Формы внутренних отчетов

На основе внутренней отчетности принимаются решения на всех уровнях управления организацией. Важным элементом здесь является время, которое проходит от получения отчета до выработки решения и претворения его в управляющие действия. Существенное значение при этом имеют доступная форма внутреннего отчета, расположение и подача соответствующей информации. Не может быть стандартного на­бора внутренней отчетности с едиными формами и информационной структурой. Внутренняя отчетность индивидуальна, и шаблонный подход в данном случае неуместен. Тем самым можно выделить классифи­кационные признаки, характеризующие общие подходы к характери­стике форм отчетности (рис.4).

 

Рис. 3. – Классификационные признаки форм внутренней отчетности.

 

По содержанию информации внутренние отчеты подразделяются на комплексные, тематические (по ключевым показателям), аналитиче­ские.

Комплексные итоговые отчеты представляются, как правило, за ме­сяц или иной отчетный период (квартал, шесть месяцев и т. п.) и содер­жат информацию о выполнении планов и использовании ресурсов за данный период, о доходах и расходах по центрам ответственности, об ис­полнении сметы издержек, рентабельности, движении денежных средств и иных показателей для общей оценки и контроля.

Тематические отчеты представляются по мере возникновения отклонений по наиболее важным для успешного функционирования показателям, таким, как объем продаж, потери от брака, недопоставки по заказам, график производства продукции, и другим не входящим в оценочные пла­новым показателям, подконтрольным центру ответственности.

Аналитические отчеты подготавливаются только по запросам управ­ляющих и содержат информацию, раскрывающую причины и следствия результатов по отдельным аспектам деятельности, например всесторон­няя оценка причин перерасхода ресурсов, изменения рентабельности, уровня продаж по секторам рынка, анализ рынка и использования про­изводственных мощностей, факторов риска деятельности в определен­ных направлениях и т. п.

По уровням управления различают оперативные, текущие и сводные отчеты.

Оперативные отчеты, представляемые на нижнем уровне управле­ния в центрах ответственности, содержат подробную информацию для принятия текущих решений; составляются еженедельно и ежемесячно.

Текущие отчеты, содержащие агрегированную информацию для среднего уровня управления в центрах прибыли и центрах инвестиций, составляются с периодичностью от ежемесячного до ежеквартального.

Сводные отчеты формируются для высшего управленческого пер­сонала организации. На их основе принимаются стратегические реше­ния и осуществляется общий контроль и контроль деятельности управ­ленческого персонала на среднем, иногда на нижнем уровне. Перио­дичность этих отчетов колеблется от ежемесячных до ежегодных.

Оперативная информация, адресованная низовым центрам ответственности, не должна в неизменном виде представляться на высший уровень управления. На нижнем уровне принимаются оперативные ре­шения по согласованию и выполнению производственных планов ис­пользования ресурсов подразделения. Данная информация должна обобщаться, агрегироваться в более общие показатели для представле­ния на средний уровень управления. На высшем уровне требуется еще большая степень обобщения информации. Ниже приведены отче­ты предприятия ЗАО «Актив» об издержках для разных уровней управления.

Таблица 1 - Месячный отчет вице-президента по производству

Контролируемые издержки	По смете	Факти­ческие	Отклонения  от плана	Влияние на себестоимость продукции, руб.
Содержание офиса	108400	111400	3000	+3000
Планирование и расчеты	92400	96600	4200	+4200!
Прочие издержки	12300	11900	400	- 400
Издержки: цеха А цеха Б	280 600 389 440	285 000 382 650	4400 (6790)	+4400
Всего	883 140	887 550	4410	+11600

Таблица 2 - Месячный отчет начальника 1-го цеха.

Контролируемые издержки	По смете	Факти­ческие	Отклоне­ния от плана	Влияние на себестоимость продукции, руб.
Общецеховые издержки:
на оплату труда	21 340	19 680	1660	- 1660
на коммунальные услуги	63 200	64 300	1100	+1100
прочие	10 700	8100	2600	- 2600
Издержки подразделений:
штамповочного	ПО 000	113 070	Продолжение таблицы-2 3070	+3070
красильного	48 200	45 800	2400	- 2400
сборочного	136 000	131 700	4300	- 4300
Всего	389 440	382 650	6790	+4170

 

Таблица 3 - Месячный отчет мастера штамповочного участка.

Контролируемые издержки	По смете, руб.	Факти­ческие, руб.	Отклонение от плана, руб.	Влияние на себестоимость продукции, руб.
Материалы основные	44 200	45 300	1100	+1100
Прямая оплата труда	25 600	25 900	300	+300
Спец инструменты	3850	2750	1100	-1100
Оплата обслуживающего персонала	12 430	12 880	450	+450
Вспомогательные материалы	20 100	20 800	700	+700
Прочие издержки	3820	5440	1620	+1620
Итого себестоимость	110 000	113 070	3070	+3070

По объему информации внутренние отчеты подразделяются на свод­ки, итоговые отчеты, общие (сводные) отчеты.

По данным таблицы проведем факторный анализ изменения себестоимости продукции, используя балансовый прием. Балансовый прием позволяет измерить влияние на результативный показатель аддитивно связанных с ним факторов.

При использовании этого приема, руководствуясь аналитической формулой, составляют балансы базовых и отчетных величин, а также отклонения от плана по каждому фактору.

По данным таблицы видно, что себестоимость в данном отчетном периоде увеличилась на 3070 руб.

Аналитическая формула будет иметь вид:

СП= МО+ПОТ+СИ+ООП+ВМ+ПИ, где:

СП- себестоимость продукции;

МО- материалы основные;

ПОТ- прямая оплата труда;

СИ- спец инструменты;

ООП- оплата обслуживающего персонала;

ВМ- вспомогательные материалы;

ПИ- прочие издержки.

Таким образом из таблицы видно, что фактические издержки за данный отчетный период превысили плановые, за исключением издержек на содержание специальных инструментов. Превышение фактических издержек над плановыми привело к увеличению себестоимости продукции в данном отчетном периоде. Уменьшение издержек на содержание специальных инструментов привело к уменьшению себестоимости продукции в отчетном периоде на 1100 руб.

Итоговые отчеты составляются за месяц или другой отчетный пе­риод. Они обобщают информацию о контролируемых показателях цен­тра ответственности.

Общие (сводные) отчеты составляются по организации в целом и содержит информацию, соответствующую формам финансовой от­четности, приспособленным для целей внутреннего управления.

Табличная форма представления внутренней отчетности наиболее приемлема и для составителей, и для пользователей. Большая часть внутренней отчетной информации выражается цифровыми показателя­ми, которые удобнее всего представлять в табличной форме. К тому же, к ней все привыкли, она стала традиционной. Нужно уметь правильно структурировать отчетные показатели, разделять их на зоны, выделяя главные, требующие особого внимания, а самое важное, стараться из­ложить отчет на одной странице без оборота.

Для пояснений к отчету может быть приложена записка с коммен­тариями и раскрытием основных показателей.

Графическая форма более наглядна, но не следует перегружать гра­фики (диаграммы) излишней цифровой информацией; нужно стреми­ться уместить в один график (диаграмму) всю имеющуюся информа­цию. Отображение большего числа показателей в данной форме затруд­няет ее восприятие. Большое количество цифровых данных нагляднее представлять в табличной форме.

Текстовая форма подачи информации приемлема в тех случаях, когда отсутствуют цифровые данные либо их объем незначителен; нуж­но подробно объяснять взаимосвязь и значение представляемой инфор­мации. Текстовые отчеты часто составляют в дополнение к отчетам, со­ставленным в табличной или графической форме.

Пример внутреннего отчета центра прибыли, распределенного на зоны, за девять месяцев 2009 г. приведен в табл.4.