double arrow

Документ - это совокупность информации, доступная человеческому восприятию


Конечно, электронные документы никогда не заменят бумажные, но тем не менее они являются надежной и удобной формой обмена информацией. Причем документы, полученные по факс-модему с подписями и печатями, являются с юридической точки зрения законными и используются в офисной деятельности.

Существуют специализированные интегрированные пакеты документооборота, созданные фирмой Novell и ее партнерами. Однако перспективным является направление, связанное с объединением офисных систем с Интернет на базе Web-технологии. Эта технология позволяет окончательно перейти к безбумажной технологии, обеспечив удаленный доступ к документам. В качестве клиентской части используется стандартный Web-браузер, как MS Internet Explorer или Netscape Navigator.

Организация документооборота для корпоративной сети

1. Связывание документов с помощью гиперссылок и тем самым получение доступа к ним.

2. Организация Intranet внутри корпоративных сетей.

3. Создание документов на базе гипертекстового языка HTML (HyperText Markup Language), который поддерживает форматирование текста, вставку графических изображений и форм, которые позволяют собирать и обрабатывать информацию, вводимую пользователем. Он может ввести информацию в поля формы, выбрать из списка и передать на сервер.

Прикладные системы подготовки текстов

Системы подготовки текстов можно разделить на следующие:

Ø Редакторы текстов

Ø Редакторы документов

Ø Редакторы научных текстов

Ø Издательские системы.

Программное обеспечение для ввода, редактирования, хранения и печати текстов называется текстовым редактором или текстовым процессором.

Несмотря на то, что эти термины употребляют как синонимы, различие существует.

Редактор текста (Text Editor) - это программа для строчного ввода текста и редактирования достаточно простых текстов (служебных документов или программ). Эти редакторы обладают минимальными возможностями.

Текстовый процессор (Word Processor) служит для подготовки текстов достаточно сложной структуры. Диапазон возможностей текстового процессора значительно шире.

Как правило, текстовые редакторы работают под ДОС (за исключением NotePad под Windows) и создают тексты в ASCII - коде и просматриваются средствами ДОС.

Такие тексты имеют всего лишь два служебных символа: "конец строки" и "конец файла", в отличие от закодированных текстов, созданных процессорами.

Основные характеристики текстовых процессоров

1. Автоматический переход на другую строку, перенос слов.

2. Выравнивание текста.

3. Разбиение текста на страницы.

4. Изменение параметров страницы.

5. Проверка лексики.

6. Предварительный просмотр.

7. Включение иллюстраций и т. д.

Наиболее популярным и широко применяемым в различных областях является текстовый процессор MS Word из офисного пакета MS Office, поэтому в данном курсе будут рассмотрены основные понятия и функции MS Word.




Основные понятия текстового процессора Word

Основные понятия документа Word - его структурные элементы документа, стандарты и приемы работы с документом.

Среди структурных элементов можно выделить два основных — раздел и абзац.

Раздел — часть документа, которая имеет общие параметры страницы, такие как размеры полей и бумаги, колонтитулы, ориентацию и нумерацию страниц (по умолчанию документ состоит из одного раздела).

Абзац — часть документа между двумя нажатиями клавиши "Enter", которая имеет общие настройки, такие как, выравнивание, отступы, интервалы до и после абзаца, межстрочный интервал, первая строка с отступом (выступом или без) и т.д.

Для унификации структуры и внешнего вида документа используются стандарты. Документ строится из определенных элементов и инструментов стандартизации документов - шаблонов, составной частью которых являются стили. В шаблонах хранятся также элементы среды: состав панелей инструментов и меню, набор макросов, коэффициент масштабирования и др. Сам документ Word может быть собственным шаблоном.

Стиль — набор форматов (шрифт, размер, начертание, выравнивание и др.), который можно присвоить выбранному абзацу документа, фактически - это шрифт + абзац.

Шаблон — это файл-заготовка, содержащий образец типового документа и средства, характерные для документов данного типа (семейство стилей, текст, настройки вида параметров документа и т.д.).



Среди приемов работы следует выделить два понятия: форматирование и редактирование.

Под форматированием понимается преобразование внешнего вида текста и его расположение на странице.

Форматирование делится на основное и расширенное.

К операциям основного форматирования можно отнести все опции, находящиеся в пункте Главного меню «Формат», например, Шрифт, Абзац, Список, Колонки, Стиль и др.

К операциям расширенного форматирования относятся все опции, находящиеся в пункте Главного меню «Вид» (Колонтитул), «Вставка», «Таблица», «Файл» (Параметры страницы - форматирование разделов).

Введем определения тех элементов, которые могут быть на странице после проведения ряда операций расширенного форматирования.

Колонтитул — Информация, повторяющаяся в верхней и нижней частях страницы.

Сноска — Пояснение какого-либо слова, расположенное в конце страницы или всего документа (с номером или маркером).

Закладка — Маркер выделенного текста, графики и т.д., по которому можно произвести быстрый переход.

Гиперссылка — Организация быстрого перехода внутри или вне документа.

Структурно документ состоит из абзацев и разделов. По умолчанию документ состоит из одного раздела, но для того, чтобы изменить параметры страницы (колонтитулы, ориентацию и др.), необходимо сделать разрыв на новый раздел со следующей страницы и произвести необходимые установки.

Каждый абзац внутри раздела может форматироваться по-разному. Применение Стиля облегчает изменение формата абзацев, т.к. изменения нужно произвести только в настройках Стиля. Изменение формата абзацев, к которым был применен этот Стиль, произойдет автоматически.

Содержательно любой документ должен иметь Оглавление и Основной текст, который в свою очередь состоит из заголовков и обычного текста. Для того чтобы заголовки попали в оглавление, им должен быть задан заголовочный стиль.

FФорматировать можно разделы, абзацы, выделенные фрагменты текста, отдельные слова.

FФрагмент текста — это структурная единица текста, выделенная курсором мыши.

Способы выделения:

1. Перемещение мыши от начала выделения к его концу при удерживаемой в нажатом положении левой кнопке.

2. Двойной щелчок по слову выделяет слово и пробел за ним.

3. Тройной щелчок по любому месту абзаца выделяет весь абзац.

4. Щелчок по любому слову предложения при одновременно нажатой клавише Ctrl выделяет все предложение.

Под редактированием понимаются изменение смысла текста, следовательно, ему соответствуют такие операции, как удаление или вставка текста, поиск и замена текста, копирование и перемещение фрагментов текста.

Удаление выделенного курсором объекта или фрагмента текста осуществляется нажатием клавиши "Del".

Копирование текста или объекта - через буфер обмена, путем нажатия пиктограммы копирования выделенного текста или графики или выбора в меню "Правка" опции "Копировать". Вставить выделенный объект можно с помощью пиктограммы вставки на стандартной панели или из меню "Правка" - "Вставить".

Перемещение - осуществляется методом "Перенести и оставить", посредством перетаскивания мышью выделенного текста или графики или вырезанием объекта или фрагмента текста в буфер обмена, затем вставка в нужном месте текста.

Поиск и замена текста осуществляются в меню "Правка" опцией "Заменить".

Основные функции текстового процессора Word

Основные функции процессора выражены в главном меню, в котором можно выделить следующие разделы:

Ø Файл (File)

Ø Правка (Edit)

Ø Вид (View)

Ø Вставка (Insert)

Ø Формат (Format)

Ø Сервис (Tools)

Ø Таблица (Table)

Ø Окно (Window)

Ø ? (Help)

Раздел работы с текстом, как с целым документом (Файл) включает следующие основные функции:

Ø Чтение файла с диска

Ø Создание нового файла

Ø Сохранение файла

Ø Задание параметров страницы

Ø Просмотр готового документа

Ø Вывод на принтер

Два раздела представления документа и инструментов для работы на экране монитора (ВИД и ОКНО) включает следующие основные функции:

Ø Задание вида рабочего поля, например, "разметка страницы", "линейка" и др.

Ø Определение необходимых панелей ("стандартная", "форматирование" и др.).

Ø Выбор размера окна и масштаба текста.

Ø Задание колонтитулов.

Ø Работу с несколькими окнами.

Раздел форматирования текста (Формат) включает следующие основные функции:

Ø Задание типа и размера шрифта.

Ø Задание начертания шрифта (полужирный, курсив, подчеркнутый и т.д.).

Ø Расположение абзацев на странице (отступы слева, справа, красная строка, выравнивание текста по одной или по обеим сторонам, межстрочный интервал).

Ø Расположение абзаца в виде нумерованного, многоуровневого или маркированного списка.

Ø Размещение текста в колонки.

Ø Оформление рамок вокруг абзаца и т.д.

Список - это перечисление каких-либо фактов, действий, заголовков и т.д., разделяющихся между собой цифрами (одно или многоуровневыми) или маркерами разного вида.

Раздел работы с фрагментом текста (Редактирование) включает следующие основные функции:

Ø Отмена действий.

Ø Вырезание, копирование и вставка фрагмента текста.

Ø Специальная вставка.

Ø Перемещение к указанному элементу текста (странице, сноске, таблице или рисунку).

Ø Контекстный поиск и замена.

Ø Выделение всего текста.

Ø Очистка выделенного фрагмента текста.

Специальная вставка служит для внедрения или вставки содержимого буфера обмена в документ или создания связи с другим файлом, обработка которого производится в другой программе.

Контекстный поиск и замена могут выполняться в "жестком" режиме (когда требуется полное соответствие слов) и "мягком" режиме (когда требуется приблизительное соответствие слов).

Раздел вставки объектов или служебной информации (Вставка) включает следующие основные функции:

Ø Вставка объектов (графика, звук, диаграммы и т.д.).

Ø Вставка специальных символов, оглавлений и сносок.

Ø Вставка разрывов для создания новых разделов.

Ø Вставка закладок и гиперссылок.

Ø Нумерация страниц и др.

Ø Добавление нового или вставка уже готового текста (автотекст).

Раздел работы с таблицами (Таблица) включает следующие основные функции:

Ø Создание таблицы.

Ø Вставка или удаление столбцов и строк таблицы.

Ø Слияние и разделение ячеек.

Ø Сортировка строк таблицы.

Ø Вычисления некоторых простых функций по строкам и столбцам.

Раздел дополнительного сервиса (Сервис) включает следующие основные функции:

Ø Задание языка проверки грамматики.

Ø Проверка грамматики.

Ø Использование тезауруса для поиска синонимов.

Ø Автокоррекция или автозамена часто встречающихся опечаток или аббревиатур.

Ø Построение "макросов", т.е. специальных программ на встроенном языке для сложных и повторяющихся процедур работы с текстом.

Ø Защита от несанкционированного изменения текста.

Раздел справки (?) включает следующие основные функции:

Ø Вызов справки-помощи по всем разделам.

Ø Вызов контекстной справки.

Структура рабочего окна с шаблоном Normal.dot

1) Окно имитирует чистый лист бумаги, на котором можно начинать подготовку нового документа. Это окно ничем не отличается от других окон Windows, его можно перемещать, сворачивать и раскрывать до максимальных размеров.

2) В заголовке правее названия самой программы MS Word следует название самого документа, однако в случае нового документа на этом месте присутствует имя Документ1.

3) Во второй строке сверху перечислены разделы главного меню.

4) Третья и четвертая строки - это панели инструментов "Стандартная" и "Форматирование".

5) Предпоследняя строка содержит горизонтальную линейку прокрутки и в левой части 4 кнопки просмотра документа: 3 - обычный режим, 3 - режим электронного документа, 3 - режим разметки страницы, + - режим структуры. Эти кнопки изменяют объем выводимой части документа и его вид.

6) Самая нижняя строка окна называется строкой состояния или статусной строкой и предназначена для вывода служебных сообщений. В строке состояния отображается информация о позиции курсора, номер текущей страницы, количество страниц, режимы обработки текста и др.

7) В правой части рабочего поля расположена вертикальная линейка прокрутки с двумя кнопками листания страниц. Для работы с большим документом удобно пользоваться "делителем" экрана, который находится в верхней части вертикальной линейки в виде жирной черной черты. Для разделения окна нужно зафиксировать указатель мыши на "делителе" и опустить его вниз на нужное место.

8) Кроме описанных структурных элементов рабочего окна, в нем может быть линейка (вертикальная и горизонтальная) для изменения размеров рабочего поля и множество других панелей инструментов, например, "Рисование", "Таблицы и границы", "WordArt","Web" и др. Все они уменьшают рабочую область, поэтому их используют по мере необходимости.

Технология работы

1. Запустить из меню "Пуск" - "Программы" Word или в Проводнике создать новый документ и открыть его.

2. Установить на панели задач язык набора текста (русский).

3. Установить язык проверки правописания в главном меню Сервис - Язык (русский).

4. Настроить параметры, общие для всего документа: параметры страниц (размеры и поля справа, слева, вверху, внизу), колонтитул, ориентация и нумерация страниц.

5. Создание структуры документа:

Ø в режиме "Структура" (Главное меню - Вид)

Ø план документа в виде многоуровневого списка

Ø план документа из заголовков.

6. Каждому заголовку приписывается свой стиль (Заголовок 1, Заголовок 2 и т.д.) из таблицы стилей, благодаря чему можно автоматически создать Оглавление.

7. Перед набором основного текста установить параметры абзаца (отступы, расположение, межстрочный интервал, красную строку, интервал между абзацами и т.д.) и шрифт (вид, размер, начертание).

8. Набор основного текста с применением списков маркированных и нумерованных, таблиц, формул, элементов деловой графики и т.д.

9. Если в набираемом абзаце есть определения или слова, которые нужно выделить, можно применить к ним форматирование, изменив начертание и цвет (например).

10. Сохранение текста в процессе набора текста и по окончании.

11. Предварительный просмотр и печать.


Электронные таблицы

Электронная таблица (табличный процессор) - это компьютерная система, предназначенная для выполнения различного рода статистических, экономических, математических и др. вычислений с визуализацией результатов в виде графиков или диаграмм.

Появление ЭТ связано с многочисленными ошибками, допускаемыми при обработке больших массивов данных и последующими перерасчетами. Идея создания ЭТ принадлежит студенту Гарвардского университета Дэну Бриклину, который допустил ошибку (уже в который раз!), выполняя скучные экономические вычисления. Он предложил своему другу-программисту Бобу Франкстону создать программу, которая бы сама производила вычисления на основе исходных данных.

В 1979 г. появляется первая электронная таблица VisiCalc (Visible Calculator), с помощью которой можно быстро и точно произвести перерасчет. Первоначально ЭТ была выполнена для ПК фирмы Apple (благодаря чему именно в этот период фирма продала большое количество компьютеров), а затем для ПК других платформ.

В 1982 г. фирма Lotus создала ЭТ Lotus для ПК фирмы IBM. Далее появляется ЭТ SuperCalc и др. ЭТ под управлением ОС MS DOS, а затем эти версии переводятся под ОС Windows. Наибольшее распространение получила ЭТ MS Excel (1987г.).

Специфика ЭТ - наличие специальных средств для работы со структурированными, в первую очередь, статистическими данными.

Преимущества ЭТ от статистических пакетов:

Ø Представление статистических источников в удобной форме в виде таблиц.

Ø Аналитические возможности ЭТ (вычисление сумм, средних, относительных и др. характеристик)

Ø Широкие графические возможности представления как исходных данных, так и результатов.

Электронная таблица - это компьютерный эквивалент обычной таблицы, в клетках (ячейках) которой записаны данные различного типа: числа, тексты, даты, формулы.

Наиболее популярной и широко применяемой в различных областях является электронная таблица MS Excel из офисного пакета MS Office, поэтому в данном курсе будут рассмотрены основные понятия и функции MS Excel.

Электронная таблица MS Excel

Excel предлагает пользователю пустую рабочую книгу. Рабочая книга - это основной документ, используемый Excel для хранения и обработки данных. Каждая книга состоит из отдельных рабочих листов, каждый из которых может содержать данные.

Рабочий лист состоит из 256 столбцов и 65536 строк. Столбцы обозначают буквами A - Z далее AA - AZ, затем BA - BZ и т.д. Строки нумеруются слева от 1 - 65536.

Основной единицей хранения информации является ячейка, находящаяся на пересечении строки и столбца. Адрес ячейки (или ссылка на ячейку) формируется из номера столбца и строки. Ячейка является активной, если на ней щелкнуть курсором. В этот момент можно внести содержимое. Каждая ячейка таблицы может иметь свой формат, т. е. содержать различного рода информацию: текстовую, числовую, дату, денежную и т.д.

Структура рабочего окна Excel

1. Окно ЭТ - это обычное окно Windows, над которым можно проводить операции сворачивания, закрытия, изменения размеров и т.д.

2. Первые три строки - аналогичны MS WORD. Это главное меню, панель "Стандартная" и "Форматирование". Отличие состоит в том, что в главном меню содержится опция "Данные" вместо - "Таблица". Раздел "Данные" выполняет функции работы с данными, например, сортировку, фильтрацию, работу с формой и т.д.

3. Четвертая строка - это строка формул, в которую заносятся и текст, и числа, и формулы, занесение которых всегда начинается со знака "=".

4. Далее идет строка с именами столбцов от A-Z, AA-AZ и т.д.

5. Далее следует рабочее поле - собственно ячейки таблицы, слева по вертикали расположены номера строк, справа вертикальная линейка прокрутки, снизу по горизонтали расположена линейка прокрутки и кнопки с именами "Лист1", "Лист2" и т.д. Эти имена можно менять в зависимости от темы вычислений.

6. Последняя строка отображает сведения о выделенной команде или выполняемой операции. Эта строка называется статусной или строкой состояния.

Представление данных в ячейках таблицы

Данные в ячейках таблицы могут быть представлены в одном из допустимых форматов или в виде формулы с использованием арифметических (логических) операций или стандартныхфункций.

Формат - это тип данных (в узком смысле), которые будут занесены в ячейку, однако это понятие включает в себя также форматирование содержимого ячейки (шрифт, цвет, выравнивание и т.д.).

Можно выделить следующие форматы, соответствующие типам данных:

1. Текстовый (числа в текстовом формате набираются с апострофом).

2. Числовой (целые, вещественные с учетом десятичных знаков после запятой).

3. Дата (Варианты: ДД-МММ-ГГ, МММ-ДД-ГГ, ДД-МММ, МММ-ГГ).

4. Время (Ч:ММ - 9:45).

5. Финансовый и денежный и др.

Формула - это выражение, состоящее из числовых величин и арифметических (логических) операций. В формулу могут входить также адреса ячеек и функции. Формула всегда начинается со знака =. Пример формулы: =А5/H8*12.

Функция - это запрограммированная формула, позволяющая производить часто встречающиеся вычисления. Например суммирование ячеек в диапазоне А1:А4 может быть записано следующим образом: =СУММ(А1:А4).

Виды стандартных функций:

Ø Статистические

Ø Логические

Ø Финансовые

Ø Математические и др.

Создание и обработка ЭТ

Любая ЭТ состоит из следующих элементов:

Ø заголовка таблицы

Ø заголовков столбцов

Ø информационной части (исходных и выходных данных, расположенных в столбцах таблицы).

В связи с этим процесс проектирования ЭТ включает следующие шаги:

Ø ввод заголовка ЭТ

Ø ввод названий полей таблицы

Ø ввод исходных данных

Ø ввод расчетных формул

Ø форматирование ЭТ с целью придания ей необходимого вида

Ø построение графиков и диаграмм на основе данных

Ø подготовка к печати.

Основныеприемы работы в ЭТ

Форматирование данных - это форма представления числовых и символьных данных в ячейке.

Для текста - это шрифт, начертание, размер, цвет, расположение, выравнивание.

Для чисел - это еще и подбор типа: целое, вещественное, количество знаков после запятой.

Редактирование данных - набор операций по созданию таблицы:

Ø Копирование числовых данных и формул

Ø Автозаполнение с помощью маркера заполнения

Ø Удаление данных

Ø Вставка (удаление) столбцов и строк таблицы

Ø Перемещение данных

Ø Поиск и замена

Ø Отмена действий.

При редактировании работа проводится с диапазоном ячеек. Это может быть строка (А1:Е1), столбец (А1:А20), область (А2 :С15).

При выполнении операций копирования и перемещения следует иметь в виду, что формулы могут содержать три вида ссылок:

Ø Относительные (обозначение А1+В3),

Ø Абсолютные ($A$1+$B$3), двумерные ссылки

Ø Смешанные ($A1+B$1).

Есть еще один вид ссылок - трехмерные, связанные с местоположением ячейки на листе, например, Лист2!А3 - ячейка, Лист2:Лист6!А3:А5 - диапазон.

Относительные ссылки используются в формулах в тех случаях, когда вычисления нужно произвести по одной и той же формуле, но с разными данными. В этом случае при копировании формулы происходит пересчет с другими данными, расположенными по направлению копирования относительно исходных данных.

Абсолютные ссылки закрепляют какие-то данные (например, постоянный множитель), и при копировании вычисления происходят с одними и теми же закрепленными данными.

Смешанные ссылки фиксируют столбец или строку при копировании.

Основныегруппы функций для работы в ЭТ

1. Работа с файлами-книгами (открытие, сохранение, просмотр, печать, параметры страницы и т.д.).

2. Функции редактирования (копирование, вырезание, удаление, вставка, поиск и замена)

3. Функции форматирования (задание шрифта, размера, цвета текста, выравнивание и расположение в ячейке).

4. Вставка объектов (графических, формул, видео, звуковых, гиперссылок и т.д.).

5. Работа с окнами (переход из окна в окно, разделение на области).

6. Работа со структурированными данными или списками (сортировка, фильтрация, форма и т.д.).

7. Построение диаграмм.

8. Получение справки.

Работа со структурированными данными или списками в ЭТ

С точки зрения ЭТ список - это связанная информация в формате таблиц. Для организации списка каждому столбцу присваивается имя, затем вводятся данные.

При вводе всех данных по строкам формируются записи с полями, имена которых заданы в начале каждого столбца. Каждый столбец должен содержать однородную информацию, причем не допускаются пустые строки и столбцы списка.

Пример списка.

Данные о ГТД

Таможенное учреждение Регион Месяц Кол-во ГТД
Т/П Ростов-Авиа ЮФО Январь
Новороссийская таможня ЮФО Март
Адыгейская таможня ЮФО Январь

Над списками можно проводить следующие операции:

1. Сортировка - в меню ДАННЫЕ - СОРТИРОВКА указываются имена тех полей, которые нужно отсортировать и в каком порядке, по возрастанию или убыванию.

2. Фильтрация - в меню ДАННЫЕ - ФОРМА по кнопке "Критерий" вводятся условия фильтрации для поиска необходимых данных.

3. Подведение ИТОГОВ - в меню ДАННЫЕ - ИТОГИ (промежуточные или общие). Эту операцию можно проводить после сортировки списка.

4. Создание сводной таблицы - в меню ДАННЫЕ - СВОДНАЯ ТАБЛИЦА. Для автоматизации создания сводной таблицы используется "Мастер сводных таблиц". С помощью специального диалогового окна создается макет сводной таблицы. Данные сводной таблицы можно обновлять, если изменяются данные исходных таблиц.

Построение диаграмм в ЭТ

Самый эффективный метод представления данных с помощью графики. Он позволяет увидеть те закономерности, которые не всегда усматриваются в таблице чисел. Электронная таблица Excel предоставляет пользователю богатый выбор диаграмм.

F Диаграмма - это графическое представление табличных данных.

В зависимости от задачи можно использовать:

Ø Линейный график

Ø Столбиковую диаграмму

Ø Круговую диаграмму

Ø Точечную диаграмму

Ø Цилиндрическую

Ø Коническую и т.д.

Диаграммы создаются с помощью "Мастера диаграмм". Технология создания диаграммы представлена следующими шагами:

Ø Выделение диапазона ячеек (смежных и несмежных) с заголовками.

Ø Запуск мастера диаграмм.

Ø Выбор типа диаграммы.

Ø Задание параметров диаграммы - название оси категорий (Х), оси значений (У), название диаграммы, легенда (обозначения полей) и др.

Ø Для объемных диаграмм можно изменить угол поворота.

FВ ЭТ можно создавать интегрированные документы

С помощью гиперссылок можно установить связь с другими листами одной и той же книги или отдельно созданной книги. Кроме того, можно связать книгу Excel с различного рода документами, созданными в интегрированной среде, такой как Microsoft Office, а также с файлами, созданными другими приложениями.

Средства анализа данных в ЭТ Excel

Средства анализа данных включают:

Ø Основные встроенные функции;

Ø Финансовый анализ;

Ø Статистический анализ;

Ø Анализ "что-если".

Функции - это специальные, заранее созданные формулы, которые позволяют легко и быстро выполнять сложные вычисления. Microsoft Excel имеет более 300 встроенных функций, которые выполняют широкий спектр различных вычислений.

Полное описание всех функций изложено в справочной системе Excel. Здесь приводятся примеры использования некоторых основных встроенных функций общего использования и отдельно выделены функции для финансового и статистического анализа.

Синтаксически функция состоит из двух частей: имени функции и одного или нескольких аргументов, заключенных в скобки. В качестве аргументов должны быть исходные данные и результаты вычислений, которые заносятся в ячейки электронной таблицы. Функции являются часть формул и могут входить в состав выражения формулы. Аргументами могут быть числовые значения, текстовые, логические, массивы, адреса и имена ячеек.

Основные встроенные функции

Среди основных встроенных функций следует выделить следующие группы: математические, логические, текстовые, функции просмотра и ссылок.

Среди математических функций можно выделить наиболее часто используемые:

¨ СУММ(числа) - для суммирования чисел диапазона,

¨ ABS(число) - для нахождения абсолютного значения числа или формулы,

¨ ЗНАК(число) - для определения знака числа,

¨ ЦЕЛОЕ(число) - для округления числа до ближайшего целого,

¨ СЛЧИС() - для генерации случайных чисел между 0 и 1,

¨ СЛУЧМЕЖДУ(начало;конец) - для генерации случайных чисел между заданными числами начало и конец,

¨ КОРЕНЬ(число) - для нахождения квадратного корня (положительного),

¨ ФАКТОР(число) - для вычисления факториала числа,

¨ ПРОИЗВЕД(числа) - для перемножения чисел,

¨ EXP (число) - для возведения числа е в заданную степень,

¨ СТЕПЕНЬ(число;степень) - для возведения числа в заданную степень,

¨ LN (число) - для вычисления натурального логарифма заданного числа,

¨ SIN(число) -для вычисления синуса угла, заданного в радианах,

¨ COS(число) -для вычисления косинуса угла, заданного в радианах,

¨ TAN(число) -для вычисления тангенса угла, заданного в радианах,

Кроме математических функций в пакете анализа содержатся, так называемые инженерные функции для научных расчетов, текстовые функции для преобразования чисел в строки и наоборот, поиска и замены.

В MS EXCEL содержится богатый набор логических функций:

¨ ЕСЛИ(лог_выражение;значение_если_истина; значение_если_ложь) - для вычислений в зависимости от условий,

¨ И, ИЛИ, НЕ - для создания сложных логических выражений и др.

Столь богатый набор функций позволяет производить сложные расчеты для построенных в ЭТ математических моделей каких-либо процессов и явлений.

Финансовый анализ

Финансовые функции Excel позволяют выполнять такие обычные финансовые вычисления, как определение чистой текущей стоимости и будущего значения вложения без построения длинных и сложных формул.

Многие из финансовых функций имеют одинаковые аргументы, такие как:

¨ Будущий объем вложения в конце срока (0, если опущен)

¨ Изменяющиеся периодические выплаты

¨ Срок вложения

¨ Постоянные периодические выплаты

¨ Число, обозначающее, когда должна производиться выплата (0, если опущен)

¨ Номер конкретной периодической выплаты

¨ Текущая стоимость вложения

¨ Процентная или учетная ставка

Финансовый анализ представлен следующими функциями:

¨ НАКОПДОХОД - Возвращает накопленный доход по ценным бумагам с периодической выплатой процентов.

¨ НАКОПДОХОДПОГАШ - Возвращает накопленный доход по ценным бумагам, процент по которым выплачивается в срок погашения.

¨ АМОРУМ - Возвращает величину амортизации для каждого периода. Эта функция предназначена для французской системы бухгалтерского учета. Если имущество приобретается в середине бухгалтерского периода, то учитывается пропорционально распределенная амортизация.

¨ ОБЩПЛАТ - Возвращает накопленный доход по займу между двумя периодами выплат.

¨ ОБЩДОХОД - Возвращает основные выплаты по займу между двумя периодами.

¨ БЗ - Возвращает будущее значение вклада на основе периодических постоянных платежей и постоянной процентной ставки.

¨ БЗРАСПИС - Возвращает будущее значение основного капитала после начисления сложных процентов. Функция БЗРАСПИС используется для вычисления будущего значения инвестиции с переменной процентной ставкой.

¨ ПЛПРОЦ - Возвращает платежи по процентам за данный период на основе периодических постоянных выплат и постоянной процентной ставке.

¨ КПЕР - Возвращает общее количество периодов выплаты для данного вклада на основе периодических постоянных выплат и постоянной процентной ставки.

¨ ППЛАТ - Вычисляет величину выплаты по ссуде на основе постоянных выплат и постоянной процентной ставки.

¨ ОСНПЛАТ - Возвращает величину выплаты на данный период на основе периодических постоянных платежей и постоянной процентной ставки.

¨ ПЗ - Возвращает текущий объем вклада. Текущий объем - это общая сумма, которую составят будущие платежи. Например, когда вы берете взаймы деньги, заимствованная сумма и есть текущий объем для заимодавца.

¨ И многие другие функции, сведения о которых можно найти в справочном руководстве электронной таблицы MS Excel.

Статистический анализ

В состав Microsoft Excel входит набор средств анализа данных (называемый пакет анализа), предназначенный для решения сложных статистических и инженерных задач. Для проведения анализа данных с помощью этих инструментов следует указать входные данные и выбрать параметры; анализ будет проведен с помощью подходящей статистической или инженерной макрофункции, а результат будет помещен в выходной диапазон. Другие инструменты позволяют представить результаты анализа в графическом виде.

Анализ "что-если"

Одно из основных достоинств Excel состоит в том, что он позволяет легко и быстро проводить анализ исследований, изменяя исходные данные и получая результаты. Автоматическое обновление вычислений обеспечивает обратную связь с экспериментами.

Существует ряд средств, которые позволяют проводить анализ "что-если":

Ø Диспетчер сценариев;

Ø Подбор параметра;

Ø Поиск решения.

Заказать ✍️ написание учебной работы
Поможем с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой

Сейчас читают про: