Подготовка зала и оборудования

Общие требования к помещению и к его подготовке (среди которых главное — четкое разграничение двух зон ньюсмейкера и СМИ) были изложены выше. Однако отметим, что даже «объективно подходящее» помещение нуждается в специальной подготовке.

На стол, за которым будут сидеть спикеры, ставят таблички, на них фамилию, имя, отчество спикеров указывают полностью и достаточно крупно. Табличка изготавливается из обыкновенного (А4) листа офисной бумаги, сложенного «домиком», но лучше использовать более плотную бумагу. Если ваша организация проводит пресс-конференции часто, лучше сделать их из пластика. В этом случае возможно нанесение на них фирменной символики.

ПРАКТИЧЕСКАЯ РЕКОМЕНДАЦИЯ. Фамилия, имя, отчество и должность спикера должны быть повторены на обратной стороне таблички, обращенной к выступающему, чтобы он без труда смог найти свое место за столом.

Подготовительный этап пресс-конференции         205

Более подробные данные о спикерах (ученые звания, членст-в международных организациях и пр.) на табличках указывать стоит. Во-первых, этого все равно не будет видно. Во-вторых, мя придется писать мельче. В-третьих, эта информация уже дана в материалах, составивших пресс-кит.

Желательно на стене за столом участников разместить логотип организации, в этом случае он с наибольшей вероятностью попадет в поле зрения видеокамер. Даже если камер нет, его стоит повесить для обозрения журналистов. Изображение логотипа целесообразно изготовить на твердом или мягком пластике.

Все необходимое оборудование должно быть установлено и проверено за полчаса до начала пресс-конференции. И журналистов, да и спикеров раздражают неисправный проектор или колонки, исходящие треском. Поэтому лучше провести окончательную отладку заранее.

Каждый журналист на пресс-конференции получает подборку информационных материалов об организации, именуемую «пресс-кит». Иногда в пресс-кит приходится оперативно вносить изменения — кто-то из обещанных в релизах-анонсах спикеров не пришел, вместо него явился другой. Соответственно поменялся и сценарный план пресс-конференции. Старая информация, не соответствующая тому, что происходит на самом деле, журналистов раздражает.

У каждого спикера должны быть:

• микрофон (радиомикрофон может быть один на двух человек, но у модератора должен быть свой);

• бутылка минеральной воды (до 1 литра — и обязательно без газа);

• стакан (строго персонально; пластиковые стаканчики и пестрые кружки со смешными физиономиями — из таких в офисах пьют чай — не годятся);

• бумага и ручка для записей.

Минеральной водой, а также бумагой для записей стоит обеспечить и журналистов. Еще лучше, если блокнот и ручка с фирменной символикой будут выдаваться журналистам вместе с информационными материалами. С одной стороны — сувенир на память, с другой — полезная вещь. Даже пользуясь цифровыми диктофонами и компьютерами, большинство из них (включая телевизионщиков) по традиции делают пометки обыкновенной шариковой ручкой.

Раздел 3. Организация и проведение пресс-конференций

За кулисами модератор (или координатор) проводит со спикерами последнее совещание. Уточняется регламент, возможно, разрабатывается система условных знаков, которые будет подавать модератор в случае, если спикер нарушил регламент.

В заключение воспользуемся удачной находкой украинского специалиста по коммуникациям Р. Гандапаса (его статья впервые напечатана в журнале «Рекламное измерение». 2001. № 1, впоследствии была неоднократно воспроизведена в Интернете). Этот небольшой по объему материал является хорошим советчиком для тех, кто впервые проводит пресс-конференцию. Но немало любопытного здесь могут найти и более опытные специалисты. В частности, Р. Гандапас предлагает 15 контрольных вопросов, которые стоит задать самому себе, если спикер — вы сами:

1. Каковы состав и размер аудитории?

2. Какова ее компетентность в вопросе?

3. Какова продолжительность моего выступления?

4. Кто будет руководить пресс-конференцией?

5. Кто и каким образом представит меня?

6. Требуется ли от меня использование видеоматериалов, слайдов?

7. В каком помещении состоится встреча?

8. Нужен ли мне микрофон?

9. Буду я выступать из-за стола, кафедры или со сцены?

 

10. Буду ли я говорить по написанному плану или воспроизводить по памяти?

11. Как я могу с самого начала вызвать интерес к своему выступлению?

12. Репетировал ли я свое выступление?

13. Могу ли я сократить длинные фразы?

14. Могу ли записать свое выступление для последующего анализа?

15. Что мне надеть?

И еще один вопрос, который необходимо задать организаторам: для чего на пресс-конференцию придут журналисты?

Конечно, получить информацию, осветить деятельность организации в СМИ. Но для подготовки спикера и модератора очень важно правильно понимать мотивы представителей СМИ. Ольга Дейнега (система «Триз-Шанс») с иронией, но в целом

Проведение пресс-конференции

207

проницательно, заметила, что на пресс-конференцию журналист идет:

• как в театр — на спектакль (интересная, актуальная, понятная, новая и т. д. тема встречи);

• как в театр — на актера (интересная, известная, значимая и т. д. личность);

• как в театр — на актера, хорошо знакомого, лично пригласившего на премьеру, где он играет главную роль;

• выполняя задание редакции (не стоит тратить время, но шеф велел) или желая попасть на фуршет;

• для поддержания хороших отношений с дружественной фирмой;

• повод пообщаться с коллегами;

• как в театр — в качестве актера;

• использовать трибуну пресс-конференции для своих целей (сделать собственную рекламу и т. д., особенно если есть журналисты с радио и телевидения).

Самое разумное, что можно сделать — позволить журналисту получить то, за чем он шел на пресс-конференцию! И это то, о чем нужно вспомнить, приступая непосредственно к проведению мероприятия.

3.3. Проведение пресс-конференции

Начало пресс-конференции: первые выступления модератора и спикера

Отступление от назначенного времени начала пресс-конференции на 5—10 минут допустимо и даже желательно (за это время приходят опоздавшие журналисты). Однако задержка продолжительностью свыше 15 минут вызывает раздражение аудитории. Многие телевизионщики как раз на 10—15 минут и приходят — чтобы взять информационные материалы («рыбу» для текста сюжета) да «нащелкать» картинок. Не удалось им это сделать — не будет и сюжета в новостях, так долго подготавливавшегося.

Продолжительность пресс-конференции не должна превышать полутора часов, не более двух, если предусмотрены фуршет и неформальные беседы с представителями СМИ. Важно пра-

208            Раздел 3. Организация и проведение пресс-конференций

вильно распределить время мероприятия и четко это разделение соблюдать. Этому поможет сценарный план (напомним, передавать этот план журналистам в составе пресс-кита можно, только если есть уверенность в его безоговорочном осуществлении).

Попробуем рассмотреть на практике типовой сценарный план и сложности, возникающие при его осуществлении. Здесь речь пойдет более об организационной проблематике, подробности и рекомендации содержательного плана были изложены раньше. По сути, главным лицом, которое может либо загубить, либо блестяще осуществить мероприятие, становится модератор. Спикер (надеемся на это!) уже подготовлен, его задача — не отступить от намеченного сценария, в крайнем случае — адаптироваться к резким поворотам обсуждения. Но вот чтобы таких поворотов не было и все шло по намеченному сценарию, следит модератор, работа которого напоминает работу импровизатора на каком-нибудь джазовом инструменте.

Существуют две модели поведения модератора (табл. 18). Согласно одной из них («западной») модератор не должен обнаруживать своего знакомства с журналистами, вести себя кор-ректно-отстраненно («ничего личного»). Это связано с высокими этическими требованиями, предъявляемыми в западной традиции к СМИ. Если модератор будет «на короткой ноге» с журналистами, тех могут заподозрить в ангажированности. Вторая («отечественная») модель позволяет смотреть на вопросы отношений модератор—журналисты более свободно, превращая их коммуникацию на пресс-конференции именно в общение, диалог. Первая модель больше подходит органам госуправления и крупным корпорациям, вторая — фирмам поменьше и провинциальным организациям. Здесь нет смысла делать вид, что никто никого не знает. Лучше это знание обратить в позитив: эмоциональное соучастие, душевность.

Эти краткие рекомендации стоит иметь в виду при подготовке спикера к выступлению. У него, по сути, две задачи: информативно, эмоционально и убедительно произнести вступительную речь и достойно выглядеть в общении с журналистами.

Открывает конференцию, как правило, модератор. Он не просто представляет спикеров, но и очень коротко, буквально в одном предложении обозначает ключевую тему пресс-конференции. Он же предоставляет слово спикеру.