Состав информационно – справочных документов организации

документационная база делопроизводство

Процесс принятия управленческих решений в ООО «Фудзияма» основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом состоянии дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно – информационные документы: акты, справки, сводки, докладные записки, предложения, переписка и др.

Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно – правовым и распорядительным документам. Справочно – информационные документы не содержат поручений, не обязывают действовать строго определенным образом, как распорядительные документы, но сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря – инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю организации.

Акты составляются в организации для подтверждения установленных фактов, событий, действий.

Существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения: сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов); обследования (состояние техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, результатов деятельности); испытаний (образцов, систем, технологий); приема-сдачи (материальных ценностей, документов); приема-передачи (дел, денежных средств и иных ценностей); ревизии, инвентаризации и т.д. (см. Приложение 8).

Акты проверок, обследований, ревизий и некоторые другие не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения.

Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Нередко акты составляются комиссиями, специально создаваемыми, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации.

Главное при составлении акта – установление фактического состояния дел и правильное отражение в акте. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения.

Акт оформляется на общем бланке организации или на специальном бланке акта с унифицированным текстом (для актов с постоянно повторяющейся информацией).

Обязательными реквизитами акта являются: название организации, название вида документа (акт), дата, место составления, заголовок к тексту, подписи, в необходимых случаях – гриф утверждения. Недостатком в оформлении акта является отсутствие регистрационного номера документа.

При составлении актов ревизии и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении.

Докладная записка адресуется руководителю организации, содержащая обстоятельное изложение какого – либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Обычно докладной запиской информируют руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения. Докладная записка предоставляется руководителю организации. Докладные записки составляются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя в случаях, когда для разрешения ситуации требуется принятие решения вышестоящим руководством (см. Приложение 9).

Докладные записки составляются на стандартном листе бумаги формата А4. Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата и номер, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей: в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части – анализ сложившейся ситуации, в третьей – выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять. Вторая часть может отсутствовать, в этом случае ее текст содержит описание сложившейся ситуации, выводы и предложения составителя.

В оформлении докладных записок в ООО «Фудзияма» прослеживаются отсутствие многих реквизитов, а в частности, наименование структурного подразделения, номера, заголовка к тексту и неправильное расположение даты.

Служебная записка составляется по назначению близкий докладной записке, но составляемый работником или руководителем подразделения на имя руководителя (см. Приложение 10).

Служебные записки составляются по вопросам материально – технического, информационного, хозяйственного обеспечения и др.

Обязательными реквизитами служебной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, текст, подпись.

В оформлении служебной записки в организации допущены те же ошибки, что и в оформлении докладных записок, т.к. расположение реквизитов у них одинаковы.

Объяснительная записка объясняет причины какого – либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и предоставляемый вышестоящему должностному лицу (см. Приложение 11).

Объяснительные записки, как правило, составляются в случае нарушения трудовой дисциплины, служебных нарушений, вызванных неправильными действиями или поведением какого – либо из работников организации.

Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Реквизитами объяснительной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, текст, подпись.[32]

Объяснительные в ООО «Фудзияма» составляются также в произвольной форме, как и докладные и служебные записки.

Справки в организации содержат описания и подтверждения тех или иных фактов или событий. Справки отражают основную деятельность организации или подтверждают сведения биографического (личного) или служебного характера (см. Приложение 12).

Справки служебного характера представляются по запросу вышестоящих организаций, а также применяются для представления руководителю организации по его указанию.

Справки личного характера, как правило, выдаются сотрудникам организации для подтверждения факта их работы, зарплаты, трудового стажа и др.

Внешние справки оформляются на общем бланке организации, внутренние – на стандартном листе бумаги формата А4. В расположении и составе реквизитов выявлено несоответствие требованиям в оформлении справок, а именно, отсутствие наименование структурного подразделения организации, заголовка к тексту.

Текст справки, как правило, состоит из двух частей. В первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй – приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Текст справки может состоять из одной (второй) части. Если информация, представленная в справке, может быть разбита на тематические блоки, в тексте справки выделяют разделы, нумеруемые арабскими цифрами и имеющие собственные заголовки. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы.[33]

Письма в ООО «Фудзияма» являются самым распространенным способом обмена информацией, который объединяет огромную группу самых различных по содержанию документов, выделяемых по способу передачи текста. Письма составляют большую часть входящих и исходящих документов организации и имеют множество разновидностей: инструктивные, сопроводительные, информационные, гарантийные, рекламные, письма-извещения, письма-просьбы, письма-подтверждения и т.д. Письмо оформляют на специально предназначенном для этого вида документа бланке формата А4. На бланке письма указываются наименование вышестоящей организации, данной организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП), почтовый и телеграфный адреса организации, номер счета в банке, справочный телефон.

В гарантийных письмах обычно проставляется две подписи: руководителя и бухгалтера, но в ООО «Фудзияма» подпись руководителя не проставлен и отсутствует заголовок к тексту (см. Приложение 13).

Письмо – сообщение в ООО «Фудзияма» составлено с помощью унифицированной Формы № С-09-1 (см. Приложение 14).

Письмо посвящается одному вопросу, что упрощает операции по обработке и ускоряет исполнение в той организации, куда они адресованы. Цель составления и направления писем сводится, как правило, к побудительным мотивам, отсюда и вытекают основные требования к тексту: ясность, четкость, краткость изложения.

Право подписи служебных писем устанавливается внутренними документами организации, как правило, оно принадлежит руководителю.

Письма пересылают не только по почте, но и с использованием аппаратов факсимильной связи, компьютерных сетей (электронная почта).

Документы могут также передаваться по каналам электросвязи. К таким документам можно отнести телеграмму, телефонограмму и факсограмму (факс).

Телеграмма в ООО «Фудзияма» используют в тех случаях, когда необходима более быстрая доставка документа получателю. Скорость прохождения телеграммы зависит от указания ее категории: вне категории, внеочередная, срочная, обыкновенная. Сроки доставки телеграммы зависят от ее вида: с уведомлением о вручении, с доставкой почтой, с доставкой в срок, указанный отправителем, письмо-телеграмма, с оплаченным ответом.

Телеграммы оформляют либо на специальных бланках, либо на обычных листах бумаги, которые имеют следующие реквизиты: отметку о категории и виде, телеграфный адрес получателя, текст, регистрационный номер, фамилия должностного лица, подписавшего документ, почтовый адрес организации-отправителя, подпись должностного лица, от имени которого передается текст, печать и дата.

Текст телеграммы отличается так называемым телеграфным стилем, составляется в предельно сжатой форме. В тексте отсутствуют предлоги, союзы, частицы (кроме частицы «не»), знаки препинания. Числа и цифры пишутся словами. Текст заканчивается номером телеграммы, который является ее регистрационным индексом.

Телефонограммы в ООО «Фудзияма» передаются устно по каналам телефонной связи и записываются от руки. Обычно телефонограммы применяют для срочных оповещений о совещаниях, заседаниях, собраниях и тому подобных случаев, когда переданное сообщение необходимо оформить документально. Телефонограммы применяют в пределах действия местной телефонной связи.

Реквизитами телефонограммы являются: название организации – автора документа, должность, фамилия сотрудника, передавшего телефонограмму, номер его телефона, наименование организации – получателя, должность и фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму, номер его телефона, дата и номер телефонограммы, текст (не превышающий 50 слов), наименование должностного лица, подписавшего документ, его личная подпись, инициалы и подпись.

Факсограмма ( факс) получаемая на бумажном носителе копия любого вида документа (рукописного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (см. Приложение 15,16). В отличие от телеграммы эта связь позволяет получать изображения отправляемого документа в виде факсимиле, воспроизводящего все особенности документа-подлинника. Факс является практически копией переданного документа, поэтому особенности в оформлении документов, предназначенных для передачи по факсимильной связи, идентичны требованиям к оформлению соответствующих видов документов.

Исходящий факс оформляют в одном экземпляре с соблюдением всех необходимых требований, после передачи он подшивается в дело. Входящие факсы содержат дополнительные отметки, которые печатает аппарат факсимильной связи, - указание отправителя, дату и время передачи, номер факса, количество страниц.[34]

Подводя итоги данной главы, необходимо отметить, что в ООО «Фудзияма» присутствуют организационно-распорядительные документы – Устав организации, в котором закреплены все основные моменты организации (основные виды деятельности, цели и задачи организации). Также необходимо отметить о наличии информационно – справочных документов, которые играют немаловажную роль в деятельности ООО «Фудзияма», не считая недостатки в оформлении документов, которые, я считаю, можно исправить, если в организации создать службу делопроизводства.