потребности владельцев акций, вырабатывает политику организации и способствует ее практической реализации. В связи с этим в высшем руководстве можно выделить два подуровня:

- полномочное управление,

- общее руководство (в университете – ректор, в армии – генерал, государственная деятельность – министр).

Сильные руководители высшего звена накладывают отпечаток своей личности на весь облик компании. Поэтому успешно действующие руководители высшего звена в больших организациях ценятся очень высоко, и их труд оплачивается очень хорошо.

Но велики тяготы такого роста: человек на этой должности, как правило, очень одинок.

Основной причиной напряженного темпа и огромного объема работы является тот факт, что работа руководителя высшего звена не имеет четкого завершения.

Руководители среднего уровня(50-60% общей численности персонала) управления обеспечивают реализацию политики функционирования организации, разработанной высшим руководством, и отвечают за доведение более детальных заданий до подразделений и отделов, а также за их выполнение. Специалисты имеют широкий круг обязанностей и обладают большой свободой принятия решений. Это руководители отделений, директора предприятий, входящих в состав организации, начальники функциональных отделов.

Низший уровень управления представлен младшими начальниками. Это руководители, находящиеся непосредственно над рабочими и другими работниками. Это могут быть мастера, бригадиры, контролеры, администраторы. Это менеджеры, имеющие в своем подчинении работников преимущественно исполнительского труда.

Объект и субъект управления

Процесс управления предполагает наличие управляемого объекта и субъекта (управляющего органа). Это значит, что любая организация представляет собой единство двух подсистем управления: управляемой и управляющей.

Подобъектом управления следует понимать либо организацию в целом, на которую направлено управляющее действие.

Субъект управления – орган либо лицо, осуществляющее действие.

В связи с этим одна и та же структура организации может быть и объектом и субъектом управления.

Субъектами управления являются органы законодательной и судебной власти. Объекты, на которые воздействует государство посредством законов и судебных решений, классифицируются по нескольким признакам:

- по уровню решаемых задач – экономика республики в целом, отрасли, регионы, фирмы,

- по видам регулируемой деятельности – доходы, капиталовложения, личное потребление, цены, различные рынки,

- по адресату воздействия – частные национальные компании, различные фонды, научно-исследовательские центры, учебные заведения и другие.