Обмін даними між MS Access 2000 та іншими додатками Windows

Тема 4. Організація машинної бази (4 год)

САМОСТІЙНЕ ОПРАЦЮВАННЯ

Технологія створення баз даних у середовищі СКБД MS Access 2000.

Місrоsoft Ассеss 2000 - високопродуктивна система керування базами даних, яка входить у склад професійної версії інтегрованого пакета Місгоsoft Оfficе 2000. МS Ассеss призначена для зберігання і одержання даних, подання їх у зручному вигляді і автоматизації операцій, які часто повторюються.

Ассеss - це реляційна СКБД. За допомогою Ассеss можна одержати доступ до будь-яких даних будь-якого типу і використовувати одночасно кілька таблиць бази даних. Використання реляційної СКБД дає змогу скоротити структуру даних і, отже, полегшити виконання роботи. Можна пов'язати таблицю Ассеss з даними, які зберігаються на великій ЕОМ або на сервері, а також використовувати таблицю, створену в Рагаdох чи dBasе. Можна швидко і без найменших проблем комбінувати дані Ассеss з даними Ехсеl.

Система Ассеss - це набір інструментів кінцевого користувача для керування базами даних. Ассеss працює з об'єктами, до яких належать таблиці, запити, форми, звіти, макроси і модулі.

Microsoft Access надає вам максимальну свободу в завданні типу даних: текст, числові дані, дати, час, грошові значення, малюнки, звук, документи, електронні таблиці. Ви можете задати також формати зберігання (довжина рядка, точність представлення чисел і дати часу) і надання цих даних при виведенні на екран або друк. Для упевненості, що в базі даних зберігаються тільки коректні значення, можна задати умови на значення різного ступеня складності.

Оскільки Microsoft Access є сучасним додатком Windows, ви можете використовувати всі можливості DDE (Dynamic Data Exchange, динамічний обмін даними) і ОLЕ (Оbject. Linking and Embedding, зв'язок і упровадження об'єктів). DDE дозволяє здійснювати обмін даними між Access і будь-яким іншим підтримуючим DDE додатком. В Access ви можете за допомогою макросів або Access Basic здійснювати динамічний обмін даними з іншими додатками. OLE є більш витонченим засобом Windows, яке дозволяє встановити зв'язок з об'єктами іншого додатку або упровадити які-небудь об'єкти в базу даних Access. Такими об'єктами можуть бути картинки, діаграми, електронні таблиці або документи з інших підтримуючих ОLЕ додатків Windows.

Microsoft Access може працювати з великим числом найрізноманітніших форматів даних, включаючи файлові структури інших СУБД. Ви можете здійснювати імпорт і експорт даних з файлів текстових редакторів або електронних таблиць. За допомогою Access можна безпосередньо - обробляти файли Рагаdох, dВАSE III, dВАSЕ IV, FохРго і ін. Можна також імпортувати дані з цих файлів в таблицю Access.

СУБД дозволяє працювати з даними, застосовуючи різні способи. Наприклад, ви можете виконати пошук інформації в окремій таблиці або створити запит з складним пошуком по декількох зв'язаних між собою таблицях або файлах. За допомогою однієї єдиної команди можна відновити зміст окремого поля або декількох записів. Для читання і коректування даних ви можете створити процедури, що використовують функції СУБД. У систем багато кого є розвинуті можливості для введення даних і генерації звітів.

В Microsoft Access для обробки даних таблиць використовується могутня мова SQL (Structured Query Language - Структурована мова запитів). Використовуючи її, ви можете виділити з однієї або декількох таблиць необхідну для вирішення конкретної задачі інформацію. Access значно спрощує задачу обробки даних. Щоб примусити Microsoft Access вирішувати ваші задачі, вам абсолютно не вимагається знати мову SQL. При будь-якій обробці даних з декількох таблиць використовує одного разу задані вами зв'язки між таблицями. Ви можете сконцентрувати свої зусилля на рішенні інформаційних проблем, не затрачувавши сил на побудову складної системи, яка відстежує у вашій базі всі зв'язки між структурами даних. В Microsoft Access є також простий і в той же час багатий можливостями засіб графічного завдання запиту - так званий «запит за зразком» (QBE, query example), яке використовується для завдання даних, необхідних для вирішення деякої задачі. Використовуючи для виділення і переміщення елементів на екрані стандартні прийоми роботи з мишею в Windows і декілька клавіш на клавіатурі, ви можете буквально за секунди побудувати досить складний запит.

В світлі вищесказаного для автоматизації рішення задач нам необхідна могутня реляційна СУБД і система розробки додатків. Практично всі існуючі СУБД мають засоби розробки додатків, які можуть бути використаний програмістами або кваліфікованими користувачами при створенні процедур для автоматизації управління і обробки даних. На жаль, багато систем розробки додатків для створення процедур вимагають знання деякої мови програмування, наприклад С або XBase. Не дивлячись на всю їх силу і багатство засобів, для успішного їх використовування від вас потрібна наявність певної професійної підготовки і досвіду роботи з ними. На щастя, є засоби, що дозволяють легко проектувати і створювати додатки для роботи з базами даних без знання мови програмування. Робота в Microsoft Access починається з визначення реляційних таблиць і їх полів, які міститимуть дані. Відразу після цього ви за допомогою форм, звітів і макросів зможете визначати дії над цими даними.

Форми і звіти можна використовувати для завдання форматів виведення даних на екран і додаткових обчислень. Що в цьому випадку міститься у формах і звітах формати і інструкції по проведенню обчислень відокремлені від даних (що знаходиться в таблицях), так що можна мати повну свободу дій у використовуванні даних, не міняючи при цьому самі дані - достатньо створити додаткову форму або звіт, використовуючи ті ж самі дан і. Якщо довестися автоматизувати деякі дії, то для встановлення зв'язків між певними формами і звітами або для виконання певних дій як відгук на деяку подію (наприклад, зміна даних в деякому полі форми) можна без особливих зусиль створити макроси. Якщо будуть потрібно більш витончені засоби, наприклад бібліотечні утиліти Windows, можна написати процедуру на Access Basic.