Требования к документальному оформлению

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

Представленные подотчетными лицами авансовые отчеты об израсходованных суммах и приложенные к ним оправдательные документы в бухгалтерии подвергаются счетной проверке, а также проверяются правильность оформления документов, целесообразность расходов и соответствие их назначению аванса. Проверенные бухгалтерией авансовые отчеты утверждаются руководителем предприятия.

Выдача наличных денег из кассы предприятия производится по расходным кассовым ордерам (форма № КО-2) или другим надлежащим образом оформленным документам (платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на эти документы штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами, на это уполномоченными.

В частности, оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию и стипендий производится кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя, а на предприятиях, имеющих большое количество подразделений или обслуживаемых централизованными бухгалтериями, эти выплаты могут производиться по письменному приказу руководителя предприятия (решению, постановлению) другими, кроме кассиров, лицами (с которыми заключается договор о полной материальной ответственности и на которых распространяются все права и обязанности, установленные Порядком для кассиров).

Для учета денег, выданных из кассы предприятия доверенному лицу (раздатчику) по выплате заработной платы, и возврата остатка наличных денег и оплаченных документов кассиром ведется Книга учета принятых и выданных кассиром денег (форма № КО-5). Выдача и возврат денег и оплаченных документов оформляются подписями.

На титульном (заглавном) листе платежной (расчетно-платежной) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия или лиц, на это уполномоченных.

В аналогичном порядке могут оформляться и разовые выдачи денег на оплату труда (при уходе в отпуск, болезни и др.), а также выдача депонированных сумм и денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, нескольким лицам.

Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам.

В централизованных бухгалтериях на общую сумму выданной заработной платы составляется один расходный кассовый ордер, дата и номер которого проставляются на каждой платежной (расчетно-платежной) ведомости.

Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе предприятия, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров.

Пример.

Работнику предприятия на закупку канцтоваров 22 июня выдана по РКО № 60 под отчет сумма в размере 100 руб. 25 июня работником представлен авансовый отчет о приобретении канцтоваров на сумму 54 руб. 50 коп. К авансовому отчету были приложены документы (чек ККМ и товарный чек), подтверждающие произведенные расходы. Сумма неиспользованного аванса в размере 45 руб. 50 коп. возвращена в кассу предприятия по ПКО № 45.

В бухгалтерском учете данная операция будет отражена следующим образом:

· Д-т сч. 71 - К-т сч. 50 - 100 руб. - выданы из кассы подотчетные суммы;

· Д-т сч. 26 - К-т сч. 71 - 54 руб. 50 коп. - оприходованы канцтовары;

· Д-т сч. 50 - К-т сч. 71 - 45 руб. 50 коп. - возврат неиспользованного аванса.

В Приложении 2 показано каким образом заполняется кассовый ордер для рассматриваемого примера.

В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам заявлениях, счетах и других документах имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, подпись его на расходных кассовых ордерах необязательна.

При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления паспорта или другого документа, удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан.

Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей - прописью, копеек - цифрами. При получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается.

Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. В случае предоставления доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено их получение. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: “По доверенности”. Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.

Расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются.

В расходных кассовых ордерах указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы.

Выдача расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается.

Выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.

При получении расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир обязан проверить:

а) наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а также разрешительной надписи (подписи) руководителя предприятия или лиц, на это уполномоченных;

б) правильность оформления документов;

в) наличие перечисленных в документах приложений.

В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления. Расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью “Оплачено” с указанием даты (числа, месяца, года).

Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия.

Расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3). По общепринятому правилу нумерация расходных (приходных) кассовых ордеров начинается с начала года с порядкового номера 1 (один), и так до конца года.

Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.

Регистрация расходных кассовых документов может осуществляться с применением средств вычислительной техники.

Отражение на счетах бухгалтерского учета наиболее распространенных операций, связанных с выдачей наличных денег из кассы предприятия, будет выглядеть следующим образом:

· Д-т сч. 10 - К-т сч. 50 - оплачены приобретенные материалы;

· Д-т сч. 12 - К-т сч. 50 - приобретены МБП с оплатой наличными;

· Д-т сч. 26 - К-т сч. 50 - разные общехозяйственные расходы оплачены наличными;

· Д-т сч. 31 - К-т сч. 50 - расходы будущих периодов оплачены из кассы (например, подписка на печатные издания и т. п.);

· Д-т сч. 41 - К-т сч. 50 - оплачены приобретенные товары;

· Д-т сч. 51 - К-т сч. 50 - денежные средства из кассы зачислены на расчетный счет;

· Д-т сч. 57 - К-т сч. 50 - из кассы переданы денежные средства инкассатору;

· Д-т сч. 60 - К-т сч. 50 - часть задолженности поставщикам оплачена наличными;

· Д-т сч. 70 - К-т сч. 50 - выданы из кассы суммы начисленной оплаты труда;

· Д-т сч. 71 - К-т сч. 50 - выданы из кассы подотчетные суммы;

· Д-т сч. 73 - К-т сч. 50 - отражена сумма предоставленного работникам займа;

· Д-т сч. 76 - К-т сч. 50 - из кассы выданы разные суммы (по исполнительным листам), погашена задолженность перед прочими кредиторами;

· Д-т сч. 94 - К-т сч. 50 - погашение краткосрочных займов.

Заключение

денежный средство касса учет

Использование наличных денег при расчетах регламентируется Федеральным законом «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт», Положением о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации, Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации и др. Эти нормативные документы предусматривают несколько основных элементов контроля со стороны государства за движением наличных денежных средств.

Первичные учетные документы необходимы, прежде всего, для подтверждения достоверности фактов совершения хозяйственных операций. Согласно Федеральному закону от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» хозяйственные операции отражаются в регистрах бухгалтерского учета только на основании оформленных в установленном порядке первичных учетных документов. Их отсутствие или неправильное оформление может привести к недостоверности данных бухгалтерского баланса, и, как следствие, к административным и налоговым последствиям.

Порядок ведения кассовых операций предусматривает:

¨ наличие кассы и ведение кассовой книги;

¨ хранение свободных денежных средств в учреждениях банков;

¨ расходование наличных денег, полученных из банков, на цели, указанные в чеке;

¨ хранение наличных денег в кассах организаций в пределах лимитов, установленных обслуживающими их учреждениями банков по согласованию с руководителями организаций.

Учет кассовых операций ведется на счете 50 «Касса».

Бухгалтерский учет в ООО «ЮгСтройСистема» ведется в соответствии с «Положением о бухгалтерском учете и отчетности в РФ». Предприятие является юридическим лицом, имеет обособленное имущество, самостоятельный баланс, расчетный и иные счета в учреждениях банков, печать со своим наименованием, бланки, фирменное наименование, товарный знак (знак обслуживания). Непосредственно организацией кассовых операций занимается бухгалтер- кассир, в обязанности которого входит и учет заработной платы сотрудников.

Касса предприятия располагается в отдельном, специально оборудованном помещении. Доступ к сейфу имеет только сам кассир. Дубликаты ключей хранятся у главного бухгалтера предприятия. Установленный лимит наличности в кассе в ООО «ЮгСтройСистема» на 2007 г. составляет 100 000 рублей. Наличные операции предприятия не превышают установленного законодательством предела в размере 100 000 рублей.

Наличные деньги приходуются в кассу ООО «ЮгСтройСистема»:

- при поступлении от платных потребителей, покупателей, заказчиков за оказанные работы, услуги и реализованные товары;

- при поступлении от подотчетных лиц при возврате неиспользованного остатка денежных средств, полученных под отчет;

- при поступлении от работников организации в погашение причиненного материального ущерба, выданных займов и ссуд, излишне полученной заработной платы.

Из недостатков в введении кассовых операций является сдача наличных денежных средств, превышающих лимит кассы самостоятельно в кассу банка.

Список использованной литературы

1. Гражданский кодекс РФ. Часть первая от 30 ноября 1994 г. № 51-ФЗ (с изм. от 02.02.2006).

2. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ (с изменениями от 9 мая 2005 г.).

3. Налоговый кодекс РФ. Часть первая от 31.07.1998г. №146-ФЗ. Часть вторая от 5.08.2000г. №117-ФЗ (с изменениями от 30.06.2006).

4. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996г. № 129-ФЗ.

5. Федеральный закон от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт».

6. Указание ЦБ РФ от 14.11.2001 № 1050-У предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке.

7. Положение Центробанка РФ от 05.01.1998г. №14п «О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации».

8. Приказ Минфина России от 15.01.1997 № 2 «Порядок отражения в бухгалтерском учете операций с ценными бумагами».

9. Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н.

10. Положение ЦБР от 9 октября 2002 года №199-П «О порядке ведения кассовых операций в Российской Федерации» (с изменениями от 1.06.2004).

11. Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров Центрального банка РФ от 22.09.1993 № 40.

12. Бородина В.В.«Все о кассовых операциях: практическое пособие». Книжный мир. 2005. – 142 с.

13. Галицкий В.Ю. «Все о кассовых операциях». ГроссМедиа 2006 г. - 160 с.

14. Глушков И.Е. Бухгалтерский учёт на современном предприятии. Эффективное пособие по бухгалтерскому учёту. Москва, «КНОРУС», Новосибирск, «ЭКОР», 2001. - 797 с.

15. Гуккаев В.Б. «Контрольно-кассовые машины и бланки строгой отчётности». - М.: ЗАО «Издательский Дом «главбух». - 2002. - 208 с.

16. «Документальное оформление кассовых операций». - М.: Бератор-Пресс, 2002.-112 с.

17. Журавлев В.Н. «Кассовые операции». Налог-инфо, 2007г. – 116 с.

18. «Кассовые операции и ККМ». Книга сервис, 2005 г. – 272 с.

19. «Кассовые операции». М.: Статус-Кво, 2005 г. – 156 с.

20. Козлова Е.П. Бухгалтерский учёт в организациях. - М.: Финансы и статистика, 2000. - 720 с.

21. Комиссаров М. Пластиковые карты. Некоторые вопросы внедрения // Банки и технологии, 1998, № 2, 196 с.

22. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет. Учебное пособие. М.:Инфра-М. 2005. - 717с.

23. Мякота В., Рудяк Ю., Кузнецов В. «Кассовые операции». 2007 г. - 304 с.

24. Нестеров В.И. «Учет и ведение кассовых операций». ДИС. 2005 г. – 160 с.

25. Нормативная база бухгалтерского учета: Сборник официальных материалов / Предисловие и составление А.С.Бакаева.- М.: Бухгалтерский учет,2004 г. – 125 с.

26. Новый реестр контрольно-кассовой техники / В.В. Васильева. – М.: ГроссМедиа: РОСБУХ, 2007 г. – 128 с.

27. Соколов Ю. А. «Кассовые операции». 2-е изд., перераб. и доп. Альфа-Пресс, 2003 г. – 116 с.

28. Федотов А.В. «Учет кассовых операций». Главбух, 2001 г. – 128 с.

29. Юцковская И.Д., Наличное денежное обращение в организации // Финансовые и бухгалтерские консультации. 2005.-№ 2. – 13 с.

Приложение

Унифицированная форма № КО-3Утверждена Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 №88

Код

Форма по ОКУД

0310003

ООО «ЮгСтройСистема» организация

по ОКПО

07848