Создание итогов в подчиненных формах

Связывание главной и подчиненной форм.

Вставка подчиненной формы в главную.

Создание главной и подчиненной форм с помощью мастера.

В диалоге «Новая форма» выбрать «Мастер». В окне источника данных- таблицу главной формы. Выбираются поля для главной формы. Затем выбирается вторая таблица (для подчиненной формы) и из нее выбираются поля и добавляются в список выбранных полей. Следующее диалоговое окно предлагает выбрать тип представления данных: «Подчиненные формы», «Связанные формы». Access на основе анализа типа связи сам устанавливает «Подчиненные формы» и можно пройти «Далее».

Остается уточнить вид (ленточный или табличный). По умолчанию принимается табличный. И указать имена форм (лучше дать похожие, чтобы легче ориентироваться в окне БД).

Есть другой способ- без использования мастера.

Готовую подчиненную форму можно вставить в главную. При этом на главной форме будет создан элемент управления подчиненной формы и они, возможно, будут связаны.

Шаги:

1. отобразить главную форму в режиме конструктора и установить размер окна в среднее положение так, чтобы было видно окно БД.

2. В окне БД обеспечить вкладку «Формы» и перетащить подчиненную форму.

3. Поскольку окно БД уже не нужно, можно раскрыть окно формы во весь экран и задать необходимый размер полю подчиненной формы. Затем можно скорректировать или удалить надпись поля подчиненной формы.

4. Вызвать окно свойств подчиненной формы для проверки или установления связи.

Access устанавливает связь автоматически при соблюдении следующих условий:

· Главная и подчиненная формы созданы на основе таблиц, между которыми указана связь в Схеме БД.

· Главная форма базируется на таблице с ключом, а подчиненная форма базируется на таблице, содержащей поле с тем же именем, что и ключевое поле и с тем же или совместимым типом данных. Например: Счетчик и Числовой- длинное целое.

Если Access обнаружил связь, то в строках свойств будут показаны имена полей связи и нужно убедиться в правильности. Если главная таблица базируется на запросе (или не выполнено одно из условий), Access не выполнит автосвязывание.

Итоговые поля создаются дополнительно в примечании подчиненной формы. Для табличной или ленточной формы- это будет сумма обработанных записей.

Свойство «Данные» = Sum [Total]- значение суммирования всех значений поля «Total»

Хотя оно создано как поле подчиненной формы, оно будет отображаться как поле главной формы и можно будет увидеть полную ссылку.

отобразится.

[Forms]![Имя главной формы]![Имя починенной формы].[Form]![Total Sum]