Основные понятия по теме

После проверки, таксировки и бухгалтерской подработки документов их данные должны быть зарегистрированы и отражены в определенной последовательности, сгруппировав хозяйственные операции по их экономическому содержанию. Такая регистрация осуществляется в специальных учетных таблицах, называемых учетными регистрами или регистрами бухгалтерского учета.

Учетные регистры представляют собой совокупность специально разграфленных таблиц, приспособленных для регистрации и группировки хозяйственных операций по счетам бухгалтерского учета. Запись хозяйственных операций в учетных регистрах называется учетной регистрацией.

В организации применяется большое количество разнообразных учетных регистров. Их можно классифицировать по внешнему виду; по назначению (видам записей); по степени обобщения информации; по строению и форме графления и другим признакам.

По внешнему виду учетные регистры делятся на книги, карточки и сводные листы, а также электронные таблицы (при использовании средств вычислительной техники).

По назначению (видам записей) учетные регистры делятся на хронологические, систематические и комбинированные.

По степени обобщения информации учетные регистры делятся на синтетические, аналитические и комбинированные.

По строению и форме графления регистры бухгалтерского учета подразделяются на односторонние, двусторонние, многографные, количественные, количественно-суммовые, контокоррентные, шахматные.

Выбор того или иного способа заполнения учетных регистров зависит от целого ряда условий: вида и формы учета, отраслевой принадлежности организации и т.д.

Все записи в учетных регистрах классифицируются по следующим признакам: систематизации, характеру записи, изображению, числу экземпляров и способу заполнения.

По систематизации учетные записи делят на хронологические, систематические и синхронистические.

По характеру выделяют униграфические и диграфические записи.

По изображению различают четыре варианта записи:

1. Формульный – при этом варианте указывают только корреспондирующие счета.

2. Структурный – запись хозяйственных операций производится схематично на счетах.

3. Графический- запись иллюстрирует только логическую связь между счетами.

4. Матричный- запись осуществляется один раз, но она связывает сумму одновременно с двумя корреспондирующими счетами.

По числу экземпляров различают одноразовые, многоразовые (копировальные) записи.

По способу заполнения записи хозяйственных операций могут быть ручные и машинные.

 В условиях использования ЭВМ в качестве учетных регистров выступают внутримашинные (электронные) и внемашинные (обычные бумажные) регистры.

Во внутримашинных учетных регистрах накапливаются, группируются в нужных аспектах данные о хозяйственных операциях и формируются необходимые показатели.

Внемашинные учетные регистры формируются на основе внутримашинных регистров и являются регистрами обобщающего сводного аналитического и синтетического учета.

При регистрации и обобщении информации в системе бухгалтерского учета могут возникать ошибки. Они могут быть вызваны следующими причинами:

- отсутствие записи данных какого-либо документа или отражением этого документа в учете дважды;

- указанием неверной корреспонденции счетов;

- неправильным отражением сумм операций на счетах;

- неверным подсчетом итогов и т.д.

Известны следующие приемы выявления ошибки: повторная сверка записей в учетных регистрах с информацией в первичных документах; сверка итогов оборотных ведомостей аналитического и синтетического учета; сверка итогов по экономическому содержанию; встречная проверка и др. Запуск контрольных программ на ЭВМ применяется при полностью или частично автоматизированной системе обработки учетной информации.

 Обнаруженные ошибки могут быть исправлены корректурным способом, способы дополнительной бухгалтерской проводки, сторнировочным способом («красное сторно»).

Сущность  корректурного  способа сводится к тому, что обнаруженную в регистре неправильную запись зачеркивают тонкой чертой, чтобы при необходимости её можно было прочесть. Затем рядом или сверху делают правильно запись и оговорку «Исправлено», ставят дату, фамилию и подпись лица, внесшего исправление.

Этот способ может применяться и в первичных документах, но подписи на этом исправлении должны поставить все лица, его подписавшие.

Способ дополнительной проводки (записи) применяется тогда, когда бухгалтерская проводка составлена на сумму, меньшую, чем это следует из первичного документа. В таких случаях старую запись оставляют без изменения, я рядом на свободной строке (поле) дают дополнительную запись на недостающую сумму.

Исправление способом «красного сторно» производится тогда, когда вся ранее произведенная запись была ошибочной (неправильная корреспонденция счетов, отсутствие документа, повторная запись операции и т.д.). Составленная неправильная запись повторяется, но только красными чернилами. При подсчете итогов суммы, записанные красными чернилами, вычитаются, чем и ликвидируется ранее сделанная неправильная запись. После этого производится правильная запись обыкновенными чернилами.

Для того чтобы формы бухгалтерского учета в организации, нужно выбрать наиболее оптимальную форму его ведения. В настоящее время организации самостоятельно имеют право выбрать форму бухгалтерского учета в соответствии со своей учетной политикой.

Для отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учете используют различные регистры. Формы этих регистров, порядок и последовательность записи в них, а также технические средства учета весьма разнообразны. Определенное сочетание применяемых в бухгалтерском учете регистров хронологического и синтетического учета, порядок ведения синтетического и аналитического учета, определенные связи между учетными регистрами, способ и техника осуществления учетных записей – все это определяет форму ведения бухгалтерского учета.

Под формой бухгалтерского учета следует понимать определенную структуру и порядок сочетания различных видов учетных регистров, последовательности и способы производства учетных записей в них.

Формы учета исторически появлялись, развивались, совершенствовались, отмирали и заменялись другими, более совершенными. Одной из наиболее древних и общепризнанных форм бухгалтерского учета, описание которой сделано Л. Пачоли в 1494 году, в «Трактате о счетах и записях», является староитальянская. Эта форма состояла из трёх книг: Мемориала (памятной книги); Журнала (хронологический учетный регистр с проводками) и Главной книги (содержащей все счета, сальдо и обороты). Эта форма учета получила широкое распространение в странах Европы.

 Впоследствии на базе староитальянской формы появились различные национальные формы, которые отличались не только друг от друга, но и от исходной староитальянской – новоитальянская, французская, немецкая, американская, русская. Совершенствование национальных форм учета привело к большому их разнообразию и подразделению уже по другим, технологическим признакам – шахматная, интегральная, тройная и т.д.

В настоящее время в Республики Беларусь применяются в основном следующие формы бухгалтерского учета: мемориально-ордерная, журнально-ордерная, автоматизированная и упрощенная.  

При  мемориально-ордерной  форме на каждый первичный документ, поступивший в бухгалтерии, составляется проводка, которая отражается в мемориальном ордере. Если количество однотипных первичных документов большое, то в начале их группируют и регистрируют в накопительных ведомостях, а мемориальный ордер и проводку составляют на итоговые данные ведомости. Каждый мемориальный ордер имеет свой номер и дату составления. К нему прикрепляются все первичные документы, получившие отражение в этом ордере в виде проводок.

Все мемориальные ордера по мере составления регистрируются в регистрационном журнале для сохранности документов. После этого данные мемориальных ордеров записываются в Главную книгу. По данным Главной книги составляется оборотная ведомость по синтетическим счетам, итоги которой используются для составления баланса. Аналитический учет ведется на карточках или в книгах по данным первичных документов.

При использовании журнально-ордерной формы учета входная информация из первичных документов группируется, в накопительных ведомостях и после подсчета итогов, переносится в соответствующие журналы-ордера, где формируется вся информация по синтетическим счетам. Все журналы ведутся по кредитовому признаку, т.е. каждый журнал предусмотрен для отражения операций по кредиту счета в дебет разных счетов. Строение журналов-ордеров различное – одни открываются только на один счет (журнал-ордер №1), другие – на несколько счетов (журнал-ордер № 10). В отдельных журналах ведется как синтетический, так и аналитический учет (журнал-ордер № 6,7). К журналу по учету денежных средств приложена ведомость, где отражают операции по дебету этих счетов. Итоги журналов-ордеров в конце месяца переносятся в Главную книгу, где для каждого счета предусмотрена отдельная страница, а для каждого месяца – отдельная строка. Дебетовые обороты переносятся в Главную книгу развернуто, т.е. с указанием по каждой сумме корреспондирующего счета и журнала-ордера, из которого эти суммы взяты. Кредитовые обороты переносятся в Главную книгу одной итоговой суммой, взятой из журнала-ордера. На основании Главной книги составляется оборотная ведомость и баланс. Аналитический учет ведется в ведомостях, на карточках и по отдельным счетам в журналах-ордерах.

Автоматизированная форма учета означает ведение бухгалтерского учета на ПЭВМ. Сведения о совершенных хозяйственных операциях вводятся в память машины с первичных документов, а затем используются в соответствии с программным обеспечением для получения любых сведений и регистров.

Упрощенная форма бухгалтерского учета рекомендована для применения на малых предприятиях. Основным регистром при этой форме является книга учета хозяйственных операций, куда записываются все совершенные хозяйственные операции в хронологическом порядке, и сразу производится отражение этих операций на счетах бухгалтерского учета. В конце месяца подсчитываются обороты по каждому счету, и выводится сальдо на конец месяца. На основании этих данных составляется оборотная ведомость и баланс. Аналитический учет ведется в специально разработанных ведомостях.

 

Вопросы для самоконтроля

1. Что называется учетными регистрами?

2. Какую роль играют учетные регистры в бухгалтерском учете?

3. Что представляют собой бухгалтерские книги?

4. В каких случаях применяются карточки?

5. Для чего применяются свободные листы?

6. Как производится запись в хронологических регистрах?

7. Когда применяются систематические регистры?

8. Приведите пример комбинированных регистров.

9. Как классифицируются учетные регистры по объему содержания?

10. Для отражения, каких операций используются многографные (многоколончатые) регистры?

11. В чем заключается особенность шахматных регистров?

12. Когда применяется линейно-позиционный способ записи?

13. Как производится запись в регистрах шахматной формы?

14. В каких случаях применяется корректурный способ исправления ошибочных записей?

15. Как исправляются ошибки, допущенные в корреспонденции счетов?

16. Когда производится исправление ошибок способом дополнительной бухгалтерской проводки?

17. Что понимают под формой бухгалтерского учета?

18. В чем сущность мемориально-ордерной формы учета?

19. В чем состоит особенность формы учета Журнал-Главная?

20. В чем состоят достоинства и недостатки мемориально-ордерной формы учета?

21. Охарактеризуйте журнально-ордерную форму учета.

22. В чем состоят преимущества журнально-ордерной формы учета?

23. Где применяется упрощенная форма учета?

24. В чем состоят особенности применения автоматизированной формы учета?