Руководство по работе с системой

 

Для загрузки системы необходимо двойным щелчком левой клавиши мыши запустить на выполнение файл Касса.mdb.

  После запуска системы на экране появится таблица, где необходимо выбрать раздел Формы и открыть «Главную» форму (Рис.4), которая выглядит следующим образом:

 

 

 

 

   

 

Рис.4. Главная форма программы

 

 Главная  форма содержит кнопки «Сотрудники», «Расходный кассовый ордер», «Приходный кассовый ордер», «Авансовый отчет», при нажатии на которые открываются соответствующие формы. Кнопка «Кассовая книга» выводит книгу, где отображаются все совершенные операции. При нажатии на кнопку «Отчет за период» программа выводит отчет, где содержится дата совершения операции, табельный номер сотрудника, суммы полученных и израсходованных и оставшихся денежных средств.

Для внесения данных о сотрудниках нужно нажать на кнопку «Сотрудники». Появится экранная форма (Рис.5), позволяющая просматривать, добавлять и изменять данные о сотрудниках:

 

 

 

 

 Рис.5. Сведения о сотрудниках

 

На данной форме содержится вся информация о сотрудниках: ФИО, адрес, место рождения, должность, табельный номер, гражданство, подразделение и т.д. Нажатием на кнопки «Следующий» и «Предыдущий» можно просмотреть данные всех сотрудников. Кнопка «Новый» позволяет добавить нового сотрудника.

Также существует возможность перехода на формы: «Приходный кассовый ордер» (Рис.6), «Расходный кассовый ордер» (Рис. 7) и «Авансовый отчет» (Рис. 8) без возврата к главной форме.

 

 

 

 

 

 

 

  Рис.6. Приходный кассовый ордер

   

Приходный кассовый ордер – это документ первичной учетной документации кассовых операций, по которому производится прием средств в кассу организации. Ордер содержит информацию о полученной сумме, дате получения средств, проводки по счетам, табельный номер сотрудника. Работа с меню данной формы осуществляется аналогично работе с формой «Сотрудники».

Расходный кассовый ордер — это документ первичной учетной документации кассовых операций, по которому производится выдача наличных средств из кассы организации.

 

 

 

 

 

 

 

Рис.7. Расходный кассовый ордер

 

На данной форме указывается номер расходного ордера, сумма выданных средств, проводки по счетам, дата выдачи средств, ФИО и табельный номер сотрудника.

 

 Рис.8. Авансовый отчет

Авансовый отчет — бухгалтерский документ типовой формы, подтверждающий расходование аванса, оформляющий использование полученных подотчетных сумм, составляемый и представляемый подотчетными лицами.

На форме «Авансовый отчет» содержится номер отчета, дата его составления, ФИО подотчетного лица, его табельный номер, подразделение, проводки по счетам.

Для просмотра и редактирования справочников «Должности», «Подразделения» и «Справочник счетов» следует выбрать Таблицы и на необходимом справочнике дважды кликнуть мышью (Рис. 9).

 

 

      

 

Рис.9. Таблица «Должности»

 

Для формирования отчетов необходимо зайти на Главную форму и выбрать нужный вид отчета: «Кассовая книга» (Рис. 10) или «Отчет за период» (Рис.11).

 

 

 

      

Рис. 10. Кассовая книга

    

Кассовая книга - форма для отражения операций с наличными деньгами, учитывающая все поступления и выдачи денег. В кассовой книге содержится приход, расход, суммы денежных средств, дата совершения операции, ФИО сотрудника, наименование документа, номер документа.

Для вывода «Отчета за период» необходимо ввести начало и конец отчетного периода. После этого на экране появится отчет, который содержит суммы полученных и израсходованных денежных средств, остатки средств, дату совершения операции, табельный номер подотчетного лица.

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис.11. Отчет за период

 

 

Для выхода из системы необходимо закрыть окно базы данных.