Организационно-распорядительная документация

Бренд или логотип

 – Д/З

Иметь с собой лист формата А4 (несколько), линейку и карандаш.

 

Унификация документов производится в целях сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижения трудовых, временных и материальных затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности.

       Управленческая деятельность любой организации характеризуется набором функций,которые она выполняет.

       Каждая управленческая функция реализуется через комплекс (систему документов), характерных только для данной функции. Системы документации могут быть функциональными и отраслевыми. В отраслевых системах документации происходит документирование соответствующих видов деятельности и отражение их специфики.

       Результаты проведённой унификации документов доводятся до уровня обязательной правовой формы – стандарта, требование которого имеют обязательный характер в пределах сферы его действия (страны, отрасли, отдельной организации).

       Стандартизация – это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается «образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов».

Стандартизация сложный процесс. Ее элементами являются типизация, унификация, агрегирование.

       Унифицированная система документации (УСД) – это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

       В настоящее время разработаны и действуют следующие УСД:

- унифицированная система организационно-распорядительной документации;

- унифицированная система банковской документации;

- унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

- унифицированная система отчетно-статистической документации;

- унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

- унифицированная система документации по труду;

- унифицированная система документации Пенсионного фонда РФ;

- унифицированная система внешнеторговой документации.

На каждую УСД разработан государственный стандарт. Разработчиками УСД являются соответствующие министерства(ведомства), осуществляющие координацию в той или иной отрасли деятельности.

       Унифицированная форма документа – совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

       Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности, называется формуляром документа.

       Формуляр-образец документа – представляет собой модель построения документа, устанавливающую область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации является системой документации, применяемой в любой организации, учреждении, предприятии. ГОСТ Р 6.30-2003.

 

ДОКУМЕНТЫ И ИХ КЛАССИФИКАЦИЯ

 

 

КЛАССИФИКАЦИЯ
По средствам фиксации	Письменные
	Графические
	Фотокинодокументы
	Фонодокументы
По видам деятельности	Организационные
	Распорядительные
	Справочно-информационные
По месту составления	Внутренние
	Внешние
По содержанию	Простые
	Сложные
По форме	Индивидуальные
	Трафаретные
	Типовые
По срокам исполнения	Срочные
	Несрочные
По происхождению	Служебные
	Личные
По назначению	Подлинники
	Копии
	Выписки
	Дубликаты
По юридической силе	Подлинные	Действительные
	Подложные	Недействительные
По степени обязательности	Директивные
	Информационные

 

Простые – документы, содержащие один вопрос; сложные – два и более.

По срочности различают весьма срочные, срочные и несрочные.

По гласности – секретные – особая отметка «Совершенно секретно» (СС), «Секретно» (С).

Не секретные могут быть - «Для служебного пользования».

По форме – индивидуальные, типовые.

Индивидуальные – текст создается заново и не повторяется в других документах.

Типовые – имеют бланк с постоянной переменной (индивидуальной для каждого документа информацией).

По срокам хранения – постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения.

По способу воспроизведения – текстовые, графические…

       В предметной области «Делопроизводство» используются соответствующие классификаторы:

ОКУД – Общероссийский классификатор управленческой документации

ОКПО – Общероссийский классификатор предприятий и организаций

ОКОНХ – Общероссийский классификатор отраслей народного хозяйства

ОКАТО – Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления

ОКСО – Общероссийский классификатор специальностей по образованию

ОКИН – Общероссийский классификатор информации о населении

 

ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ

Организационные: устав, положения, инструкции, штатное расписание, структура и штатная численность, должностные инструкции, правила внутреннего распорядка, памятки;

Распорядительные: постановления. Приказы, указания, распоряжения, решения;

Справочно-информационные: справки, докладные (служебные) записки, объяснительные записки, акты, протоколы, телеграммы, телефонограммы, факсы, служебные письма.

С 01.07.2003 во всех федеральных органах государственной власти, на предприятиях всех организационно-правовых форм независимо от вида их деятельности введен ГОСТ Р 6.30-2003. Он устанавливает 30 реквизитов документа и строгое месторасположение и оформление каждого из этих реквизитов на листе бумаги формата А4 (210х297) и А5 (149х210). Каждому конкретному виду документа определен соответствующий состав реквизитов.