Документальный учет НМА

В соответствии с Федеральным законом от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции, проводи­мые организацией, должны оформляться первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Согласно приложению к постановлению Госкомстата России от 30 октября 1997г. №71а в перечне форм учетной документации Карточка учета нематериальных активов представляет собой еди­ного вида утвержденный бланк формата А5.

Карточка НМА-1 применяется для учета всех видов нематери­альных активов, поступивших в организацию для использования. Порядок отнесения объектов к нематериальным активам и их со­став регулируется законодательными и другими нормативными актами.

Карточка ведется в бухгалтерии на каждый объект учета. Фор­ма заполняется в одном экземпляре на основании документа (акта) на оприходование, приемки-передачи (перемещения) нематери­альных активов и другой документации.

Карточка учета после снятия (списания) объекта с учета и после последнего использования ее для составления отчетности подлежит хранению в течение сроков, установленных ст. 17 ФЗ от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» [в ре­дакции Федерального закона от 23 июля 1998 г. № 123-ФЗ].

Каждая карточка имеет свой номер: последние две-четыре циф­ры номенклатурного (инвентарного) номера, совпадающего с ко­дом объекта аналитического учета, или порядковый номер каж­дой следующей открытой карточки.

На первой странице бланка карточки содержатся графы, в ко­торые заносят наименование организации, код организации по ОКПО, наименование и код обособленного структурного подраз­деления.

В карточке также указываются дата ее составления (открытия), код соответствующего вида операции, номер и дата составления документа на оприходование объекта учета (акта приемки или приходования нематериального актива, при этом может быть указан акт оценки стоимости актива), а также полное наименование и назначение исключительных прав на результаты интеллектуальной деятельности как нематериального актива, подлежащего учету.

При постановке актива на учет в соответствующие графы за­носят: наименование (в сокращенном или закодированном виде) структурного подразделения, вид его деятельности, номер счета или субсчета синтетического бухгалтерского учета, код аналити­ческого учета, первоначальную балансовую стоимость, по которой приходуется актив, срок полезного использования, норму амортизации или сметную ставку, сумму начисленной амортизации (в рублях, причем в графе «Сумма начисленной амортизации, руб., коп» указывается сумма амортизации, которая исчисляется еже­месячно по нормам, рассчитанным исходя из первоначальной сто­имости и срока полезного использования), код счета и объекта аналитического учета для отнесения амортизации нематериального актива, дату постановки актива на учет, указывается также способ приобретения актива, наименование, номер, дата документа о ре­гистрации хозяйственной операции.

В графах карточки также фиксируется каждая передача актива внутри организации, при этом в нее заносят наименование, номер и дату документа, на основании которого происходит перемеще­ние актива, а также краткое описание и код причины переме­щения.

По завершении полезной жизни актива на предприятии или в организации в карточке отражается выбытие актива. При этом в нее заносят наименование, номер и дату документа, на основании которого происходит выбытие актива, а также краткое описание и код причины выбытия актива. В случае получения дохода от реа­лизации актива в отдельных колонках записывают сумму выручки от реализации (т. е. фактическую реализационную стоимость ак­тива) и сумму начисленного износа.

На оборотной стороне карточки приводится краткая характе­ристика исключительных прав на объект интеллектуальной соб­ственности — нематериальных активов. В разделе «Краткая харак­теристика объекта нематериальных активов» записываются толь­ко основные показатели объекта, исключая дублирование данных имеющейся в организации технической документации на данный объект учета.

Ниже, под описанием характеристики, указывается фамилия, имя, отчество, должность заполнившего карточку ответственного лица, его подпись с расшифровкой и дата подписания (совпадаю­щая или нет с датой заполнения карточки).

Организация-правообладатель, являясь лицензиаром, может отражать факт предоставления права на использование объекта интеллектуальной собственности лицензиату в ведомости учета предоставления лицензий на основании соответствующих лицен­зионных договоров и в ведомости учета предоставления ноу-хау на основании договоров о ноу-хау. Указанные ведомости рекомен­дуется вести на каждый нематериальный актив, являющийся предметом лицензионного договора или договора о ноу-хау, и они мо­гут служить приложением к карточке НМА-1.[20, с. 46]

Форма указанных ведомостей разрабатывается организацией и утверждается ее руководителем в соответствии с п. 2 ст. 9 Федераль­ного закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» [в редакции Федерального закона от 23 июля 1998г.№ 123-ФЗ]. Ве­домости должны содержать соответствующие графы, в которых ука­зывают номер и даты заключения договора и его регистрации госу­дарственным органом, наименование лицензиата и краткую харак­теристику договора.

Ведомости закрываются после выбытия и списания объекта учета из активов организации; после использования их данных в бухгал­терской отчетности они подлежат хранению в течение сроков, уста­новленных ст. 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» [в редакции Федерального закона oт 23 июля 1998 г. № 123-ФЗ].

Способ обработки документов в бухгалтерии прямо зависит от принятой формы счетоводства и назначения выходной информации (финансовый, управленческий, налоговый учёт).

Выполнение проводок в регистрах бухгалтерского учёта осуществляется бухгалтером либо вручную, либо с применением 1С: Предприятие.

Порядок применения унифицированной формы учёта, описанный для синтетического счёта 01 «Основные средства» можно использовать с отдельными ограничениями для счёта 04 «Нематериальные активы» с построением соответствующих кодов.

Учёт объектов нематериальных активов на счёте 04 ведётся практически тем же правилам, что и учёт на счёте 01.

Порядок отнесения имущества к амортизируемому, установлен ст.256 НК РФ. Состав нематериальных активов определён п.3 ст.257 и п.1 ст.325 НК РФ. Поскольку согласно ПБУ 6/01 каждый объект амортизируется индивидуально, аналитический учёт по объектам НМА следует вести в аналитических карточках, которые открываются в момент принятия объекта НМА к учёту по Акту (накладной) приёмки-передачи НМА – 1. При любом изменении пунктов характеристики объекта (на основании первичных документов), могущих повлиять на стоимость объекта или сумму месячной амортизации, эти изменения вносятся в карточку. Исходя из этого, формируется структура показателей аналитической карточки.