Структура базы данных

Для создания базы данных «Библиотечный фонд города» принята схема базы, представленная на рис.4.

Рис.4. Схема данных информационной базы «Библиотечный фонд города»

Для того чтобы систематизировать, все то что было сказано, потребовалось 8 таблиц, таких как:

1. «Авторы книг»;

2. «Библиотечные фонды»;

3. «Выдача книг»;

4. «Прием книг»;

5. «Сотрудники»;

6. «Уволенные сотрудники»;

7. «Книги»;

8. «Формуляры».

У каждой таблицы свое предназначение. Например, в таблице «Библиотечные фонды» собрана информация о каждой библиотеке города (рис.5). В ней описано, время работы, телефон и адрес той или иной библиотеки. К тому же к каждой записи приложено фото.

Рис.5. Таблица «Библиотечные фонды» в режиме Конструктора

В таблице «Книги» собрана информация о книгах, находящихся в библиотеках города (рис.6).

Рис.6. Таблица «Книги» в режиме Конструктора

Запросы

В базе данных созданы различные запросы:

1. Запрос на выборку – «Книги Библиотеки №2», «Книги Библиотеки №3», «Книги Библиотеки №4», «Книги Библиотеки №5»;

2. Запрос на добавление – «Архив»;

3. Запрос на удаление – «Уволить»;

4. Перекрестный запрос.

Чтобы, выбрать из таблиц нужную нам информацию, создаются запросы, в которых отображается лишь та информация, которая запрашивается. При необходимости, чтобы узнать какие книги есть в наличии той или иной библиотеке, можно открыть запрос, по названию библиотеки (рис.7).

Рис.7. Запросы

Пример запроса «Книги Центральной библиотеки», можно посмотреть на рис.8.

Рис.8. Запрос «Книги Центральной библиотеки» в режиме Конструктора

Также рассмотрим запрос на добавление и удаление сотрудников из одной таблицы в другую. Запрос «Архив» добавляет запись из таблицы «Сотрудники» в таблицу «Уволенные преподаватели» (рис.9). А запрос «Уволить» удаляет выбранную запись из таблицы «Сотрудники» (рис.10).

Рис.9. Запрос «Архив» в режиме Конструктора

Рис.10. Запрос «Уволить» в режиме Конструктора

Чтобы эти два макроса начали работать поочередно, создается макрос «Увольнение», который, вначале запускает запрос «Архив», а затем запрос «Уволить» (рис.11).

Рис.11. Макрос «Увольнение» в режиме Конструктора

Формы и макросы

Форма — это объект базы данных, который можно использовать для создания интерфейса пользователя для приложения базы данных. Для удобного отображения таблиц, запросов в базе «Библиотечный фонд города», созданы формы:

1. «Заполнение формуляра»;

2. «Прием книг»;

3. «Выдача книг»;

4. «Прием сотрудника»;

5. «Формуляры»;

6. «Библиотечные фоны города» и т.д.;

7. «Администрация»;

8. «Меню»;

9. «Пользователь»;

10. «Вход».

Разберем форму «Заполнение формуляра» (рис.12).

Рис.12. Форма «Заполнение формуляра» в режиме Конструктора

У этой формы свойство модального окна. На нем присутствуют поля для записи, кнопка для добавления записи, к которой как говорилось выше подключен макрос (рис.13).

Рис.13. Макрос «ЗакрытиеФормуляра» в режиме Конструктора

Этот макрос предназначен, для того, чтобы при нажатии на кнопку, закрывалось модальное окно и запись сохранялась в таблицу «Формуляры».

В данной базе присутствует форма «Книги по авторам» с подчиненной формой «Книги подчиненная форма». То есть, при выборе автора выходит все книги данного автора (рис.14).

Рис.14. Форма «Книги по авторам» в режиме Конструктора

Эта форма создана с помощью Конструктора форм. Она открывается автоматически при запуске информационной базы. Этому способствует макрос autoexec (рис.15), который сворачивает меню объектов и открывает форму «Меню».

Рис.15. Макрос «autoexec» в режиме Конструктора

Отчеты

Отчет «Выдача» (рис.16) и «Прием книг» (рис.17) созданы на основе таблиц «Выдача» и «Прием книг».

Рис.16. Отчет о выдачи книг в режиме Конструктора

Рис.17. Отчет о приеме книг в режиме Конструктора