Режим коммерческой тайны

 

Права обладателя информации, составляющей коммерческую тайну, возникают с момента установления им в отношении такой информа­ции режима коммерческой тайны.[4]

Меры по охране конфиденциальности информации, принимаемые ее обладателем, должны включать в себя:

1) определение перечня информации, составляющей коммерческую тайну;

2) ограничение доступа к информации, составляющей коммерче­скую тайну, путем установления порядка обращения с этой ин­формацией и контроля за соблюдением такого порядка;

3) учет лиц, получивших доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, и/или лиц, которым такая информация была предоставлена или передана;

4) регулирование отношений по использованию информации, со­ставляющей коммерческую тайну, работниками на основании трудовых договоров и контрагентами на основании гражданско-правовых договоров;

5) нанесение нематериальные носители (документы), содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, грифа «Ком­мерческая тайна» с указанием обладателя этой информации (для юридических лиц — полное наименование и место нахождения, для индивидуальных предпринимателей — фамилия, имя, отче­ство гражданина, являющегося индивидуальным предпринима­телем, и место жительства).

Режим коммерческой тайны считается установленным после при­нятия обладателем информации, составляющей коммерческую тайну, мер, указанных в предыдущем перечне.

Наряду с этими мерами обладатель информации, составляющей коммерческую тайну, вправе применять при необходимости средства и методы технической защиты конфиденциальности этой информа­ции, другие не противоречащие законодательству Российской Феде­рации меры.[5]

Меры по охране конфиденциальности информации признаются разумно достаточными, если:

1) исключается доступ к информации, составляющей коммерче­скую тайну, любых лиц без согласия ее обладателя;

2) обеспечивается возможность использования информации, состав­ляющей коммерческую тайну, работниками и передачи ее контр­агентам без нарушения режима коммерческой тайны.

Режим коммерческой тайны не может быть использован в целях, противоречащих требованиям защиты основ конституционного строя, нравственности, здоровья, прав и законных интересов других лиц, обеспечения обороны страны и безопасности государства.

В целях охраны конфиденциальности информации работодатель обязан:

1) ознакомить под расписку работника, доступ которого к инфор­мации, составляющей коммерческую тайну, необходим для вы­полнения им своих трудовых обязанностей, с перечнем информа­ции, составляющей коммерческую тайну, обладателями которой являются работодатель и его контрагенты;

2) ознакомить под расписку работника с установленным работода­телем режимом коммерческой тайны и с мерами ответственно­сти за его нарушение;

3) создать работнику необходимые условия для соблюдения, им ус­тановленного работодателем режима коммерческой тайны.

Доступ работника к информации, составляющей коммерческую тай­ну, осуществляется с его согласия, если это не предусмотрено его тру­довыми обязанностями.[6]

В целях охраны конфиденциальности информации работник обязан:

1) выполнять установленный работодателем режим коммерческой тайны;

2) не разглашать информацию, составляющую коммерческую тайну, обладателями которой являются работодатель и его контр­агенты, и без их согласия не использовать эту информацию в лич­ных целях;

3) не разглашать информацию, составляющую коммерческую тайну, обладателями которой являются работодатель и его контр­агенты, после прекращения трудового договора в течение срока, предусмотренного соглашением между работником и работо­дателем, заключенным в период срока действия трудового до­говора, или в течение трех лет после прекращения трудового договора, если указанное соглашение не заключалось;

4) возместить причиненный работодателю ущерб, если работник виновен в разглашении информации, составляющей коммерче­скую тайну, ставшей ему известной в связи с исполнением им трудовых обязанностей;

5) передать работодателю при прекращении или расторжении трудового договора имеющиеся в пользовании работника материаль­ные носители информации, содержащие информацию, составля­ющую коммерческую тайну.

Работодатель вправе потребовать возмещения причиненных убыт­ков лицом, прекратившим с ним трудовые отношения, в случае, если это лицо виновно в разглашении информации, составляющей коммер­ческую тайну, доступ к которой это лицо получило в связи с испол­нением им трудовых обязанностей, если разглашение такой инфор­мации последовало в течение срока, установленного в трудовом со­глашении, или трех лет после прекращения трудового договора, если указанное соглашение не заключалось.[7]

Причиненные ущерб либо убытки не возмещаются работником или прекратившим трудовые отношения лицом, если разглашение инфор­мации, составляющей коммерческую тайну, явилось следствием не­преодолимой силы, крайней необходимости или неисполнения рабо­тодателем обязанности по обеспечению режима коммерческой тайны.

Трудовым договором с руководителем организации должны предусматриваться его обязательства по обеспечению охраны конфиденциальности информации, обладателем которой являются организация и ее контрагенты, и ответственность за обеспечение охраны ее конфи­денциальности.

Руководитель организации возмещает организации убытки, причиненные его виновными действиями в связи с нарушением законодательства Российской Федерации о коммерческой тайне. При этом убытки определяются в соответствии с гражданским законодатель­ством.

Работник имеет право обжаловать в судебном порядке незаконное установление режима коммерческой тайны в отношении информации, к которой он получил доступ в связи с исполнением им трудовых обязанностей.

 

3. Делопроизводство по документам, содержащим коммерческую тайну

 

Ведение делопроизводства, обеспечивающего учет и сохранность документов, содержащих коммерческую тайну, предусматривает выпол­нение ряда рекомендаций.

Делопроизводство по документации, содержащей коммерческую тайну, на всех этапах осуществляется отдельно от делопроизводства по документации без ограничения доступа.

Приказом руководителя предприятия назначается должностное лицо (лица), ответственное за учет, хранение и использование доку­ментов, содержащих коммерческую тайну. Это может быть сотрудник, для которого работа с такими документами является основной служебной обязанностью, или секретарь-референт предприятия, для ко­торого эти функции будут дополнительными.[8]

Все документы, содержащие конфиденциальные сведения, подле­жат отдельному учету и хранению.

Конфиденциальность сведений, права предприятия на них, поря­док их использования и т.п. могут быть оговорены в тексте документа. Например, если коммерческая тайна является результатом совместной с другим предприятием деятельности, то необходимость ее сохране­ния должна быть отражена в контракте.

На документах, предоставляемых органу государственной власти, иному государственному органу, органу местного самоуправления и содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну, дол­жен быть нанесен гриф «Коммерческая тайна» с указанием ее обла­дателя (для юридических лиц — полное наименование и место на­хождения, для индивидуальных предпринимателей — фамилия, имя, отчество гражданина, являющегося индивидуальным предпринимате­лем, и место жительства).

Традиционное место расположения грифа «Коммерческая тайна» на организационно-распорядительных документах — правый верхний угол титульного листа или первой страницы документа.

На документе с грифом «Коммерческая тайна» обычно кроме пол­ного наименования и места расположения обладателя коммерческой тайны указывается количество экземпляров документа и место на­хождения каждого из них (ниже реквизитов «подпись» и «фамилия исполнителя»).

На обороте листа документа, имеющего гриф «Коммерческая тайна», или в резолюции на нем руководитель пишет фамилии тех должност­ных лиц, которым разрешено пользоваться этим документом.

Печатание документов с грифом «Коммерческая тайна» произво­дится централизованно, в специально отведенном помещении (рабо­чем месте), исключающем доступ посторонних лиц.[9]

Отпечатанные и подписанные документы передаются для регист­рации должностному лицу, ответственному за их учет.

Черновики и варианты документа уничтожаются этим лицом с подтверждением факта уничтожения записью на копии исходящего документа: «Черновик (и варианты) уничтожены. Подпись. Дата».

Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, долж­ны регистрироваться отдельно от остальной документации в «Журнале регистрации документов с грифом «Коммерческая тайна». При значительном объеме документов могут быть заведены журналы отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов пред­приятия, содержащих гриф «Коммерческая тайна». Все листы жур­налов, учитывающих документы с грифом «Коммерческая тайна», нумеруются, прошиваются и опечатываются. В конце журнала в заверительном листе указывается количество листов (цифрами и про­писью).

Все поступающие (входящие) документы с грифом «Коммерческая тайна» принимаются и вскрываются специально назначенным долж­ностным лицом или секретарем-референтом, если ему предоставлено такое право. При поступлении обязательно проверяется целостность корреспонденции, количество листов и экземпляров основного доку­мента и приложений к нему. В случае отсутствия или недостачи в конвертах (пакетах) документов с грифом «Коммерческая тайна» со­ставляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется от­правителю.

Документы, имеющие гриф «Коммерческая тайна», формируются в отдельное дело (или дела). На обложке дела в правом верхнем углу ставится гриф «Коммерческая тайна». На внутренней стороне облож­ки дела пишется список сотрудников, имеющих право пользования этим делом. Все листы дела нумеруются простым карандашом в пра­вом верхнем углу. В начале подшивается внутренняя опись документов, содержащихся в нем, в конце дела подшивается заверительный лист. Хранятся такие дела в сейфе, который опечатывается должност­ным лицом, ответственным за сохранность документов с грифом «Ком­мерческая тайна». Другие работники предприятия не должны иметь до­ступа к этому сейфу.[10]

При выдаче документа секретарем-референтом работник, получив­ший документ с грифом «Коммерческая тайна», должен сверить но­мер (индекс) полученного документа с номером (индексом) в журна­ле, проверить количество листов и поставить в журнале свою подпись.

Движение (выдача и возврат) документов с грифом «Коммерческая тайна» должно своевременно отражаться в Журнале учета выдачи документов с грифом «Коммерческая тайна».

Выданные для работы документы с грифом «Коммерческая тайна» подлежат возврату секретарю-референту в тот же день. С разрешения руководства предприятия отдельные документы с грифом «Коммерче­ская тайна» могут находиться у исполнителя в течение срока, необхо­димого для выполнения работы с ними, при условии полного обеспече­ния сохранности документов на рабочем месте исполнителя (наличие сейфа, кодового замка и т. д.).

При возврате документа с грифом «Коммерческая тайна» секретарь-референт сверяет номер документа по журналу, проверяет количество листов документа и в присутствии работника ставит в графе «Отметка о возврате» подпись и дату возвращения документа.

Передача документов и дел другим работникам предприятия, име­ющим допуск к этим документам, производится только через секрета­ря-референта с обязательной записью в журнале.

Запрещается изъятие из дел или перемещение документов с гри­фом «Коммерческая тайна» из одного дела в другое без разрешения руководства и отметок в Журнале регистрации документов с грифом «Коммерческая тайна».[11]

Документы с грифом «Коммерческая тайна» запрещается выносить из офиса. Лишь в исключительных случаях руководитель или его за­местители могут разрешить сотрудникам вынос таких документов из здания для согласования, подписания и т.п. с принятием необходи­мых мер предосторожности.

На предприятии должен быть принят строгий порядок размноже­ния документов с грифом «Коммерческая тайна». Они должны копи­роваться с разрешения руководства предприятия в специально выде­ленном помещении. Все копии документов с грифом «Коммерческая тайна» берутся на учет в специальном журнале или в Журнале регис­трации документов с грифом «Коммерческая тайна». Количество эк­земпляров документов с грифом «Коммерческая тайна» должно быть ограничено, причем каждый экземпляр готовится для заранее опреде­ленного адресата или исполнителя. Размножение документов следует производить в присутствии должностного лица, ответственного за до­кумент. Все бракованные копни документов им забираются и подле­жат немедленному уничтожению.[12]

Все дела с грифом «Коммерческая тайна», журналы (картотеки) уче­та таких документов в обязательном порядке вносятся в номенклату­ру дел предприятия.

По окончании года специально созданная комиссия предприятия выполняет следующие работы:

- проверяет наличие всех документов с грифом «Коммерческая тайна»;

- отбирает документы с грифом «Коммерческая тайна» для архив­ного хранения;

- отбирает документы с грифом «Коммерческая тайна» для унич­тожения.

Проверка наличия документов с грифом «Коммерческая тайна» по решению руководства предприятия может производиться с другой периодичностью, например, по окончании каждого квартала.

В случае установления факта утраты документов с грифом «Коммерческая тайна» немедленно ставится в известность руководитель предприятия, и принимаются все меры к розыску документа. Для расследования факта утраты руководителем предприятия назначается комиссия.

На утерянные документы, после того как розыск их не принес положительных результатов, составляется акт. В Журнал регистрации документов с грифом «Коммерческая тайна» вносятся соответствующие отметки об утрате.

При увольнении сотрудника, ответственного за документы с гри­фом «Коммерческая тайна», производится проверка числящихся за ним документов и их передача вновь назначенному лицу. Акт приема-передачи этих документов утверждается руководителем предприятия или его заместителем.

При передаче дел в архив на документы с грифом «Коммерческая тайна» составляется отдельная опись.

Архивное хранение таких документов производится в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ.[13]

На документы с грифом «Коммерческая тайна», отобранные к уничтожению, составляется акт, утверждаемый руководителем предпри­ятия. Уничтожаются документы в присутствии комиссии с помощью специальной машины или иным способом, исключающим возмож­ность восстановления имеющейся в них информации.

 

 

Заключение

 

В соответствии со ст. 3 Федерального закона от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» под коммерческой тайной понимается конфиденциальность информации, позволяющая её обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду.

Под информацией, составляющей коммерческую тайну в соответствии с указанным законом, понимается научно-техническая, технологическая, производственная, финансово-экономическая или иная информация (в том числе составляющая секреты производства («ноу-хау»), которая имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности её третьим лицам, к которой нет свободного доступа на законном основании и в отношении которой обладателем такой информации введён режим коммерческой тайны. Таким образом, по смыслу законодательства, если в организации отсутствует введённый режим коммерческой тайны, то отсутствует и сама коммерческая тайна.

Делопроизводство по документации, содержащей коммерческую тайну, на всех этапах осуществляется отдельно от делопроизводства по документации без ограничения доступа. Все документы, содержащие конфиденциальные сведения, подле­жат отдельному учету и хранению.

На документах, предоставляемых органу государственной власти, иному государственному органу, органу местного самоуправления и содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну, дол­жен быть нанесен гриф «Коммерческая тайна» с указанием ее обла­дателя.

Печатание документов с грифом «Коммерческая тайна» произво­дится централизованно, в специально отведенном помещении (рабо­чем месте), исключающем доступ посторонних лиц.

Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, долж­ны регистрироваться отдельно от остальной документации в «Журнале регистрации документов с грифом «Коммерческая тайна».

Все поступающие (входящие) документы с грифом «Коммерческая тайна» принимаются и вскрываются специально назначенным долж­ностным лицом или секретарем-референтом, если ему предоставлено такое право.

Документы, имеющие гриф «Коммерческая тайна», формируются в отдельное дело (или дела). Движение (выдача и возврат) документов с грифом «Коммерческая тайна» должно своевременно отражаться в Журнале учета выдачи документов с грифом «Коммерческая тайна». Документы с грифом «Коммерческая тайна» запрещается выносить из офиса.

На предприятии должен быть принят строгий порядок размноже­ния документов с грифом «Коммерческая тайна». Они должны копи­роваться с разрешения руководства предприятия в специально выде­ленном помещении.

Все дела с грифом «Коммерческая тайна», журналы (картотеки) уче­та таких документов в обязательном порядке вносятся в номенклату­ру дел предприятия.

При передаче дел в архив на документы с грифом «Коммерческая тайна» составляется отдельная опись. Архивное хранение таких документов производится в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ.

 

 

Список литературы

 

1. Гражданский кодекс Российской Федерации Часть 1 от 30.11.1994 №                        51-ФЗ // Собрание законодательства РФ. – 1994. – № 65. - Ст. 3256.

2. О коммерческой тайне: федеральный закон [от 09.07.2004 № 98-ФЗ] // Собрание законодательства РФ. – 2004 - № 31. - Ст. 1258.

3. Сологуб, О.П.Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: учебное пособие / О.П. Сологуб. - 2-е изд., стер. – М.: Омега-Л, 2007. – 206 с.

4. Спивак, В.А. Документирование управленческой деятельности (Делопроизводство). / В.А. Спивак. – СПб.: Питер, 2007. – 240 с.

5. Мосеев, Р.Н.Современное документоведение: учебное
пособие / Р.Н. Мосеев; Министерство образования и науки Российской Федерации, Московский государственный открытый университет. – М.: АСТ: Восток-Запад, 2007. - 377 с.

 

[1] О коммерческой тайне: федеральный закон [от 09.07.2004 № 98-ФЗ] // Собрание законодательства РФ. – 2004 - № 31. - Ст. 1258.

 

[2] Гражданский кодекс Российской Федерации Часть 1 от 30.11.1994 № 51-ФЗ // Собрание законодательства РФ. – 1994. – № 65. - Ст. 3256.

 

[3] Гражданский кодекс Российской Федерации Часть 1 от 30.11.1994 № 51-ФЗ // Собрание законодательства РФ. – 1994. – № 65. - Ст. 3256.

 

[4] Сологуб, О.П.Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: учебное пособие / О.П. Сологуб. - 2-е изд., стер. – М.: Омега-Л, 2007. – С. 87.

 

[5] Сологуб, О.П.Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: учебное пособие / О.П. Сологуб. - 2-е изд., стер. – М.: Омега-Л, 2007. – С. 88.

 

[6] Сологуб, О.П.Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: учебное пособие / О.П. Сологуб. - 2-е изд., стер. – М.: Омега-Л, 2007. – С. 89.

 

[7] Сологуб, О.П.Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: учебное пособие / О.П. Сологуб. - 2-е изд., стер. – М.: Омега-Л, 2007. – С. 90.

 

[8] Спивак, В.А. Документирование управленческой деятельности (Делопроизводство). / В.А. Спивак. – СПб.: Питер, 2007. – С. 196.

 

[9] Спивак, В.А. Документирование управленческой деятельности (Делопроизводство). / В.А. Спивак. – СПб.: Питер, 2007. – С. 197.

 

 

[10] Спивак, В.А. Документирование управленческой деятельности (Делопроизводство). / В.А. Спивак. – СПб.: Питер, 2007. – С. 199.

[11] Мосеев, Р.Н.Современное документоведение: учебное пособие / Р.Н. Мосеев; Министерство образования и науки Российской Федерации, Московский государственный открытый университет. – М.: АСТ: Восток-Запад, 2007. – С. 203.

[12] Мосеев, Р.Н.Современное документоведение: учебное пособие / Р.Н. Мосеев; Министерство образования и науки Российской Федерации, Московский государственный открытый университет. – М.: АСТ: Восток-Запад, 2007. – С. 204.

 

[13] Мосеев, Р.Н.Современное документоведение: учебное пособие / Р.Н. Мосеев; Министерство образования и науки Российской Федерации, Московский государственный открытый университет. – М.: АСТ: Восток-Запад, 2007. – С. 205.