2017-11-01
455
Тема: Технология баз данных. MS Access.
Цель работы. Практическое освоение приемов и методов работы с СУБД при выполнении основныхэлементарных операций с БД в среде MS Access:
создания базы данных в MS Access;
создания таблиц в базе данных;
добавления данных и редактирования записей в таблице;
создание форм;
создания и работы с запросами;
создания отчетов.
Краткие сведения
Основным структурным компонентом базы данных (БД) является таблица, строки (записи) которой содержат данные по каждому объекту, а колонки (поля) – данные по характеристикам объектов. В первой строке поля отображается его имя.
СУБД Access представляет собой многокомпонентный объект, позволяющий включать кроме таблиц отчеты, запросы, формы. Это дает возможность эффективно обновлять данные и анализировать их, осуществлять поиск, печатать отчеты, диаграммы и почтовые наклейки.
Основная цель проектирования базы данных — это сокращение избыточности хранимых данных, а следовательно, экономия объема используемой памяти, уменьшение затрат на многократные операции обновления избыточных копий и устранение возможности возникновения противоречий из-за хранения в разных местах сведений об одном и том же объекте. При создании баз данных следует придерживаться методологии нормализации отношений.
Процесс проектирования базы данных начинается с построения инфологической модели данных, т. е.
идентификации сущностей. Затем инфологическая модель должна быть отображена в компьютероориентированную даталогическую модель, «понятную» СУБД. Работу с базой данных можно представить в виде следующей последовательности:
Представить предметную область в виде совокупности отдельных независимых друг от друга объектов, каждый из которых будет описываться своей таблицей.
Для каждой таблицы определить ключевые поля; установить связи между таблицами; для каждой связи определить тип.
Разработать структуру каждой таблицы: перечень полей, их типы и свойства.
Заполнить таблицы данными.
Разработать необходимые запросы к БД, входные и выходные формы и отчеты.
Предусмотреть возможность автоматизации часто выполняемых действий путем создания макросов и программных модулей.
Реляционная база данных —это совокупность взаимосвязанных таблиц,каждая из которых содержитинформацию об объектах определенного типа. Строка таблицы содержит данные об одном объекте (например, товаре, клиенте), а столбцы таблицы описывают различные характеристики этих объектов — атрибутов (например, наименование, код товара, сведения о клиенте). Записи, т. е. строки таблицы, имеют одинаковую структуру — они состоят из полей, хранящих атрибуты объекта. Каждое поле, т. е. столбец, описывает только одну характеристику объекта и имеет строго определенный тип данных. Все записи имеют одни и те же поля, только в них отображаются различные информационные свойства объекта.
В реляционной базе данных каждая таблица должна иметь первичный ключ — поле или комбинацию полей, которые единственным образом идентифицируют каждую строку таблицы. Если ключ состоит из нескольких полей, он называется составным. Ключ должен быть уникальным и однозначно определять запись. По значению ключа можно отыскать единственную запись. Ключи служат также для упорядочивания информации в БД.
Реляционные таблицы могут быть связаны друг с другом, следовательно, данные могут извлекаться одновременно из нескольких таблиц. Таблицы связываются между собой для того, чтобы в конечном счете уменьшить объем БД. Связь каждой пары таблиц обеспечивается при наличии в них одинаковых столбцов.
Существуют следующие типы информационных связей:
один-к-одному - предполагает,что одному атрибуту первой таблицы соответствует только одинатрибут второй таблицы и наоборот.
один-ко-многим - предполагает,что одному атрибуту первой таблицы соответствует несколькоатрибутов второй таблицы.
многие-ко-многим - предполагает,что одному атрибуту первой таблицы соответствует несколькоатрибутов второй таблицы и наоборот.
Таблица —это объект БД,который служит для ввода и хранения информации.Таблица состоит иззаписей (строк), которые составляют информацию, хранящуюся в ней, и полей (столбцов), образующих структуру базы данных.
Для каждого поля задается имя поля, тип данных, перечень свойств, описание. Связи между таблицами устанавливаются на Схеме данных.
Схема данных строится в соответствии с информационно-логической моделью данных. При построении схемы данных Access автоматически выбирает тип связи по выбранному полю таблиц.
Одна из связанных таблиц является главной (базовой), вторая — подчиненной. Access позволяет установить связи следующих типов:
связь один-к-одному, при которой одной записи из главной таблицы соответствует одна запись из подчиненной таблицы;
связь один-ко-многим, при которой одной записи из главной таблицы соответствует несколько записей из подчиненной таблицы.
В окне Связи можно задать параметры для устанавливаемой связи:
ü обеспечение целостности связи;
ü каскадное обновление полей;
ü каскадное удаление связанных полей.
Целостность данных означает систему правил,которые используются для поддержания связей междузаписями в связанных таблицах, а также обеспечивают защиту связанных данных от случайного удаления или изменения.
Запросы —это объект базы данных,который служит для извлечения данных из таблиц ипредоставления их пользователю в удобном виде. Они черпают данные из базовых таблиц и создают на их основе временную таблицу. Применение запросов позволяет избежать дублирования данных в таблицах и обеспечивает максимальную гибкость при поиске и отображении данных в базе данных
Access позволяет создавать запросы двух типов: QBE-запросы, SQL-запросы.
QBE-запросы (Query By Example)—запросы,строящиеся с помощью конструктора запросов,представляющего собой графический инструмент для создания запросов по образцу.
SQL-запросы —запросы,строящиеся при помощи унифицированного набора инструкцийSQL(Structured Query Language — структурированный язык запросов).
Все запросы делятся на две группы: запросы-выборки, запросы-действия.
Запросы-выборки осуществляют выборку данных из таблиц в соответствии с заданными условиями.Кэтой группе запросов относятся следующие.
Запрос к связанным таблицам —позволяет производить выборку данных из связанных таблиц. Перекрестный запрос —отображает итоговые данные с группировкой их по горизонтали и вертикали,
выводя результаты их обработки в виде таблиц.
Запрос с параметром —позволяет пользователю задать критерий отбора,введя нужный параметр привызове запроса.
Запрос с вычисляемым полем —позволяет рассчитать данные на основе других полей из той же строкизапроса.
Запрос с критерием поиска —позволяет производить отбор записей в соответствии с заданнымкритерием поиска.
Запрос с итогами —производит математические вычисления и выдает результат.
Запросы-действия позволяют модифицировать данные в таблицах: удалять, обновлять, добавлять записи. К этой группе запросов относятся следующие.
Запросы на создание таблицы создают таблицы на основании данных, содержащихся в результирующем множестве запроса.
Запросы на добавление записей позволяют добавлять в таблицу записи, создаваемые запросом.
Запросы на обновление изменяют значения существующих полей в соответствии с заданным критерием.
Запросы на удаление удаляют записи из одной или нескольких таблиц одновременно.
В Access можно создавать запросы при помощи Мастера запросов и с помощью Конструктора.
Форма —это объект БД,предназначенный для ввода и отображения информации.Формы позволяютвыполнить проверку корректности данных при вводе, проводить вычисления, обеспечивают доступ к данным в связанных таблицах с помощью подчиненных форм.
Работа с формами может происходить в трех режимах: в режиме Формы, в режиме Таблицы, в режиме Констриктора. Выбрать режим работы можно при помощи кнопки Вид панели инструментов Конструктор форм либо с помощью команды меню Вид.
В режимах Формы и Таблицы можно осуществлять добавление, удаление и редактирование записей в таблице или в запросе, являющемся источником данных для форм.
В режиме Конструктора можно производить изменение внешнего вида формы, добавление и удаление элементов управления, разработку.
Задание
Создайте базу данных «Магазин косметики».
1. База данных «Магазин косметики» должна включать следующие таблицы с полями:
Таблица Поля
| Товары | Код товара, Наименование товара, Вид товара | |
Поставщики Код поставщика, Наименование поставщика,
  Адрес, Телефон
| ||
| Поставки | Код поставки, Дата поставки, Код товара, Код | |
| поставщика, Количество товара, Цена за единицу | ||
| Продажи | Код продажи, Дата продажи, Код товара, | |
| Количество товара, Цена за единицу | ||
| 2. Создайте формы для ввода данных в базу данных: | ||
| Форма | Поля | |
| Товары | Код товара, Наименование товара, Вид товара | |
| Поставщики | Код поставщика, Наименование поставщика, | |
| Адрес, Телефон | ||
| Поставки | Код поставки, Дата поставки, Код товара, Код | |
| поставщика, Количество товара, Цена за единицу | ||
| Продажи | Код продажи, Дата продажи, Код товара, | |
| Количество товара, Цена за единицу | ||
3. Введите данные в базу данных, используя созданные формы (4-5 записей).
4. Создайте связи для таблиц по полям: Код товара (для таблиц Товары и Поставки), товара (для таблиц Товары и Продажи), Код поставщика (для таблиц Поставщики и Поставки).
5. Создайте запросы к базе данных:
Поставки товара с полями: Дата поставки, Наименование товара, Наименование поставщика,
Количество товара, Цена за единицу, Сумма (расчетное поле: Количество товара*Цена за единицу).
Продажи по датам с полями: Дата продажи, Наименование товара, Количество товара, Цена за единицу, Сумма (расчетное поле).
6. Создайте отчеты на основе запросов:
Поставки товара. Группировка по полю Наименование поставщика, Сортировка по полю Дата поставки,итоги по полю Сумма.
Продажи по датам. Группировка по полю Дата продажи, Сортировка по полю Наименование товара.
итоги по полю Сумма.
ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ
Создание базы данных
1. Запустите Access.
2. Создайте базу данных (меню Файл – Создать – Новая база данных). В окне Файл новой базы данных укажите место хранения базы данных(папкаPersonal)и задайте имя файла базы данных Магазин косметики в поле Имя файла.
