Организационная структура управления на предприятии

Агентство имеет следующие структурные подразделения: отдел планирования и сбыта, отдел снабжения, производственный отдел, сервисный отдел, бухгалтерию (рис. 2.1).

Для общества с ограниченной ответственностью «ОМЕГА» характерна иерархическая организационная структура, построенная по функциональному принципу.

Иерархическая или бюрократическая структура строится на следующих принципах, сформулированных Максом Вебером (концепция рациональной бюрократии):

· принцип иерархичности уровней управления, при котором каждый

нижестоящий уровень контролируется вышестоящим и подчиняется ему;

· вытекающий из него принцип соответствия полномочий и ответственности работников управления месту в иерархии;

· принцип разделения труда на отдельные функции и специализации работников по выполняемым функциям; принцип формализации и стандартизации деятельности, обеспечивающий однородность выполнения работниками своих обязанностей и скоординированность различных задач;

· вытекающий из него принцип обезличенности выполнения работниками своих функций;

· принцип квалификационного отбора, в соответствии, с которым найм и увольнение с работы производится в строгом соответствии с квалификационными требованиями.

 

 

Рис. 2.1 Организационная структура ООО «ОМЕГА»

Возглавляет агентство генеральный директор. Непосредственно ему подчиняется: бухгалтерия, отдел планирования и сбыта. Отдел снабжения, производственный отдел и сервисный отдел подчиняются отделу планирования и сбыта.

Структуру и штаты ООО «ОМЕГА» утверждает генеральный директор.

На рассматриваемом предприятии существует 15 штатных сотрудников, из них:

· Генеральный директор

· Бухгалтер

· Два менеджера

· Два инженера

· Шесть монтажников

· Мастер по ремонту и сервисному обслуживанию

· Два сотрудника по снабжению

Руководитель:

- обеспечивает соблюдение действующего законодательства в деятельности предприятия, активно использует правовые средства для совершенствования управления, укрепление договорной дисциплины, финансового положения предприятия;

- обеспечивает выполнение лицензионных, сертификационных и экологических требований для гарантирования непрерывности деятельности предприятия;

- обеспечивает достоверность бухгалтерского учета в предприятии, своевременное представление отчетности в соответствующие органы;

- обеспечивает своевременное выполнение всех обязанностей предприятия перед государством, установленных законодательством;

- обеспечивает обязательное проведение юридической экспертизы договоров, заключаемых предприятием с юридическими и физическими лицами;

- разрабатывает и реализовывает кадровую политику предприятия, принимает меры по обеспечению предприятия квалифицированными кадрами, по надлежащему использованию потенциала знаний и опыта работников, по повышению уровня их квалификации;

- обеспечивает выполнение работниками предприятия правил внутреннего трудового распорядка, действующих на предприятии инструкций и правил, а также условий трудовых договоров; в случае совершения работниками предприятия дисциплинарных и иных проступков привлекает их к ответственности в установленном порядке;

- обеспечивает соблюдение нормативных требований по охране труда, технике безопасности, противопожарной безопасности на предприятии;

- определяет состав и объем сведений, составляющих коммерческую и служебную тайну предприятия, определяет порядок ее защиты, обеспечивает ее сохранение; при заключении трудовых договоров с работниками предприятия устанавливает для каждого работника состав и объем сведений, составляющих служебную и коммерческую тайну предприятия;

- отслеживает с привлечением специалистов ситуацию на рынках сбыта, изучает тактику, стратегию, экономическое положение и тенденции развития конкурирующих компаний;

- анализирует с привлечением специалистов рынок аналогичных товаров, определяет потенциал рынка, разрабатывает методы продвижения товаров предприятия;

- осуществляет необходимые деловые, имиджевые контакты с деловыми кругами и административными учреждениями;

- заключает договора с производителями систем безопасности на прямую поставку;

- повышает собственную квалификацию;

- исполняет функции финансового директора;

- организует разработку, корректировку и контроль эффективности функциональной структуры предприятия;

- организует подбор и расстановку управленческих кадров;

- организует разработку, корректировку и контроль эффективности кадровой политики и системы оплаты труда;

- организует разработку, корректировку и контроль эффективности финансовой политики;

- организует разработку, корректировку и контроль эффективности торговой, сервисной и гарантийной политики;

- организует разработку и контроль эффективности планов внедрения инжиниринговых, логистических и других методов совершенствования организации бизнес-процессов;

- организует внедрения современных компьютерных технологий в управленческую и производственную деятельность;

- организует эффективное планирование деятельности предприятия;

- утверждает и контролирует бюджет всех подразделений;

- организует разработку и корректировку должностных инструкций для персонала; оценку деятельности управленческого персонала;

- организует разработку и контроль исполнения планов повышения рентабельности;

- организует разработку и контроль исполнения программ развития предприятия;

- решает вопросы кредитования крупных клиентов;

- утверждает должностные и нормативно-технические инструкции, инструкции по вопросам техники безопасности, противопожарной безопасности и т. п.;

- обеспечивает собеседование с желающими поступить на работу;

- обеспечивает продвижение по службе квалифицированных и достойных служащих.

Бухгалтер:

- контролирует правильность расчетов с поставщиками и заказчиками;

- контролирует наличие и движение материальных ценностей и денежных средств;

- подготавливает и проводит инвентаризацию;

- составляет и представляет в Налоговый орган по месту регистрации организации бухгалтерскую отчетность.

Отдел планирования и сбыта:

1. Организация и ведение продаж продукции Фирмы:

- поиск потенциальных клиентов;

- ведение коммерческих переговоров с клиентами в интересах Фирмы;

- оперативное реагирование на информацию, поступающую от клиентов, и доведение ее до сведения руководителя фирмы;

- выяснение потребностей клиентов в продукции, реализуемой Фирмой, и согласование заказа с клиентом в соответствие с его потребностями и наличием ассортимента на складском комплексе Фирмы;

- мотивация клиентов на работу с Фирмой, в соответствии с утвержденными программами по стимулированию сбыта.

2. Планирование и аналитическая работа:

- составление ежемесячного плана продаж;

- анализ статистических данных продаж и отгрузок клиентам Фирмы;

- предоставление отчетов по итогам работы в соответствии с регламентом работы отдела и Фирмы.

3. Обеспечение продаж:

- прием и обработка заказов клиентов, оформление необходимых документов, связанных с отгрузкой продукции для клиентов Фирмы;

- осуществление информационной поддержки клиентов;

- информирование клиентов обо всех изменениях в ассортименте, увеличениях и снижениях цен, акциях по стимулированию спроса, времени прихода продукции на склад;

- окончательное согласование с клиентом условий по ценам, дате отгрузки и способу доставки продукции;

- участие в разработке и реализации проектов связанных с деятельностью оптовых продаж;

- взаимодействие с подразделениями Фирмы с целью выполнения возложенных задач;

- участие в рабочих совещаниях;

- ведение рабочей и отчетной документации.

- поддержание в актуальном состоянии данных о клиенте в информационной системе.

4. Контрольная:

- контроль отгрузок продукции клиентам;

- контроль финансовой дисциплины клиента и предупреждение о сроках оплаты.

Отдел снабжения:

- обеспечивает производственный отдел оборудованием;

- через отдел сбыта реализует поставку оборудования заказчикам;

- составляют договора на поставку оборудования от производителя.

Производственный отдел:

- создает проектные схемы;

- производить монтаж и установку оборудования;

- обеспечивает программирование и подключение систем оборудования.

Сервисный отдел:

- обслуживает и осуществляет текущий ремонт системы охранно-пожарной сигнализации‚ видеонаблюдения‚ контроля доступа.

Анализ структуры управления предприятия представлен в таблице 2.1.

Таким образом, функции подразделений предприятия и их иерархическая подчиненность закреплены в соответствующих нормативных документах (приказах и положениях) по предприятию. Права и обязанности отдельных сотрудников закреплены в должностных инструкциях и трудовых договорах. К недостаткам действующей структуры относятся: 1) отсутствие одела кадров; 2) отсутствие отдела маркетинга. Функции по ведению кадрового учета возложены на бухгалтерию. Вопросами сбора маркетинговой информации, разработки и подготовки рекламных материалов занимаются сотрудники отдела планирования и сбыта. Приоритеты маркетинговой политики, рекламной стратегии разрабатывают генеральный директор и начальник отдела планирования и сбыта.

 

 

Таблица 2.1 Анализ структуры управления агентства

№ п/п	Должность руководителя	Кому подчиняется	Имеет количество подчиненных		Основание для подразделения
			подразделений	исполнителей
1	2	3	4	5	6
1.	Бухгалтер	Генеральному директору	1	1	Положение о финансовой службе
2.	Начальник отдела планирова-ния и сбыта	Генеральному директору	4	13	Приказ генерального директора
3.	Начальник отдела снабжения	Начальнику отдела планирования и сбыта	1	2	Положение об отделе
4.	Начальник производ-ственного отдела	Начальнику отдела планирования и сбыта	1	8	Положение об отделе
5.	Начальник сервисного отдела	Начальнику отдела планирования и сбыта	1	1	Положение об отделе

 

Анализ обеспеченности трудовыми ресурсами предприятия ООО «ОМЕГА» представлен в таблице 2.2.

Анализ данных таблицы позволяет сделать вывод о том, что численность персонала организации имела тенденцию роста на протяжении всего рассматриваемого периода. За 2009 год численность персонала возросла на 27 %. Наиболее существенно возросла численность обслуживающего персонала на 50%, специалистов систем безопасности на 40%. Увеличение численности персонала связано с расширение деятельности предприятия, с увеличением объема реализации услуг. Вместе с тем сопоставление фактических данных с плановыми данными выявило недостаток специалистов производственного отдела (1 человек) и обслуживающего персонала (1 человек). На практике это приводит к увеличению нагрузки на персонал, выполнению дополнительных обязанностей не соответствующих должностным инструкциям и увеличению продолжительности рабочего времени.

 

Таблица 2.2 Анализ обеспеченности предприятия трудовыми ресурсами

Категории персонала	По отчёту (2008)	По плану (2008)	Фактически за 2008 год	Фактически в процентах		По отчёту (2009)	По плану (2009)	Фактически в процентах		По отчёту (2010 (6 месяцев))
Всего	10	12	11	К плану	К предыдущему году	14	15	К плану	К предыдущему году	12
В т.ч. основная деятельность	10	12	11	91,6	157,1	14	15	93,3	127,3	12
Из неё:
Руководители	1	1	1	100	100	1	1	100	100	1
Специалисты при руководстве	2	2	2	100	200	2	2	100	100	2
Специалисты систем безо-пасности	4	6	5	83,3	166,6	7	8	87,5	140	6
Бухгалтер	1	1	1	100	100	1	1	100	100	1
Обслуживающий персонал	2	2	2	100	200	3	3	100	150	2

 

По итогам 6 месяцев 2010 года на предприятии наблюдается недостаток сотрудников в количестве 20% от штатной численности. Наблюдается нехватка специалистов систем безопасности на 25% и обслуживающего персонала на 33%. Анализ численности персонала по данным статьям за 2007 – 2009 год показывает, что предприятию данных сотрудников нахватало всегда. Также необходимо отметить, что на предприятии всегда фактическая численность персонала была ниже запланированного количества. В 2007 году недостаток составил – 4 человека, в 2008 г. – 1 чел., в 2009 г. – 1 чел. По итогам деятельности предприятия за 6 месяцев 2010 года фактическая численность персонала ниже планового показателя на 3 человека. Данная ситуация свидетельствует о том, что на предприятии существуют трудности с подбором кадров, еще одной причиной может быть отсутствие должных усилий руководства предприятия по формированию корпоративной культуры, которая могла бы способствовать формированию престижа работы на данном предприятии.

В процессе анализа необходимо изучить изменение структуры персонала предприятия по следующим показателям показанных в таблице 2.3.

 

Таблица 2.3 Анализ изменения структуры трудовых ресурсов

Категории персонала	Структура персонала
	За 2007 год		За 2008 год		За 2009 год		За 6 месяцев 2010 г.
	Кол-во, чел.	Уд. вес, %	Кол-во, чел.	Уд. вес, %	Кол-во, чел.	Уд. вес, %	Кол-во, чел.	Уд. вес, %
В т.ч. основная деятельность	7	100	11	100	14	100	12	100
Из неё:
Руководители	1	14,3	1	9,1	1	7,15	1	8,3
Специалисты при руководстве	1	14,3	2	18,2	2	14,3	2	16,7
Специалисты систем безопасности	3	42,8	5	45,4	7	50	6	50
Бухгалтеры-экономисты, аудиторы	1	14,3	1	9,1	1	7,15	1	8,3
Обслуживающий персонал	1	14,3	2	18,2	3	21,4	2	16,7

 

Анализ структуры состава персонала позволяет сделать вывод, что в 2009 году наибольший удельный вес (50%) приходится на специалистов систем безопасности, 21,4% приходится на обслуживающий персонал, 14,3% - специалисты при руководстве. За 2009 год удельный вес специалистов систем безопасности и обслуживающего персонала увеличился в среднем на 4%. По состоянию на 1 июля 2010 года доля удельного веса специалистов при руководстве возросла до 16,7%, доля руководителя и бухгалтера до 8,3%. Указанные изменения в структуре связаны со снижением общей численности персонала на 2 человека. Если анализировать изменения структуры за 2007-2009 гг., то можно сделать вывод, что пропорция отдельных категорий сотрудников в целом была нарастающей.

За 2009 год по сравнению с 2008 годом было принято 3-е новых работников.

За 2010 год по сравнению с 2009 годом количество уволившихся составило 2 человека, а специалистов проработавших весь год составило 12 человек. Основными причинами увольнений является неудовлетворенность заработной платой, ненормированный рабочий день и отсутствие перспектив карьерного роста.

Численность персонала предприятия увеличивалась неравномерно, но в целом возросла с 7 человек в 2007 году, до 12 человек по состоянию на 01.07.2010 года.

 

 

Оценка системы планирования на предприятии

В настоящее время в агентстве ООО «ОМЕГА» планирование организовано по принципу «сверху вниз». Временные издержки предприятия на составление планов минимальны, а используемые методы просты. Сотрудники выполняют свою работу успешнее, если знают, что эта работа будет проверена. Например: если возникают какие-то неисправности в системе безопасности по причине монтажника технических систем охраны, то он лишается определённого процента в оплате труда. Это касается и других работников в соответствии с их функциональными обязанностями. Агентство ООО «ОМЕГА», чтобы не портить свой имидж, а также, чтобы не тратить время и трудовые ресурсы на проверку работы сотрудников старается в основном подбирать квалифицированных, а самое главное ответственных работников. Так как любые задержки сдачи объектов влияют на дальнейшую деятельность предприятия. Хотя на данный момент, агентству ООО «ОМЕГА» не хватает квалифицированных монтажников технических систем охраны, приходиться контролировать процесс инженерам.

Принципиальным моментом является то, что планы должны быть выполнимы, поскольку постановка невыполнимой задачи приводит к тому, что у людей «опускаются руки», и они прикладывают к работе меньшие усилия, чем при выполнении даже слишком простой задачи.

Не выполнение установленных планов при действующей системе планирования создают в организации атмосферу напряжённости. Так как вместо заместителя генерального директора (коммерческого директора) обязанности возложены на начальника отдела планирования и сбыта, то он несёт ответственность за подчинённые подразделения (отдел планирования и сбыта, отдел снабжения, производственный отдел и сервисный отдел) контролируя их деятельность. От этого функции отдела планирования и сбыта не могут быть выполнены в полной мере так, как эти функции выполняют всего два менеджера один из которых начальник отдела. Поскольку отдел планирования и сбыта является ключевым звеном в структуре данного предприятия, это влечёт за собой отрицательное воздействие на дальнейшее планирование финансовой деятельности предприятия.

Агентство ООО «ОМЕГА» мало уделяет внимание к маркетинговой деятельности, куда входит стимулирование спроса. Общая организация рекламной деятельности, куда входят СМИ, баннеры, выставки вообще не ведется. Агентство в основном продвигает свои услуги, благодаря внутренней рекламе используя связи между заказчиками, или предлагая услуги непосредственно самим руководителям организаций. Агентство ООО «ОМЕГА» не участвует в тендерах среди других конкурирующих организаций на право обеспечить системами безопасности тот или иной объект с использованием своих услуг и возможностей.

В агентстве ООО «ОМЕГА» в связи с ценовой конкуренцией, уменьшается число заказов.

Ценовая конкуренция — это тип соревнования, возникающий между хозяйствующими субъектами, каждый из которых своими действиями ограничивает возможность конкурента односторонне воздействовать на условия обращения товаров на рынке, то есть о степени зависимости рыночных условий от поведения отдельных участников рынка.

В ценовую конкуренцию агентства ООО «ОМЕГА» входят пять составляющих:

1. Конкуренция между уже существующими участниками или игроками на рынке (куда входят все охранные агентства вместе с агентствами по системам безопасности);

2. Конкуренция между потенциальными участниками рынка (агентств по системам безопасности);

3. Конкуренция со стороны какого-либо товара или услуги; (например, конкуренция агентств по системам безопасности с широким спектром услуг и агентств с ограниченным, в зависимости от технической и квалификационной оснащённости);

4. Рыночное давление со стороны покупателей направленное на занижение цены;

5. Рыночное давление со стороны поставщиков сырья, направленное, естественно, на завышение цены.

Основываясь на следующие факторы, отрицательно влияющие на деятельность агентства, такие как: ценовая конкуренция; не постоянный спрос на услуги; нехватка хороших специалистов; штатная численность мала для дальнейшего развития.

Вывод: предприятие использует свои возможности и ресурсы не в полном объёме.