Обработка документов

Бухгалтерская обработка документов должна состоять из следующих стадий:

1- Контроль документов:

1)формальная проверка, во время которой проверяют фактическое заполнение всех реквизитов, чтобы придать документу юридическую силу

2)арифметическая проверка, в ходе которой проверяют умножение цифр по горизонтали и сумму по вертикали

3)проверка документов по существу, в ходе которой определяют правомерность хозяйственной операции, выявляют подлинность подписей лиц давших разрешение на проведение данной операции.

2- Таксировка документов -предусматривает переход от натуральных и трудовых к денежным показателям

3-Группировка показателей и их запись в соответствуюие бух.документы.

В архиве организации годовые отчеты хранятся 10 лет, квартальные отчеты 3 года, инвентарные карточки – 3 года, лицевые счета работников – 75 лет.

При необходимости в документ могут быть внесены исправления, однако они должны быть дополнительно оговорены и подтверждены подписями всех лиц, подписавших документ изначально.

В кассовых и банковских документах исправления не допускаются. При наличии ошибки выписывается новый документ.

20. Документооборот и его организация.

Своевременнее создание и обработка первичных документов, а также передача их в архив производится в организации соответствие с утвержденным графиком документооборота.Документооборотом называется определяют места выписки документов, формы бланков, порядок заполнение отдельных реквизитов.Проверка документов в бухгалтерии осуществляется по форме и по существу операций. Прием документов по форме определяется соответствующим бланков документа и наличием всех регуляторов. Проверка по существу – это проверка соответствия хозяйственной операции действующему законодательству.Документация в бухгалтерии подвергается также арифметической проверке. Группировка документов – это подбор их по экономически однородным признакам. Таксировка – это перевод натуральных и трудовых измерителей в денежный измеритель. Контировка – это указание в первичных документах корреспонденции счетов по хозяйственной операции.После прохождения этих этапов движения информация из первичных документов переносится в учетные регистры на основании которых состоится отчетность организации.

Поэтому понятие документооборота включает в себя: график прохождения документов, контроль за правильностью оформления документов и отражением на счетах бухгалтерского учета. Документооборот позволяет установить количество необходимых документов и число работников, которые работают с данными документами. При составлении графика должны быть соблюдены следующие требования: – в документах, принимаемых бухгалтерией, должны быть заполнены все реквизиты;– при приемке документов производится проверка по существу, по форме, арифметическая;– исправления в документах должны быть произведены корректурным способом и т.д. При составлении графика документооборота главный бухгалтер устанавливает круг лиц работящих с определенными документами. До их сведения доводятся правила оформления, сроки представления в бухгалтерию этих документов. Организация документооборота имеет большое значение, так как усиливает контрольные функции учета, ускоряет сроки составления бухгалтерской отчетности, повышает оперативность бухгалтерского учета.

23. При ведении записей в учетных регистрах могут быть допущены различные ошибки. Основным приемом выявления ошибок является проверка правильности перенесения в учетные регистры информации из первичных документов, т.е. сплошная последовательная сверка записей с первоисточниками (пунктировка записей).Для исправления допущенных ошибок в записях по счетам используются следующие способы: 1. Корректурный способ используется в тех случаях, когда корреспонденция счетов не затронута ошибкой, либо ошибка обнаружена до выведения итога в регистре и подсчета оборота за данный месяц. При этом ошибочная запись зачеркивается тонкой чертой (чтобы при необходимости ее можно было прочесть), а правильная сумма надписывается сверху. Следует помнить, что зачеркивается все число, даже если допущена ошибка только в одной цифре. Напротив, по краю документа делают надпись «исправлено», ставят дату, фамилию и подпись лица, осуществившего поправку. (4420 7420 Испр. Семь тысяч четыреста двадцать).2. Способ дополнительных проводок используется в случаях, когда в регистрах записана сумма меньше действительной, то есть при отражении операции указана правильная корреспонденция счетов, но занижена ее сумма. Для исправления такой ошибки составляется дополнительная бухгалтерская проводка той же корреспонденции счетов на разность между действительной и заниженной суммами операции. 3. Способ «красноесторно» (отрицательная запись) применяется для исправления ошибочной корреспонденции счетов или большей, чем следовало, суммы. Исправительная проводка или сумма записывается красными чернилами. Если же используются обычные (синие или черные) чернила, то исключаемая сумма берется в рамку.

21. Учетные регистры, их роль в бухгалтерском учете. Характеристика учетных регистров.

Учетные регистры отличаются между собой по внешнему виду, назначению, по содержанию записей, по форме графления и т.д.

Группировка информации, содержащейся в первичных документах, осуществляется с использованием регистров бухгалтерского учета. Учетные регистры – это бухгалтерские документы, в которых осуществляется регистрация первичных или сводных документов с соблюдением определенных правил и порядков. Сущность регистрации состоит в том, что в учетный регистр в краткой форме переносится содержание документа, сумма, корреспонденция счетов.
Учетные регистры представляют собой таблицы специальной формы в виде карточек, книг (журналов), отдельных листов, машинограмм, полученных при помощи вычислительной техники.
По характеру записей учетные регистры делятся на хронологические, систематические и комбинированные.
Хронологические регистры используются для записей хозяйственных операций по мере их совершения и поступления документов в бухгалтерию без определенной группировки по счетам. Такие регистры обеспечивают контроль за полнотой бухгалтерских записей и сохранностью поступающих документов. Систематические регистры — это регистры, в которых документы регистрируются в определенной системе (группировке). Комбинированные регистры сочетают хронологические и систематические записи (например, журнал-ордер №1 к счету «Касса» и ведомость к нему, книга учета хозяйственных операций и др.). По содержанию (степени детализации информации) регистры делят на синтетические, аналитические и совмещающие синтетический и аналитический учет.
Регистры синтетического учета предназначены для записи хозяйственных операций по синтетическим счетам. Регистры аналитического учета используют для записей по аналитическим счетам. По строению регистры подразделяются на односторонние, двухсторонние, многографные, линейные, шахматные.
Односторонние регистры применяются для аналитического учета материалов, денежных средств и расчетов (кассовая книга, карточки складского учета материалов, карточки по учеты расчетов (контокоррентные) и др.).
Двухсторонние регистры — регистры, в которых счет открывается на двух развернутых страницах книги (на левой странице — дебет, на правой — кредит). Многографные регистры применяются для детализации дебетовых или кредитовых оборотов.
Линейные регистры являются разновидностью многографных регистров. Каждый аналитический счет отражается только на одной строке, что дает возможность разделить синтетический счет на неограниченное количество аналитических счетов.
Шахматные регистры используются для одновременного отражения суммы по дебеты одного счета и кредиту другого.
В зависимости от материальной основы учетные регистры подразделяются на бумажные регистры и безбумажные регистры. При ведении регистров бухгалтерского учета на машинных носителях информации должна быть предусмотрена возможность их вывода на бумажные носители информации.

22. Способы и требования к записям в учетные регистры.

Запись хозяйственных операций в регистры называется разноской операций. Разноска осуществляется на основании проставленной корреспонденции счетов на первичных документах. Способы записей в учетные регистры можно классифицировать по нескольким признакам. По характеру записи делятся на униграфические и диграфические. Униграфическая запись используется для ведения учета на забалансовых счетах, когда хозяйственная операция отражается только по дебету или только по кредиту счета. Диграфической называется запись, когда хозяйственная операция отражается по дебету одних и кредиту других счетов (двойная запись). Диграфические записи могут быть:
простыми, когда хозяйственная операция отражается по дебету одного счета и по кредиту другого счета в одинаковой сумме;
сложными, когда дебет одного счета может корреспондировать с кредитами нескольких счетов и наоборот, кредит одного счета — с дебетами нескольких счетов; при этом сумма записей по дебету должна быть равна сумме записей по кредиту счетов;
сторнировочными, т.е. исправительными записями методом «красноесторно». По признаку систематизации записи в учетные регистры подразделяются на: хронологические — это отражение хозяйственных операций в последовательности их совершения во времени, независимо от содержания; систематические — это регистрация хозяйственных операций согласно их содержанию на соответствующих счетах бухгалтерского учета посредством двойной записи. В зависимости от техники ведения записи бывают:
ручными. Они производятся от руки, разборчиво, четко, без помарок и подчисток, синими или черными чернилами. машинными, которые производят при помощи пишущих устройств, компьютеров. По числу экземпляров различают:
простые (однократные) записи, которые дают один оттиск и получаются только в одном учетном регистре;
копировальные (многоразовые) записи, выполняемые при помощи копировальной бумаги или на самокопирующейся бумаге (например, под копировальную бумагу ведется кассовая книга).
В зависимости от формы регистра записи могут вестись линейно-позиционным или шахматным способом.
Линейно-позиционная запись характеризуется тем, что дебетовые и кредитовые обороты отражаются в одну линию. Шахматная запись — это запись хозяйственных операций в учетные регистры, при которой сумма, записанная один раз, будет отражена одновременно по дебету и кредиту соответствующих счетов.