Списков организаций-источников комплектования государственных и муниципальных архивов

5.1. После рассмотрения соответствующими экспертными органами проектов Списков организаций-источников комплектования и снятия в случае необходимости спорных вопросов, принимается решение об их согласовании, которое оформляется письменно. Затем в левой части последнего листа Списка ставится гриф «согласовано» с указанием даты и номера протокола ЭПК. Согласованный Список федерального архива в установленном порядке выносится на рассмотрение ЦЭПК при Росархиве. После согласования в левой части последнего листа Списка ставится еще один гриф «согласовано» и указывается дата и номер протокола ЦЭПК при Росархиве.

В ходе рассмотрения проекта Списка на ЭПК (ЦЭПК) анализу подвергается весь состав организаций, как внесенных в него ранее, так и предложенных впервые. При этом, могут возникнуть предложения: об изменении формы приема документов организации; переносе организации в другой раздел, подраздел Списка; уточнении сведений, приводимых в графе «примечание»; исключении организации из Списка.

5.2. Утверждение Списков организаций-источников комплектования государственных, муниципальных архивов осуществляется в установленном порядке соответственно руководителем федерального архива, руководителем государственного архива субъекта Российской Федерации, руководителем органа местного самоуправления, руководителем муниципального архива.

Решение о включении организации в Список организаций-источников комплектования государственного, муниципального архива доводится до сведения руководителя данной организации письменно с приложением выписки из протокола ЭПК (ЦЭПК).

5.3. Изменения в Список организаций-источников комплектования государственного, муниципального архива вносятся Экспертным заключением, справкой, в которых указывается на основании каких законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальных правовых актов произошли те или иные изменения и прилагаемых в случае необходимости других документов (копий устава, положений, приказов, постановлений, решений, определений арбитражного суда и др.).

5.4. Новые организации вносятся в утвержденный Список на основании Экспертного заключения, справки, решения ЭПК (ЦЭПК), для негосударственных организаций, общественных объединений прилагается договор. Согласование вопроса о включении организации в Список организаций-источников комплектования федерального архива проходит два этапа – ЭПК архива и ЦЭПК при Росархиве. Согласование включения организации в Списки архивов субъектов Российской Федерации, муниципальных архивов – один этап – ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела, также имеет место согласование с ЭМК (ЭК) государственного муниципального архива.

Организации исключаются из Списков организаций-источников комплектования государственных, муниципальных архивов в случае: ликвидации, реорганизации (без передачи документов правопреемнику) на основании сведений из реестра регистрации юридических лиц и при условии упорядочения и передачи документов в архив; для общественных объединений могут быть использованы сведения не только из реестра регистрации общественных организаций, но и из Списка ликвидированных общественных объединений, не прошедших регистрацию в соответствующих управлениях Министерства юстиции Российской Федерации по субъекту Российской Федерации; пересмотра ценности образуемых в организации документов путем дополнительного изучения; передачи по акту приема-передачи документов государственной организации-предшественника, хранящихся у негосударственной организации; расторжения договора по инициативе организации (не желающей продолжать сотрудничество с архивом), оформленного в виде письма или по инициативе архива, когда условия договора организацией не выполняются; передачи организации-источника комплектования другому архиву по акту приема-передачи. При этом в Экспертном заключении, справке об исключении организации из Списка указываются основания исключения (даты, номера соответствующих документов), а также место нахождения документов постоянного срока хранения и по личному составу.

5.5. В случае расторжения договора с негосударственной организацией-источником комплектования государственного, муниципального архива в соответствии с законодательством Российской Федерации все, уже принятые в архив документы, возврату не подлежат. Решение о передаче в архив упорядоченных документов, еще находящихся в организации, принимается по соглашению сторон или в судебном порядке.

5.6. Изменение формы приема документов организаций-источников комплектования государственного, муниципального архива возможно по результатам специального изучения их документов или подобных (аналогичных) организаций. Данные изменения принимаются в установленном порядке на основании соответствующего Экспертного заключения, справки. В случае необходимости решение доводится до организации и находит отражение в дополнительных соглашениях к договорам с негосударственными организациями, общественными объединениями.

5.7. Отдельные изменения в Списке организаций-источников комплектования государственного, муниципального архива производятся по решению ЭПК (ЦЭПК) и вносятся в Список в рабочем порядке.

Изменения в Список организаций-источников комплектования государственного, муниципального архива в связи с переименованием организации вносятся объяснительной запиской государственного, муниципального архива, направляемой в ЦЭПК, ЭПК уполномоченного органа субъекта Российской Федерации в области архивного дела.

При реорганизации, ликвидации целого ряда взаимосвязанных организаций, изменения могут быть внесены в Список не отдельно по каждой из них, а списком таких организаций.

Ежегодно итоговая запись Списка организаций-источников комплектования государственного, муниципального архива пересоставляется им по состоянию на 1 января последующего года.

По мере накопления изменений (по мере необходимости) проводится процедура переутверждения Списков организаций-источников комплектования государственных, муниципальных архивов, но не реже одного раза в 5 лет.

В связи с изменениями в экономической, социальной, общественной жизни регионов работа по контролю за организациями-источниками комплектования государственных, муниципальных архивов и необходимому уточнению Списков должна вестись постоянно и фиксироваться в текущих планах работы архивов.

5.8. Возможно составление Сводного списка организаций-источников комплектования государственных, муниципальных архивов субъекта Российской Федерации путем объединения под одним титульным листом Списков архивов.

5.9. В Списки организаций-источников комплектования государственных, муниципальных архивов ликвидируемые организации не включаются.

При обнаружении бесхозяйных документов, они изучаются и те из них, которые будут отнесены к составу Архивного фонда Российской Федерации, в установленном порядке (по решению суда) передаются в соответствующий архив.

5.10. Государственный, муниципальный архив ведет наблюдательное дело на каждую организацию-источник комплектования. В него рекомендуется включать следующие группы документов:

документы, характеризующие организацию;
документы, характеризующие работу архива организации, постановку делопроизводства в организации.

Документы, характеризующие организацию:

копии нормативных и распорядительных документов о создании организации, изменениях ее наименования и подчиненности, реорганизации и ликвидации;
справки об изменениях в структуре и форме собственности организации;
выписки из протоколов заседаний ЭПК федерального архива, ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела о включении организации в Список организаций-источников комплектования государственного, муниципального архива и об исключении из него; Экспертные заключения, справки.

Документы, характеризующие работу архива организации, постановку делопроизводства в организации:

карточка учета работы с организацией (находится в картотеке);
копии распорядительных документов руководителя организации о назначении ответственного за делопроизводство и архив, о создании и составе экспертной комиссии (ЭК) организации, других распорядительных документов, касающихся архивного дела и делопроизводства организации;
положение об архиве;
положение об ЭК организации;
планы работы ЭК организации;
переписка об изменении номенклатуры дел;
инструкция по делопроизводству (и распорядительный документ о введении ее в действие);
справки, акты, предписания по результатам проверок делопроизводства и архива организации;
акты организации об утратах документов постоянного срока хранения, документов по личному составу, акты о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, документы о причинах утраты и мерах по розыску документов (после приема документов организации на постоянное хранение в архив указанные документы помещаются в дело фонда);
переписка с организацией по вопросам ведения делопроизводства и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации (докладные записки в адрес руководства и вышестоящей организации, протоколы совещаний при руководстве и др.).

В случае необходимости состав документов наблюдательного дела может быть уточнен.

С целью контроля за качеством описей в наблюдательное дело могут помещаться заключения на годовые разделы описей, направляемые на рассмотрение ЭПК федерального архива, ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела, и выписки из протоколов заседаний ЭПК с замечаниями к ним.

Наблюдательное дело формируется с момента включения организации в Список организаций-источников комплектования государственного, муниципального архива и ведется до момента исключения организации из него.

Состав документов, помещаемых в наблюдательные дела, периодически пополняется соответствующим комплексом действующих нормативно-методических и других документов.

На обложке наблюдательного дела пишется наименование государственного, муниципального архива, полное и сокращенное наименование организации, номер и индекс организации согласно Списку организаций-источников комплектования государственного, муниципального архива, номер архивного фонда.

В случае изменения таких реквизитов, как номер, наименование организации, обложка наблюдательного дела переоформляется.

При передаче организации-источника комплектования архива в другой архив передается и ее наблюдательное дело.

При исключении организации из числа источников комплектования государственного, муниципального архива ее наблюдательное дело подвергается полной обработке (экспертиза, переплет, нумерация), включается в опись и передается на постоянное хранение в государственный, муниципальный архив (архив архива). При незначительном объеме документов, содержащихся в наблюдательном деле, они включаются в дело фонда соответствующей организации.

Приложение № 1

Список источников

Конституция Российской Федерации. – М., 1993.
Гражданский кодекс Российской Федерации. – М., 2009.
Трудовой кодекс Российской Федерации. – М., 2009.
Федеральный закон от 19 мая 1995 № 82-ФЗ «Об общественных объединениях» // Собрание законодательства Российской Федерации. – 1995. – № 21. – Ст. 1930 (с изменениями).
Федеральный закон от 11 августа 1995 № 135-ФЗ «О благотворительной деятельности и благотворительных организациях» // Собрание законодательства Российской Федерации. – 1995. – № 33. – Ст. 3340 (с изменениями).
Федеральный закон от 26 декабря 1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» // Собрание законодательства Российской Федерации. – 1996. – № 1. – Ст. 1(с изменениями).
Федеральный закон от 12 января 1996 № 7-ФЗ «О некоммерческих организациях» // Собрание законодательства Российской Федерации. – 1996. – № 3. – Ст. 145 (с изменениями).
Федеральный закон от 12 января 1996 № 10-ФЗ «О профессиональных союзах, их правах и гарантиях деятельности» // Собрание законодательства Российской Федерации. – 1996. – № 3. – Ст. 148 (с изменениями).
Федеральный закон от 8 февраля 1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» // Собрание законодательства Российской Федерации. – 1998. – № 7. – Ст. 785 (с изменениями).
Федеральный закон от 21 декабря 2001 № 178-ФЗ «О приватизации государственного и муниципального имущества» // Собрание законодательства Российской Федерации. – 2002. – № 4. – Ст. 251 (с изменениями).
Федеральный закон от 26 октября 2002 № 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)» // Собрание законодательства Российской Федерации. – 2002. – № 43. – Ст. 4190 (с изменениями).
Федеральный закон от 14 ноября 2002 № 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» // Собрание законодательства Российской Федерации. – 2002. – № 48. – Ст. 4746 (с изменениями).
Федеральный закон от 6 октября 2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» // Собрание законодательства Российской Федерации. – 2003. – № 40. – Ст. 3822 (с изменениями).
Федеральный закон от 29 июля 2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» // Собрание законодательства Российской Федерации. – 2004. – № 32. – Ст. 3283 (с изменениями).
Федеральный закон от 22 октября 2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // Собрание законодательства Российской Федерации. – 2004. – № 43. – Ст. 4169 (с изменениями).
Федеральный закон от 27 июля 2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» // Собрание законодательства Российской Федерации. – 2006. – № 31. – Ч. 1. – Ст. 3451 (с изменениями).
Указ Президента Российской Федерации от 24 декабря 1993 № 2284 «О государственной программе приватизации государственных и муниципальных предприятий в Российской Федерации» // Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации. – 1994. – № 1. – Ст. 2 (с изменениями).
Указ Президента Российской Федерации от 9 марта 2004 № 314 «О системе и структуре федеральных органов исполнительной власти» // Собрание законодательства Российской Федерации. – 2004. – № 11. – Ст. 945 (с изменениями).
Указ Президента Российской Федерации от 12 мая 2008 № 724 «Вопросы системы и структуры федеральных органов исполнительной власти» // Собрание законодательства Российской Федерации. – 2008. – № 20. – Ст. 2290 (с изменениями).
Постановление Правительства Российской Федерации от 19 июня 2002 № 438 «О Едином государственном реестре юридических лиц» // Собрание законодательства Российской Федерации. – 2002. – № 26. – Ст. 2585 (с изменениями).
Постановление Правительства Российской Федерации от 17 июня 2004 № 290 «О Федеральном архивном агентстве» // Собрание законодательства Российской Федерации. – 2004. – № 25. – Ст. 2572 (с изменениями).
Постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 2006 № 808 «Об утверждении перечня федеральных органов исполнительной власти и организаций, осуществляющих депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в федеральной собственности» // Собрание законодательства Российской Федерации. – 2007. – № 1. – Ч. 2. – Ст. 266.
Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» // Собрание законодательства Российской Федерации. – 2009. – № 25. – Ст. 3060.
ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления ОК 006-93 (ОКОГУ).
Общероссийский классификатор видов экономической деятельности ОК 029-2001 (ОКВЭД).
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. – М., 2007.
Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения. – М., 2007.
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. – М., 2010.
Приказ Росархива от 2 мая 2007 № 22 «Об утверждении Положения о Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве».
Приказ Росархива от 2 мая 2007 № 23 «Об утверждении Регламента работы Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве».
Письмо Росархива от 21 июня 2005 № 4/1232-К «О порядке взаимодействия архивных органов и учреждений с федеральными структурами, расположенными на территории субъектов Российской Федерации».
Отбор на государственное хранение управленческих документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций (новых экономических хозяйственных структур): Методические рекомендации. – М., 1997.
Отнесение организаций и предприятий нового типа к числу источников комплектования государственных архивов: Методические рекомендации. – М., 1993.
Экспертиза ценности управленческих документов и комплектование ими государственных архивов (теория и методика). – М., 2006.

Приложение № 2

УТВЕРЖДАЮ Директор________________________________________ (наименование государственного, муниципального архива) Руководитель____________________________________ (наименование органа местного самоуправления) Подпись Расшифровка подписи Дата

СПИСОК
организаций – источников комплектования государственного, муниципального архива

№ п/п	Индекс организации*	Наименование организации	Форма собственности (государственная, муниципальная, частная)	Форма приема документов (полная – 1, выборочная повидовая – 2.1, выборочная групповая – 2.2)	Прием научно-технических документов, аудиовизуальных документов	Примечания (включение, исключение – решение ЭПК, дата и номер протокола; соглашение, договор, их даты и номера)
1	2	3	4	5	6	7

Итого по состоянию на 01.01.00

Всего организаций в списке _________________________________________

В т.ч. по видам собственности:	государственная – в т.ч. по формам приема: 1 2.1 2.2
	муниципальная
	частная