Общие сведения. 3.1.Добавьте в сводную таблицу поле «Клиенты»

Лабораторная работа №11

Самостоятельная работа.

3.1. Добавьте в сводную таблицу поле «Клиенты».

3.2. Проанализируйте, кто из продавцов имел самый большой объём работы по количеству заказов, а кто - по общей сумме всех заказов.

3.3. Выберите Клиента с самой большой суммой купленных товаров.

Отчёты.

Цели работы:

Освоить приёмы создания и редактирования отчётов.

Задачи работы:

Создание отчётов разных типов, редактирование отчётов.

Отчёты представляют собой наилучшее средство представления информации из базы данных в виде печатного документа. По сравнению с другими методами вывода данных на печать, отчёты имеют два важных преимущества:

Ø отчёт предоставляет широкие возможности для группировки и вычисления промежуточных и общих итогов для больших наборов данных;

Ø отчёты могут быть использованы для получения красиво оформленных материалов, наклеек и других документов.

Перед созданием отчета необходимо определить источник данных. Если данные извлекаются только из одной таблицы, можно создать отчёт на её основе. Однако, если данные поступают из нескольких таблиц, в качестве источника для отчета необходимо использовать запрос. В основном отчёты применяются для просмотра «картины в целом», поэтому чаще базируются на многотабличных запросах.

Также можно создать отчет без использования таблицы или запроса. Например, сопроводительное письмо или отчет, объединяющий два или более подчиненных отчетов, не связанных между собой.

Можно создавать отчеты разных типов в зависимости от конкретных требований. Например, для проведения встречи с поставщиком может потребоваться подробный отчет, а для представления анализа руководству компании можно использовать сводный отчет или отчет с группировкой.

Ø Подробный отчет создаётся по данным из таблицы или запроса.

Ø Отчет с группировкой позволяет организовывать данные по группам, например по типу товара или по дате. Можно вычислять итоговые значения для каждой группы, а также для целого отчета и отображать информацию в колонтитулах группы.

Ø Сводный отчет содержит итоговые значения, без подробных сведений.

Ø Отчет для почтовых наклеек позволяет печатать имена и адреса в стиле и формате, подходящем для использования с имеющимися наклейками.

Ø Отчет с несколькими столбцами используется для отображения информации в нескольких столбцах (например, для создания списка телефонов).

1. Создание «Автоотчета». Автоотчет — это самый быстрый способ создания отчета, но он предоставляет минимальные возможности управления структурой отчета и его внешним видом.

В автоотчет автоматически вносятся все поля источника данных, будь то таблица или запрос. Структура автоотчета может быть либо столбчатой, либо ленточной.

1.1. Не открывая, выделите таблицу или запрос, на основе которого следует создать отчет.

1.2. На ленте инструментов перейдите на вкладку Создание. В разделе Отчёты выберите кнопку Отчет.

2. Создание отчета с помощью Мастера отчетов. С помощью мастеров можно создавать различные отчеты, включая следующие Пустой отчет, Отчет с группировкой (с итоговыми значениями или без них), Отчет для почтовых наклеек.

Мастер отчетов выводит вопрос о том, на каких таблицах или запросах будет основан отчет и какие поля из этих источников данных должны использоваться. Также выводится вопрос о том, следует ли группировать данные и как выполнять сортировку и обобщение данных.

После вопросов о данных мастер отчетов выводит вопросы о внешнем виде отчета: макете, ориентации и выборе одного из шести визуальных представлений. В заключение выводится вопрос о названии отчета и затем на основе полученных ответов генерируется отчет.

2.1. На вкладке Создание выберите Мастер отчетов.

2.2. Выберите таблицу «Заказано» и в окне Доступные поля выберите все поля.

2.3. Из таблицы «Клиенты» выберите поля «Название», «Адрес» и «Город».

2.4. В следующем окне выберите Вид представления данных - Заказано (рис.21).

Рис. 21. Мастер отчётов. Выбор вида представления данных.

2.5. В следующем окне добавьте уровень группировки по названию клиента (рис. 22), нажмите Далее.

2.6. Задайте возрастание по полю «Скидки».

Рис. 22. Добавление уровня группировки.

2.7. В следующем окне выберите вид макета для отчёта и расположение отчёта на странице (книжная или альбомная).

2.8. В следующем окне выберите оформление отчёта, а в последнем окне задайте имя отчёту и нажмите кнопку Готово.

Внимание! Данные при просмотре или в распечатанном отчете являются статичными. Однако при каждом просмотре или печати отчета выводятся самые последние данные из таблицы, отчета или источника данных запроса.

3. Группировка в отчётах. Подведение итогов.

3.1. Создать отчёт с помощь Мастера по таблицам «Заказы», «Заказано», «Товары», «Клиенты». Из таблицы «Товары» нужно выбрать поля Марка и Цена, из таблицы «Заказы» - «ДатаИсполнения», из таблицы «Клиенты» – «Название», из таблицы «Заказано» – «Количество», «Скидки».

3.2. В следующем окне выберите Вид представления данных по таблице «Заказано». Добавьте уровень группировки по названию клиентов.

3.3. В следующем окне нажмите кнопку Итоги. В открывшемся окне определите итоги по полям «Количество», «Цена» и «Скидка», отметив «галочками» Sum, Avg (средняя), Max соответственно. Нажмите кнопку Ок (рис. 13).

Рис. 23. Подведение итогов в отчётах.

3.4. В следующем окне выбрать вид макета «блок», Далее.

3.5. Выберите стиль оформления отчёта, задайте имя и нажмите Готово.

3.6. Отредактируйте полученный отчёт в режиме Конструктора: измените размеры полей в зависимости от содержания, слова Sum и Avg замените на «сумма» и «среднее» соответственно, увеличьте шрифт.

4. Построение отчёта в режиме конструктора

На ленте выберите вкладку Создание, раздел Отчеты и Конструктор отчётов. Автоматически откроется вкладка Конструктор. В отчетах существуют разделы трёх типов (рис. 24):

Разделы верхнего колонтитула (область Заголовка отчёта и область Верхнего колонтитула): содержат сведения, которые отображаются либо вверху отчета, либо вверху каждой страницы отчета

Рис. 24. Окно конструктора отчётов.

В Заголовок отчёта, который выводится только один раз в начале отчета, включается информация самого верхнего уровня (такая, как заголовок всего отчёта, название компании, адрес и эмблема и пр.)

В область Верхнего колонтитула включаются данные, которые будут повторяться на каждой странице (например, заголовки полей).

Данные. Раздел данных содержит большую часть информации отчета. Например, в разделе данных счета-фактуры перечисляются все товары и их цены.

Разделы Нижнего колонтитула страницы включают область Нижнего колонтитула и область Примечаний отчёта. Нижний колонтитул отображается на каждой странице и может включать номер страницы, фамилию сотрудника, номер отдела и пр. Примечание отчёта отображается на последней странице в конце отчета и содержит заключение, такое как общий итог.

Для того чтобы добавить поле и надпись используется панель элементов Конструктора: кнопка Аа добавляет надпись, кнопка ab добавляетполе для ввода данных и пр.

4.1. В разделе Сервис нажмите кнопку Страница свойств и на вкладке Данные выберите Источник записей базовую таблицу или запрос для отчета (например, таблицу «Заказы»). Закройте Страницу свойств.

4.2. В разделе Сервис нажмите кнопку Добавить поля. Access откроет список полей базовой таблицы или запроса. Поля «Клиент», «ОтвСотрудник» и «ДатаИсполнения» перетащите в Область данных.

4.3. В Верхнем колонтитуле поместите заголовок «Исполнение заказов».

4.4. Перенесите окошки названия полей в верхний колонтитул (под заголовок) и разместите окошки содержания полей под окошками названий (рис. 25).

Рис. 25. Перенос заголовков полей в режиме конструктора.

4.5. Просмотрите отчёт и сохраните его.

5. Добавление вычисляемых полей в отчёте в режиме Конструктора.

5.1. Откройте в режиме Конструктора запрос, показывающий размещение заказов за период (использовалось выражение «Between #01.01.2009# And #31.03.2009#»). Добавьте в запрос таблицы «Товары» и «Заказано» и из таблицы «Товары» выберите поле «Марка». В следующее (пустое поле) введите выражение, вычисляющее стоимость заказа. Сохраните изменения в запросе.

5.2. Создайте отчёт в режиме Конструктора. Из запроса (созданного в п. 5.1.) перетащите все поля в Область Данных.

5.3. В область Заголовка отчёта добавьте надпись «Сумма за период», используя кнопку Аа на ленте инструментов в разделе Элементы управления.

5.4. Если в бланке отчёта нет областей Заголовок отчёта и Примечание отчёта, щёлкнув правой кнопкой по бланку отчёта, вызовите контекстное меню и выберите Заголовок/примечание отчёта. В область Примечание отчёта вставьте вычисляемое поле, используя кнопку ab. В первом поле (Поле№) измените надпись: Общая сумма. В поле Свободный введите выражение, вычисляющее сумму всех заказов. Для этого в разделе Сервис выберите Страницу Свойств. На вкладке Данные, в строке Данные вызовите Построителя выражений и постройте выражение: Sum( поле, в котором есть данные о стоимости заказа из запроса, созданного в п. 5.1 ). Посмотрите результат выполнения отчёта.

5.5. Отредактируйте отчёт, изменив расположение надписей (перенесите заголовки полей в Область верхнего колонтитула), размер и написание шрифта. Выделите заголовок отчёта, верхний колонтитул, итог и сумму всех заказов.

5.6. Вставьте рисунок в область Заголовка отчёта (рис. 26). Для этого выделите курсором место, куда будет вставлен рисунок, нажмите на ленте инструментов кнопку Эмблема и в появившемся окне укажите адрес, по которому находится рисунок. Сохраните отчёт под именем «Сумма за период».

Рис. 26. Добавление вычисляемого поля и рисунка в отчёт

6. Подчинённые отчёты. В область данных создаваемого отчёта можно внедрить подчинённый отчёт для вывода нескольких детальных строк из таблицы или запроса, находящихся на стороне «многие» (связь «один-ко-многим») по отношению к текущей строке в области данных. Подчинённый отчёт можно создать двумя способами: в режиме Конструктора и с помощью Мастера отчётов (аналогично созданию сложных форм.

7. Самостоятельная работа:

7.1. Создайте отчёт с группировкой по категориям товаров, используя любой способ создания отчётов. Выведите общие суммы по каждой категории товаров и среднюю цену.

7.2. Создайте отчёт с группировкой по работе сотрудников с заказами.

Внимание! Прежде чем создавать отчёты – создайте запросы.

Лабораторная работа № 12