Основні теоретичні відомості. Створення діаграми потоків даних IDEF3

Лабораторна робота № 4

Створення діаграми потоків даних IDEF3

В інструментальному середовищі BPwin

Мета роботи:

Навчитись будувати модель бізнес-процесу в методології IDEF3 в інструментальному середовищі BPwin, яка дозволяє графічно описати та задокументувати процеси, фокусуючи увагу на плині цих процесів і на відносинах процесів і важливих об'єктів, що є частинами цих процесів.

 

Основні теоретичні відомості

Нотація IDEF3 є другою найважливішою нотацією (після IDEF0) і призначена для опису потоків робіт (Work Flow Modeling). IDEF3 широко використовується для створення моделей бізнес-процесів організації на нижньому рівні — при описі робіт, що виконуються в підрозділах і на робочих місцях. Слід зазначити, що нотація IDEF3 була узята за основу при створенні методики опису процесів ARІS еЕРС — «розширеного ланцюжка процесу, керованого подіями».

Основними графічними об'єктами моделі, використовуваними в IDEF3, є чотирикутники і стрілки. Перші служать для опису функцій (робіт, процесів) другі — для віддзеркалення в моделі послідовності виконання, функцій в| часі або послідовності виконання функцій, обумовленої потоком матеріальних ресурсів. Перш ніж перейти безпосередньо до нотації IDEF3, розглянемо наступний приклад. На рис. 1 представлено два варіанти можливого опису потоку робіт.

 

Рис. 1. Описание потоков работ

 

На рис. 1 (варіант 1) показано, що спочатку виконується функція 1. Після завершення виконання цієї функції починають одночасно виконувати функції 2 і 3. Стрілки в цьому випадку показують нам, яким чином завершення виконання однієї функції впливає на початок виконання іншої.

Процес варіанту 2 побудований по-іншому. Початок виконання функцій тут обумовлений надходженням на вхід деяких матеріальних ресурсів (вхід функції 1), закінчення — виходом матеріальних ресурсів (вихід функції 1). Потоки ресурсів визначають початок виконання наступних функцій процесу (функцій 2 і 3) і т.д.

Чим погані способи опису процесів, представлені на рис. 1? Річ у тому, що побудовані таким чином схеми процесів неможливо однозначно зрозуміти (прочитати). Функції 2 і 3 можуть виконуватися не одночасно. Наприклад, може скластися ситуація, коли буде потрібно виконання або функції 2, або функції 3 процесу. Очевидно, що в цьому випадку вибраний нами спосіб опису процесу не дозволить зробити висновок, який же варіант розвитку подій реалізується насправді. Повернемося до нотації IDEF3.

Для того, щоб уникнути неоднозначності опису потоків робіт, в нотації IDFE3 визначені додаткові об'єкти, які служать для відображення можливих варіантів розгалуження і злиття потоків робіт, що реалізуються за певних умов. Вказані об'єкти є логічними символами трьох видів:

- логічний оператор «І»;

- логічний оператор «АБО»;

- логічний оператор — що виключає «АБО».

На рис. 2 показаний приклад застосування логічного оператора «І». Процес починається з функції, після якої стоїть знак логічного оператора «І», тобто перехрестя. Після перехрестя процес розгалужується, і одночасно починають виконуватися наступні дві функції процесу. Після того, як вони виконані, відбувається злиття стрілок процесу за допомогою значка «І». Це означає, що остання функція процесу починає виконуватися тоді, коли закінчено виконання двох попередніх функцій.

 

 

Рис.2. Модель процесу з логічним оператором «і»

На рис. 3 представлена модель з логічним оператором «АБО».

Такий оператор означає, що після виконання першої функції процесу можуть відбутися три події: 1) виконується функція 2; 2) виконується функція 3; 3) виконуються функції 2 і 3 одночасно.

Рис. 4 демонструє застосування логічного символу, що виключає «АБО». В даному випадку, після виконання функції 1 може початися виконання або функції 2, або функції 3. Далі, після виконання якої-небудь з цих функцій, ми знову потрапляємо на перехрестя, тобто логічний оператор — що виключає «АБО». Функція 4 буде виконана або після закінчення функції 2, або функції 3.

 

Рис. 3. Модель процесу з логічним оператором «або»

 

Рис. 4. Модель процесу, що виключає логічний оператор «або»

 

 

Рис. 5. Модель процесу з логічним оператором «і»

 

Логічні оператори можуть бути синхронними і асинхронними. На рис. 5 показана різниця між синхронним і асинхронним логічним оператором «І».

На відміну від нотації IDEF0 в нотації IDEF3 сторони чотирикутника, що зображає функцію (роботу, процес), не використовують для прив'язки входів різного типу. Більш того, в чотирикутник може входити і виходити тільки одна стрілка. Інакше правила побудови діаграм в IDEF3 будуть порушені.

При декомпозиції процесів в IDEF3 не відбувається міграції і тунелювання стрілок. Аналітик повинен сам піклуватися про зв'язність моделювання процесу і коректності декомпозиції. Можливий приклад декомпозиції функції «Виконувати підготовку виробництва» з нотації IDEF0 на процес в нотації IDEF3 показаний на рис. 6.

Звернемо увагу, що функція «Отримати допоміжну сировину на складі» ініціюється надходженням затвердженого графіка виробництва. Цей факт відображений вхідною стрілкою «Графік виробництва». На діаграмі процесу показана також стрілка «Допоміжна сировина». Подібне її уявлення є порушенням нотації опису. Але, взагалі кажучи, таким прийомом можна користуватися, не забуваючи при цьому міняти тип стрілки на стрілку з двома наконечниками, що відображає потік об'єктів (матеріальних ресурсів або інформації).

 

Рис. 6. Приклад моделі процесу в стандарті IDEF3

 

На рис. 7 приведений приклад бізнес-процесу в нотації IDEF3 під назвою «Обробити заявку клієнта». Даний процес є частиною більш загального процесу «Збут готової продукції». Процес починається з надходження заявки клієнта на вхід функції «Виконати облік замовлення в системі». По ходу її виконання дані замовлення клієнта реєструються в системі автоматизації (наприклад, в MS Excel).

Потім менеджер відділу збуту виконує перевірку на відповідність номенклатурі (функція «Виконати аналіз на відповідність номенклатурі»). Результатом виконання даної функції можуть бути дві події: перше — «замовлення відповідає номенклатурі», друге - «замовлення не відповідає номенклатурі». Для віддзеркалення цих подій в моделі процесу використовують логічний оператор — що виключає «АБО».

 

Рис. 7. Модель бізнес-процесу «Обробити заявку клієнта» у нотації IDEF3

 

Після цього логічного оператора процес розгалуджується. У разі невідповідності замовлення номенклатурі виконується нижня вітка процесу, а саме функції: «Повідомити клієнта про неможливість виконання замовлення» і «Внести замовлення клієнта до статистики незадоволеного попиту».

Якщо замовлення клієнта відповідає номенклатурі, починають рух по верхній гілці процесу. Виконується функція «Погоджувати заявку з ПЕВ». До цієї функції прив'язаний посилальний об'єкт «Погоджувати з ПЕВ у разі відповідності заявки номенклатурі». ПЕВ аналізує замовлення і робить висновок про можливість його реалізації. Наприклад, може скластися ситуація, коли не вистачає виробничих потужностей із-за ремонтів, невідповідності величини замовлення економічно обґрунтованим розмірам партії і т.і. В цьому випадку знову переходять на нижню гілку процесу, при цьому використовують логічний оператор «АБО». Він служить для об'єднання можливих входів у функцію «Повідомити клієнта про неможливість виконання замовлення».

Якщо ПЕВ вважає замовлення здійснимим, то проводять детальний розрахунок собівартості виконання і визначають його ціну. Встановлюють також терміни виконання замовлення (функція «Розрахувати собівартість, ціну і терміни виконання замовлення»). Далі розрахункові цифри погоджують з клієнтом — виконується функція «Погоджувати умови постачання з клієнтом». Знову можливі два варіанти — використовують логічний оператор, що виключає «АБО». У випадку, якщо клієнта не влаштовують фінансові умови, то він відмовляється від замовлення, а замовлення вносять до статистики незадоволеного попиту (нижня гілка процесу).

Якщо клієнт готовий працювати на запропонованих умовах, то процес закінчується. Виходом процесу служить «Узгоджена заявка клієнта» і дані по розрахованих параметрах замовлення (на схемі процесу не показані).

Звернемо увагу, що описаний вище процес приводиться далі у вигляді моделі в нотації ARIS еЕРС, так що читач може порівняти можливості двох нотацій по опису одного і того ж процесу.

Нотацію IDEF3 доцільно застосовувати у разі відносно простих процесів на нижньому рівні декомпозиції, тобто процесів рівня робочих місць. В цьому випадку схема процесу може служити основою для створення документів, що регламентують роботу виконавців. Очевидно, що процес в нотації IDEF3 є «пласким». За допомогою цієї нотації достатньо складно створювати комбіновані моделі, в яких би поєднувалися описи потоків робіт і процеси управління цими роботами. Цей факт стає очевидним особливо при порівнянні описів процесів в нотації IDEF3 і IDEF0.

 

Звіт з лаб.роб. 4 повинен містити:

1. Тема роботи.

2. Мета роботи.

3. Теоретичні відомості по моделюванню бізнес-процесів в методології IDEF3.

4. Діаграма потоків даних бізнес-процесу аналізу та узгодження заявки клієнта.

5. Діаграма потоків даних власного IDEF3 бізнес-процесу.

6. Висновки.