Дайте характеристику формальной и не формальной групп (на примере своей организации)

Укажите состав, цели и задачи неформальной группы; насколько они совпадают с цели и задачи формальной организации. Какими должны быть действия менеджера (руководство организации) в отношении неформальной группы и ее лидеров, чтоб достигнуть цели, стоящих перед формальной организацией.

В каждой организации, существуют формальные группы. Назначение формальных групп по отношению к организации в целом состоит в выполнении конкретных задач и достижении определенных целей.

Выделяют три типа формальных групп: команды менеджеров (командная соподчиненная группа руководителя), рабочие группы и комитеты.

Команда менеджеров, прежде всего, высшего звена, состоит из руководителя и его непосредственных подчиненных (заместителей), которые, в свою очередь также могут быть руководителями. Типичная командная группа - руководитель организации и его заместители, возглавляющие различные функциональные направления. На примере филиала ВЗФЭИ – Директор, заместитель директора по учебно-методической работе, заместитель директора по научной работе, заместитель директора по административно-хозяйственной работе, начальник учебного отдела.

Рабочие группы формируются и функционируют как обособленные структурные подразделения, создаваемые для выполнения специализированных функций, выделившихся в процессе разделения труда в производстве и в управлении. Это функциональные рабочие группы. Формальные группы могут создаваться для работы над конкретным проектом или проблемой. После завершения задания они могут быть расформированы или им поручают работу над другим проектом, проблемой. Это целевые рабочие группы.

На моем примере подразделениями являются кафедры, учебный отдел, библиотека, бухгалтерия и т. д.

Комитет - формальная группа, которой делегированы полномочия для выполнения какого-либо задания или комплекса заданий. Разновидностями комитетов могут быть комиссии, советы. Основное отличие комитета от других формальных групп - это групповое принятие решений. Пример комитета – заседание ученого совета.

Наряду с формальными в организации возникают и действуют неформальные группы. Они создаются самими членами организации.

Люди хорошо знают, кто входит в их неформальную группу, а кто нет. Неформальные группы обычно имеют свои неписаные правила и нормы поведения. В них существует определенное распределение ролей и определен статус каждого входящего в группу. В неформальной группе, как правило, выделяется явно или неявно выраженный лидер.

К примеру, лаборанты формируют между собой неформальную группу, общаясь между собой по работе, вмести обедают, встречаются за приделами института (клубы, кафе, спортивный зал), отмечают праздники. И некоторые являются близкими друзьями.

Различиями между формальными и неформальными группами:

· В форме взаимоотношения между членами группы. В формальной оно является официальным, в неформальной – неофициальное.

· Структура отношений между членами группы. Формальной группы – вертикальное соподчинение; неофициальной – равноправные дружеские отношения, основанные на дружеских отношениях, или на общих интересах, хобби.

· Лидер, возглавляющий группу. Соответственно в формальной – руководитель; в неформальной – неформальный лидер, который имеет необходимое влияние, власть над членами группы.

· Форма регулирования отношений в группе. Формальной – правила, устав; неформальной – нормы поведения.

· Способы приведения поведения членов группы в соответствие с нормами и правилами. Формальной – вознаграждения и штрафа; неформальной – санкции.

· Источник власти лидера. Формальной – делегируется руководством; неформальной – личностный, исходит от группы.

Неформализованные служебные отношения могут сложится стихийно в дополнении к существующей структуре управления (в этом случае говорят о неформальной структуре управления). Существуют параллельно с формальной организацией, дополняя ее.

Межличностные связи могут возникнуть в силу взаимного притяжения, симпатий, общих взглядов на жизнь, привычек, увлечений, вне связи с функциональной необходимостью. Это могут быть товарищеские отношения.

Как правило, руководители отрицательно относятся к существованию неформальных групп, считают их результатом неэффективного управления и не видят их потенциальные достоинства.

Являясь членом определенной неформальной группы, сотрудник работает в рамках организации. Преданность группе может перерасти в преданность организации, которая проявится в результатах деятельности сотрудника на благо организации.

Руководители должны понимать, что вне зависимости от их воли неформальные группы существуют, с ними бесполезно бороться, с ними нужно считаться, искать способы эффективного взаимодействия, использовать их сильные стороны для достижения целей организации.

Потенциальные достоинства неформальной группы:

ü улучшает коммуникации;

ü служит «клапаном» для эмоций работников, способствует уменьшению стрессов;

ü способствует повышению удовлетворенности трудом и стабильности рабочих групп;

ü способствует сотрудничеству и кооперации.

Возможные проблемы, связанные с деятельностью неформальной группы:

- способствует появлению нежелательных слухов;

- создает благоприятную атмосферу для формирования нежелательных установок;

- затрудняет осуществление перемен, закрепляет укоренившиеся стереотипы;

- может инициировать конфликты;

- негативно воздействует на поведение и самооценку некоторых работников;

- может ослаблять мотивацию и удовлетворенность трудом.

Итак, неформальные, или теневые, группы существуют в каждой организации. Они неизменно «вырастают» из дружеских отношений и отношений, не определяемых организационной схемой. Для организации важно, чтобы неформальные группы не доминировали.

Опора неформального лидера – признание его группой. Сфера влияния неформального лидера может выходить за административные рамки формальной организации.

Неформальный лидер выполняет две первостепенные функции: помогает группе в достижении ее целей, поддерживает и укрепляет ее существование.

Существование неформальных групп в организации – вполне нормальное явление. Такие группы чаще всего укрепляют трудовой коллектив, и формальный руководитель организации должен их поддерживать.

Руководство организации по взаимодействию с неформальными группами должно признатьих существование и нацелиться на работу с ними;определить принятые в них установки и нормы поведения; прежде чем предпринять какие-либо действия, оценить возможные последствия, в первую очередь, отрицательные;привлекать их к участию в процессе обсуждения и принятия решений; выслушивать мнение членов и лидеров неформальных групп.

Создавать такую рабочую атмосферу, где конструктивная критика помогает делу, совместно анализировать острые проблемные ситуации, давать возможность высказаться всем; спокойно, без эмоций выслушивать различные точки зрения.Стараться как можно быстрее выдавать необходимую достоверную информацию.Избегать ненужных угроз в отношении членов и лидеров неформальных групп, не сводить с ними личные счеты.Не стремиться разрушать неформальную группу. Всегда помнить: на месте разрушенной обязательно появится новая группа, и ее отношение к официальному руководству будет заведомо отрицательным.

Тест

Укажите определяющий принцип линейной структуры управления:

1) полноправное распорядительство;

2) адаптация;

3) единоначалие;

4) децентрализация;

5) Демократизация.

(3) Линейная организационная структура управления характеризуется тем, что во главе каждого структурного подразделения находится руководитель-единоначальник, наделенный всеми полномочиями и осуществляющий единоличное руководство подчиненными ему работниками и сосредоточивающий в своих руках все функции управления.

(4) В линейной структуре управления решения передаются по цепочке «сверху вниз», а сам руководитель нижнего звена управления подчинен руководителю более высокого над ним уровня, формируется своего рода иерархия руководителей данной конкретной организации. В данном случае действует принцип единоначалия, суть которого состоит в том, что подчиненные выполняют распоряжения только одного руководителя. Вышестоящий орган управления не имеет права отдавать распоряжения каким-либо исполнителям, минуя их непосредственного начальника.