Основные операции, выполняемые в Access

следующие:

1. Вход в систему Access выполняется щелканием по его ПГ. Далее задается имя файла новой БД в диалоговом окне, вызываемом командой Файл/Создать... После этого открывается диалоговое окно "База данных", которое является основным управляющим окном при работе в системе.

2. В Access создание таблиц может быть выполнено способом прямого

конструирования и с помощью Мастера таблиц. Построение с помощью Мастера таблиц выполняется:

- клавишей "Таблица" открывается окно "Создание таблиц" (СТ);

- в окне СТ щелканем по кнопке Мастер открывается окно "Разработка

таблиц". Здесь в образцах таблиц выбирается нужная: Задачи, Заказчики и т.д.

В образцах полей выбираются необходимые, которые будут именами столбцов таблицы. Выбор заканчивается включением кнопки >>.

В последующих диалоговых окнах Мастера таблиц можно задать имя

таблицы и другие параметры. В результате выводится таблица с поименованными колонками и пустыми клетками, которые заполняются информацией, как в ЭТ.

3. В сформированной таблице или при ее заполнении возможны следующие корректировки:

- изменения в выделенных клетках выполняются поверх имеющихся данных;

- информацию клеток или их групп можно вырезать, копировать, вставлять соответствующими командами меню Правка или кнопка ИП;

- перемещение выделенных фрагментов таблицы БМ;

- вставка новой строки пункта Правка/Вставка строки.

Необходимо помнить, что внесение изменений в тип данных и форму таблицы возможны только в режиме конструирования, который включается из пункта Вид.

4. Создание форм. Запись БД в Access может быть представлена в виде

формы, которая содержит названия колонок и данных одной записи. Формы можно создавать отдельно или с их помощью просматривать и корректировать записи в уже созданных таблицах. Переключение в окно форм выполняется из ОБД кнопкой “Форма” (Form).

5. Сортировка записей выполняется при открытой таблице, где выделяются колонки для сортировки. Команда на сортировку (по возрастанию или убыванию) осуществляется кнопкой ИП через пункт Записи/Быстрая Сортировка.

6. СУБД Access предоставляет несколько способов поиска: простой, с применением фильтра, запросы.

Простой поиск может быть выполнен скроллингом, но удобнее использовать информацию в форме, где указывается поле поиска (ЩЛ), а далее пункт Правка/Найти или соответствующей ПГ в диалоговом окне указываются данные для поиска.

Фильтр - это поиск записей по заданным критериям. Выполняется из окна "Фильтр", открываемого пунктом Записи/Изменить фильтр. Нужные поля из описываемого бокса двойным ЩЛ помещаются в таблицу, вводятся критерии. Выполнение фильтрации осуществляется пунктом Записи/Применить фильтр.

Запрос - это обращение к БД для поиска или изменения информации, соответствующей нескольким заданным критериям. При этом имеется возможность сохранения формы запроса для его многократного использования. Вход в режим выполняется из ОБД вкладкой Запрос/Создать, далее в окне “Создание Запроса” используется кнопка Новый Запрос. Затем выбираются необходимые таблицы и в окне “Запрос - выборка” формируется задание на выборку аналогично построению фильтра. Просмотр результатов пункт Запрос/Запуск.

7. Отчет - представляет собой документ в виде сводки необходимой информации, выбранной из БД. В эту сводку могут быть включены не все, а некоторые из столбцов ранее изготовленной таблицы или запроса. Часто - итоговые данные.

Создание отчета начинается с включения вкладки Отчет/Создать в окне ОБД и перехода в окно “Создание отчета”. Далее выбираются из списка необходимые таблицы (запросы) и используются подходящие Мастера отчетов. Перемещения по диалоговым окнам Мастера позволяет выбрать необходимые поля для отчета, внешний вид и заголовок. По окончании формирования отчета, нажатием кнопки Готово, Access выводит внешний вид отчета для просмотра. После сохранения отчет может быть отпечатан пункт Файл/Печать.