Рабочие книги и файлы

Рабочая книга представляет собой единицу организации данных и состоит из рабочих листов. При создании или открытии рабочей книги она будет открыта в отдельном окне. Закрытие окна означает и завершение работы с рабочей книгой.

Данные, сохраненные в виде файлов из других приложений (сохраненные в других форматах), могут быть импортированы в Excel для обработки. Информация, с которой вы работаете в Excel, может быть сохранена в других форматах, и, таким образом, экспортирована.

Как и в других Windows-программах, обмен данными в Excel может осуществляться через буфер обмена или с использованием механизма Drag & Drop (перетащить и положить).

С помощью механизмов OLE и DDE можно задавать внедрения и связывания объектов в Excel.

Чтобы получить доступ к сохраненным ранее данных, нужно открыть соответствующий им файл.

Работа с книгой

Новая рабочая книга содержит по умолчанию 3 рабочих письма (в предыдущих версиях - 16) с временными именами «Лист1», «Лист2», «Лист2». Выше уже было рассмотрено, как можно сделать любо лист активным, используя область ярлыков рабочих листов.

Типы листов в рабочей книге

Excel позволяет пользователю включать в рабочую книгу листы любого из пяти (шести в предыдущих версиях) доступных типов:

ü Рабочий (табличный) лист используется для ввода (сохранения) данных и выполнения вычислений.

ü Лист диаграммы предназначен для представления данных табличного листа в графическом виде. Диаграмма, однако, может быть также введена в табличный лист.

ü Лист окна диалога предназначен для создания пользователем собственных окон диалога.

 

Введение и форматирование данных в программе MS Excel.

Ячейки рабочего листа могут содержать различную информацию: текст, числовые значения, даты, время, формулы. Чтобы поместить данные в определенную ячейку рабочего листа, необходимо выбрать нужную ячейку, ввести данные и подтвердить ввод. Excel при этом автоматически распознает тип вводимых данных. Содержимое вводимого отображается в строке формул. Кроме того, в этой же строке появляются рассмотренные ранее кнопки для обработки содержимого ячейки.

Введение данных завершается нажатием клавиши < Enter >. Часто гораздо удобнее для завершения ввода использовать клавиши управления курсором. В этом случае после ввода текущая ячейка смещается в соответствующем направлении. Отменить ввод позволяют клавиша < Esc >.

Введение текста

Любые вводимые данные, которые Excel не воспринимает как числовые значения, значения даты, времени или формулы, интерпретируются как текст. Как текстовые воспринимаются также любые данные, перед которыми при введении указанный апостроф (').

Введение формул

Формула в Excel должна начинаться с математического оператора, например, со знака равенства (=), или знака плюс (+), или знака минус (-). Формулы кроме операций (часто употребляют термин - операторы) могут содержать константы, адреса ячеек, имена диапазонов, функции. Сразу после завершения ввода выполняются вычисления, и в ячейке отображается результат вычислений. Сама формула, сохраняется в активной ячейке, отображается в строке формул.

Правка данных

Содержимое ячейки на любом этапе можно изменить, заменив его другим значением или подправив только часть содержимого.

Если при вводе значения подтверждение конца ввода еще не было дано (то есть значение пока еще не стало содержанием ячейки), редактируйте, как показано в строке формул, обычным способом.

Для замены содержания ячейки выберите ячейку и введите новое значение.

Для частичного изменения содержания ячейки можно, выбрав ее, нажать клавишу < F2 >, или щелкнуть мышью в строке формул, или дважды щелкнуть непосредственно на ячейке. После этого Excel позволит редактировать значения, или используя строку формул или непосредственно в самой ячейке.

Выделение области

Выделение выполняется для обозначения области, в которой должна выполняться следующая команда или функция. Выделенная область может состоять из одной ячейки, одного диапазона (прямоугольного), нескольких несмежных диапазонов, нескольких полных строк или столбцов рабочего листа, всех ячеек рабочего листа. Выделенные ячейки отображаются инверсно. Большинство выполняемых команд относятся к активной ячейке или выделенной области.

Внутри выделенного диапазона можно перемещать указатель активной ячейки клавишами <Tab> и <Shift + Tab>. Нажатие любой другой клавиши управления курсором или щелчок мышью приведут к снятию выделения диапазона, при этом выбранная ячейка станет активной.

Создание собственных списков пользователя

В дополнение к имеющимся встроенным спискам Excel позволяет создать и сохранить собственные списки (ряды данных), которые будут применяться операцией автозаполнения. Для создания собственного списка:

Выполните команду «Сервис – Параметры» и в окне диалога «Параметры», перейдите на вкладку «Список».

Форматирование

Параметры форматирования для ячейки задают различными способами. Перед заданием формата нужно выделить необходимые ячейки или диапазон ячеек.

Для задания параметров форматирования в окне диалога можно выполнить команду «Формат – Ячейки...», или выбрать из контекстного меню команду «Формат ячеек...», или воспользоваться комбинацией клавиш <Ctrl + 1>.

Рамки и цветовое оформление

К любому диапазону ячеек рабочего листа можно добавить рамку и узор. Для этого, как обычно, выделите нужные ячейки, иначе добавление рамки или узора будет относиться только к активной ячейке и выполните команду «Формат – Ячейки...». Для добавления рамки в окне диалога «Формат ячеек», перейдите на вкладку «Граница» и выберите позицию рамки, тип и цвет линии. Добавление рамки значительно легче распознать, если задано сокрытия линий сетки разграфки рабочего листа (параметр «сетка» на вкладке «Вид» окна диалога «Параметры», которое вызывается командой «Сервис – Параметры...»).

Создание диаграмм в MS Excel.

Основные понятия

Диаграммы используются для графического отображения и анализа данных рабочего листа.

Диаграмму можно внедрить как объект в рабочий лист, содержащий исходные данные. Таким образом, данные, на основе которых построена диаграмма, и сама диаграмма будут отображены рядом и в таком виде могут быть распечатаны. Внедренные диаграммы сохраняются как объекты рабочего листа в рабочей книге.

Диаграмму можно создать на отдельном листе - листе диаграмм. При этом лист диаграмм будет вставлен в рабочую книгу и сохранен вместе с другими листами рабочей книги.

Диаграмма, независимо от места ее размещения, будет связана с исходными данными рабочего листа (на основе которых она построена). Изменение данных в листе автоматически приведет к изменениям в диаграмме.

Для построения новой диаграммы Excel предоставляет в помощь пользователю мастера диаграмм, что делает этот процесс максимально интуитивно понятным. Создание диаграммы сводится к выделению диапазона ячеек, содержащих исходные данные, и активизации мастера диаграмм. Далее, в выведенных последовательно на экран окнах мастера диаграмм, стоит задать нужные параметры создаваемой диаграммы, определяющие ее вид, оформление, специфику рассмотрения исходных данных.

При работе с диаграммами удобно использовать панель инструментов «Диаграммы», что позволяет, например, легко изменить тип диаграммы. С помощью панели инструментов «Диаграммы» можно создать диаграмму сразу без помощи мастера диаграмм. Для отображения указанной панели на экране выполните команду «Вид – Панели инструментов» и укажите ее имя. Можно также выбрать имя панели из контекстного меню любой отраженной панели инструментов.

Типы диаграмм

Excel предоставляет на выбор 34 различных типов диаграммы, для каждого из которых существует несколько видов. Путем выбора другого типа диаграммы или иного вида можно значительно изменить информативность и наглядность диаграммы. Изменение типа диаграммы может относиться как ко всей диаграмме, так и к отдельному ряду или категории данных. При этом создаются смешанные диаграммы.