2020-01-14
106
самоуправление корреспонденция документ архив
Организацию работы с письменными и устными обращениями граждан по учету, прохождению, рассмотрению, подготовке ответов и анализу поступивших обращений в Исполнительном комитете обеспечивает отдел писем и приема граждан Управления делопроизводства.
Контроль за своевременным и полным рассмотрением письменных обращений граждан обеспечивается отделом контроля за рассмотрением обращений граждан Контрольного управления.
Организация работы (регистрация и контроль) с обращениями граждан, поступившими через официальный сайт муниципального образования г. Казани (рубрика «Вопрос Руководителю Исполнительного комитета»), «Прямую связь», а также на личных встречах с жителями, обеспечивается отделом контроля за рассмотрением обращений граждан Контрольного управления. Для вопросов, поступивших на официальный сайт муниципального образования г. Казани (рубрика «Вопрос Руководителю Исполнительного комитета») устанавливается срок подготовки ответа – 7 дней. Срок продлевается в зависимости от сложности вопроса.
Письма граждан, адресованные Мэру г. Казани, Руководителю Исполнительного комитета, его заместителям, руководителю аппарата, поручения вышестоящих органов по обращениям граждан принимаются отделом документооборота Управления делопроизводства и передаются для регистрации и сканирования в отдел писем и приема граждан Управления делопроизводства. В процессе первоначальной обработки поступивших писем отделом документооборота Управления делопроизводства проверяется правильность доставки и целостность вложений.
Заявления граждан, адресованные Мэру г. Казани, Руководителю Исполнительного комитета, его заместителям, руководителю аппарата и ответы о результатах рассмотрения обращений граждан принимаются отделом писем и приема граждан Управления делопроизводства.
При регистрации обращений граждан, направленных Мэру г. Казани, в электронной базе данных делается отметка о переадресовании обращений Руководителю Исполнительного комитета г. Казани. Поручения вышестоящих органов переадресовываются (в электронной базе данных) в Казанскую городскую Думу. На первой странице письма ставится регистрационный штамп с указанием очередного порядкового номера в пределах календарного года и даты поступления.
В пределах календарного года повторные письма заявителя регистрируются за тем же номером, что и первоначальное письмо. К поступившему письму приобщаются материалы рассмотрения предыдущих обращений.
Все сведения о поступивших обращениях заносятся в электронный каталог. В электронную регистрационную карточку вводятся следующие реквизиты: источник поступления, тип и вид документа, его исходящий номер и дата, дата регистрации, фамилия автора, его адрес, район города или населенный пункт, тематика, краткое содержание, социальное положение заявителя. Заявление сканируется и привязываются в электронном виде к регистрационной карточке.
Все письма после регистрации в электронном виде или на бумажном носителе пересылаются в отдел контроля за рассмотрением обращений граждан Контрольного управления для оформления контрольных карточек Мэра г. Казани, Руководителя Исполнительного комитета. Контрольное управление определяет ответственных исполнителей по заявлению и устанавливает срок исполнения документа.
Письменное обращение гражданина, в котором нет его подписи, не указаны фамилия, имя, отчество, данные о месте жительства или работы, учебы, признается анонимным и рассмотрению не подлежит.
Если в анонимном обращении гражданина содержатся факты совершения противоправных действий, обращение проверяется в порядке, установленном действующим законодательством.
В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение в подразделение Исполнительного комитета или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
Письма, адресованные Мэру г. Казани, Руководителю Исполнительного комитета, его заместителям, руководителю аппарата и не носящие личного характера, подлежат регистрации. Вопросы, требующие обязательного рассмотрения Мэром г. Казани, с проектом контрольного поручения передаются ему Контрольным управлением через помощника Мэра г. Казани.
Зарегистрированные письма передаются через Контрольное управление на рассмотрение Мэру г. Казани, Руководителю Исполнительного комитета, его заместителям, руководителю аппарата Исполнительного комитета, как правило, в день их поступления.
В соответствии с поручениями Мэра г. Казани, Руководителя Исполнительного комитета, его заместителей, руководителя аппарата обращения направляются на исполнение в структурные подразделения Исполнительного комитета, а также в районные администрации, в компетенции которых находится решение поставленных в письмах вопросов.
Заявления на прием к заместителям Руководителя Исполнительного комитета, заявления о выдаче справок, обращения «для сведения» направляются для рассмотрения по назначению непосредственно отделом писем и приема граждан Управления делопроизводства.
Направление писем граждан заместителям Руководителя Исполнительного комитета, руководителю аппарата Исполнительного комитета осуществляется в электронном виде отделом контроля за обращениями граждан Контрольного управления в зависимости от их полномочий в решении поставленных вопросов, а также согласно установленным служебным обязанностям. Направление писем граждан в оригинале заместителям Руководителя Исполнительного комитета, руководителю аппарата Исполнительного комитета осуществляется отделом писем и приема граждан Управления делопроизводства после выдачи контрольного задания Контрольным управлением.
Письма, в которых содержатся вопросы, решение которых находится в компетенции нескольких заместителей Руководителя Исполнительного комитета, направляются (в электронном виде или на бумажном носителе) всем соисполнителям. Электронный вид контрольной карточки рассылается исполнителям автоматически по базе данных. Ответственный исполнитель определяется по наибольшему числу вопросов, содержащихся в письме, или по первому из них. На основе информации соисполнителей ответственный исполнитель готовит обобщенные ответы заявителю и учреждению, где письмо находится на контроле.
Помощник или референт заместителя Руководителя Исполнительного комитета формирует задание (в электронном виде) с указанием должностного лица подразделения, которому поручается подготовка ответа.
Не допускается направление писем и заявлений на рассмотрение должностным лицам и органам, в которых содержится протест на их действия.
Переадресование писем граждан осуществляется отделом контроля за рассмотрением обращений граждан Контрольного управления через отдел писем и приема граждан Управления делопроизводства или с его уведомлением лишь в течение 3-х дней со дня даты формирования контрольного задания.
Передача документов по обращениям граждан между подразделениями Исполнительного комитета и в Контрольное управление осуществляется через отдел писем и приема граждан Управления делопроизводства. Документы передаются с соответствующей отметкой в регистрационно-контрольной форме.
Руководители структурных подразделений Исполнительного комитета:
– определяют порядок изучения вопросов, содержащихся в поступивших заявлениях;
– добиваются от исполнителей, которым поручено рассмотрение письма, всесторонней проверки фактов и подготовки ответов на все поставленные автором вопросы;
– контролируют выполнение поручений, конкретных мер по решению затронутых заявителем проблем;
– организуют подготовку информации Руководителю Исполнительного комитета, его заместителям, руководителю аппарата Исполнительного комитета или ответа заявителю и вышестоящим организациям, направившим письмо в Исполнительный комитет, о результатах рассмотрения;
– принимают решения о завершении работы по рассмотрению заявления (обращения), докладывают о результатах его рассмотрения.
Заявления граждан, не требующие дополнительного изучения и проверки, рассматриваются, и решения по ним принимаются безотлагательно, не позднее 15 дней со дня поступления в подразделение, обязанное решить вопрос по существу.
Обращения, требующие дополнительного изучения и проверки, рассматриваются в течение одного месяца, если в резолюции не указан иной срок исполнения.
В случаях, когда для решения поставленных в письме вопросов необходимо дополнительное время, сроки подготовки ответа могут быть продлены должностным лицом, давшим поручение, но не более чем на один месяц, о чем исполнитель обязан уведомить заявителя и организацию, направивших заявление. В отдельных случаях руководитель, ответственный за рассмотрение заявления, может установить для подчиненных более короткий срок исполнения.
Если изучение вопросов, поставленных в письме, закончено непосредственно в подразделении Исполнительного комитета, то заявитель извещается об этом, как правило, в письменной форме. В отдельных случаях ответ может быть дан и в устной форме, о чем исполнителем готовится информация на имя руководителя аппарата Исполнительного комитета, которая после списания в дело поступает через отдел писем и приема граждан Управления делопроизводства в отдел контроля за рассмотрением обращений граждан Контрольного управления для снятия с контроля поручения Руководителя Исполнительного комитета. После снятия с контроля информация на бумажном носителе с визами исполнителей и контрольная карточка с отметкой о снятии с контроля передаются в отдел писем и приема граждан Управления делопроизводства для приобщения к делу.
Повторные заявления, просьбы и жалобы, по результатам рассмотрения которых их авторам ранее давались обоснованные разъяснения, могут с разрешения Руководителя Исполнительного комитета, его заместителей, руководителя аппарата Исполнительного комитета не рассматриваться. Данные заявления приобщаются к соответствующим делам. О решении повторно не рассматривать поступившее заявление сообщается автору исполнителем, рассматривавшим последнее его заявление.
О результатах рассмотрения письма или устного обращения исполнитель письменно докладывает должностному лицу, давшему поручение. При наличии нескольких исполнителей итоговые документы по результатам рассмотрения писем граждан перед докладом руководителю должны быть завизированы соответствующими должностными лицами в подразделениях-соисполнителях.
Ответ заявителю письма готовится на языке обратившегося на бланке установленного образца с привлечением при необходимости переводчика общего отдела Управления делопроизводства. В ответе необходимо указать, от кого письмо получено и по какому вопросу, дать исчерпывающую информацию на поставленные вопросы и сообщить о принятых мерах (если отдельные приведенные в письме факты не подтвердились, то следует указать на это). В ответе на письма организаций по обращениям граждан необходимо сослаться на номер и дату письма. Ответы заявителям и в вышестоящие органы по обращениям граждан готовятся в соответствии с требованиями ГОСТ Р6. 30 – 2003.
Ответы от предприятий и организаций на переданные им для рассмотрения письма должны быть подписаны их руководителями, а в их отсутствие – лицами, замещающими руководителей.
Ответ на коллективное заявление направляется на имя первого подписавшего его лица (если в письме не оговорено конкретное лицо) или в отдельных случаях – каждому из подписавших такое заявление.
Проекты ответов Мэра г. Казани в вышестоящие органы по письмам граждан после подписи курирующего заместителя Руководителя визируются руководителем аппарата Исполнительного комитета, Руководителем Исполнительного комитета и в соответствии с контрольным поручением передаются исполнителем на подпись Мэру г. Казани с отметкой отдела писем и приема граждан Управления делопроизводства через общий отдел Казанской городской Думы. Помощник заместителя Руководителя Исполнительного комитета, подготовившего ответ, несет ответственность за качество подготовки (грамотность, оформление, содержание и полноту ответа) документа.
После подписания Мэром г. Казани письма по обращению гражданина и присвоения исходящего номера общим отделом Казанской городской Думы, документы (заверенная копия второго экземпляра ответа в вышестоящий орган, поручение вышестоящего органа, заявление гражданина, контрольное поручение, приложенный ответ заместителя Руководителя Исполнительного комитета заявителю) возвращаются в отдел писем и приема граждан Управления делопроизводства для присвоения исходящего номера и отправки письма заявителю через отдел документооборота Управления делопроизводства и направления документов в отдел контроля за рассмотрением обращений граждан Контрольного управления на снятие с контроля.
Проекты ответов Руководителя Исполнительного комитета в вышестоящие органы на письма граждан после подписи курирующего заместителя Руководителя Исполнительного комитета визируются руководителем аппарата Исполнительного комитета и в соответствии с контрольным поручением передаются на подпись Руководителю Исполнительного комитета отделом писем и приема граждан Управления делопроизводства.
Данные заявителям ответы, содержащие обещания, остаются на контроле в соответствующем подразделении, а также в отделе контроля за рассмотрением обращений граждан Контрольного управления, отделе писем и приема граждан Управления делопроизводства (для обращений, по которым не выдано контрольное поручение Контрольного управления) и снимаются с контроля после дополнительного ответа о выполнении
Помощник заместителя Руководителя Исполнительного комитета, руководителя подразделения проверяет содержание, правильность оформления, грамотность документа и визирует его. Ответ на бланке и 2-й экземпляр с визами всех исполнителей с указанием дат подписания передаются в электронном виде и на бумажном носителе в отдел писем и приема граждан. После присвоения исходящего номера ответы автору обращения и в вышестоящие органы конвертуются отделом писем и приема граждан и по описи отправляется адресату через отдел документооборота. 2-й экземпляр ответа в электронном виде или на бумажном носителе и документы по обращению направляются в отдел контроля за рассмотрением обращений граждан Контрольного управления для снятия с контроля. После снятия с контроля документы по обращению и контрольная карточка с отметкой о выполнении поступают в отдел писем и приема граждан для формирования дела и архивирования.
Письма граждан считаются рассмотренными, если заявителю даны ответы на все поставленные в них вопросы.
Вторые экземпляры подписанных Руководителем Исполнительного комитета, его заместителями, руководителем аппарата Исполнительного комитета ответов после отправки адресатам передаются в отдел писем и приема граждан до 16.00, который в свою очередь направляет их в отдел контроля за рассмотрением обращений граждан Контрольного управления (в электронном виде или на бумажном носителе) для снятия контрольного поручения с контроля до 17.00 часов.
Подписанные Руководителем Исполнительного комитета, его заместителями, руководителем аппарата Исполнительного комитета ответы на обращения, поступившие через «Прямую связь», официальный сайт муниципального образования г. Казани рубрика «Вопрос Руководителю Исполнительного комитета», из общественных приемных депутатов, на встречах с жителями, передаются в отдел контроля за рассмотрением обращений граждан Контрольного управления для отправки адресатам и снятия контрольного поручения с контроля.
Законченные делопроизводством письма граждан в подразделениях Исполнительного комитета формируются в «Дело» в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
Справочная работа по обращениям и письмам граждан, поступившим в Исполнительный комитет, осуществляется отделом писем и приема граждан и отделом контроля за рассмотрением обращений граждан Контрольного управления (по обращениям, зарегистрированным непосредственно в Контрольном управлении, и вопросам контроля исполнения поручений).
Направление ответов на письма в вышестоящие органы и заявителям осуществляется отделом писем и приема граждан через отдел документооборота Управления делопроизводства. Если необходим возврат обращения заявителя в вышестоящие организации, исполнитель прикладывает копию обращения для приобщения в «Дело».
Отдел писем и приема граждан ведет анализ и обобщение поступающих писем, систематически представляет Мэру г. Казани, Руководителю Исполнительного комитета, его заместителям – кураторам отраслей городского хозяйства и руководителю аппарата Исполнительного комитета сведения о количестве и характере поступивших и рассмотренных письменных и устных обращений граждан (в электронном виде и на бумажном носителе), разрабатывает предложения и рекомендации по совершенствованию работы по рассмотрению заявлений граждан и разрешению поставленных в них вопросов.
Аналогичные сведения представляются по запросам в Аппарат Президента Республики Татарстан, Кабинет Министров Республики Татарстан, Государственный Совет Республики Татарстан.
