Глава 1. Организация делопроизводства в деятельности хозяйствующих субъектов

Аннотация.

 

Во введение сформулированы задачи, решаемые в выпускной работе. Далее дано описание цели, задачи документооборота и структура организации.

Вторая глава состоит в разработке бизнес–процессов, которые непосредственно связаны с работой Управления Информатизации, а также рассмотрение документов, которыми пользуется этот отдел.

Следующая глава, концептуальное моделирование, где разработана структуризация факторов системы (иерархия доменов и атрибутов) в виде дерева.

Глава информационное моделирование, является следующим основным этапом в данном курсовом проекте. Здесь проведены анализ и описание связей между отношениями.

В главе модели состояний (жизненных циклов) разработаны диаграмма и таблица переходов для жизненных циклов системы.

Следующая глава математическое моделирование, где дано описание алгоритма обработки информации и формирование состава операций по каждому состоянию.

Программирование, в данном разделе описывается программа, реализующая изложенные алгоритмы.

Иллюстрация программных единиц.

В заключении кратко излагаются результаты курсовой работы.

Курсовой проект содержит 46 страниц текста, 4 рисунка, 6 приложения. Список литературы содержит 6 наименований.

 

Содержание.

Введение…………………………………………………………....3

Глоссарий…………………………………………………………..6

Глава 1. Организация делопроизводства в деятельности хозяйствующих субъектов……………………………………….13

Замысел и цели разработки системы ………………………13

Общие требования и задачи, решаемые системами документооборота …………...……………………………...14

Структурная организация Управления Информатизации ..17

Документирование управленческой деятельности ………..19

Глава 2. Концептуальное и информационное моделирование….24

Выявление и моделирование бизнес – процессов …………...24

Концептуальное моделирование …………………………….26

Информационное моделирование …………………………...28

Определение жизненного цикла модели …………………….31

Глава 3. Математическое моделирование…………………….34

Проблема поиска и индексирования документов ………….34

Векторная и линейная модель индексирования и поиска документов …………………………………………………..37

    Коррекция запросов по релевантности ……………………39

Глава 4. Программирование……………………………………43

Заключение………………………………………………………..44

Литература………………………………………………………...45

Приложения……………………………………………………….46

Введение.

 

Целью данной выпускной работы является анализ и разработка системы автоматизации документооборота для предприятия работающего в сфере информационных услуг.

Задача накопления, обработки и распространения (обмена) информации стояла перед человечеством на всех этапах его развития. В течение долгого времени основными инструментами для ее решения были мозг, язык и слух человека. Первое кардинальное изменение произошло с приходом письменности, а затем изобретением книгопечатания. Поскольку в эпоху книгопечатания основным носителем информации стала бумага, то технологию накопления и распространения информации естественно называть “бумажной информатикой”.

Положение в корне изменилось с появлением электронных вычислительных машин (ЭВМ). Первые ЭВМ использовались как большие автоматические арифмометры. Принципиально новый шаг был совершен, когда от применения ЭВМ для решения отдельных задач перешли к их использованию для комплексной автоматизации тех или иных законченных участков деятельности человека по переработке информации.

Одним из первых примеров подобного системного применения ЭВМ в мировой практике были так называемые административные системы обработки данных: автоматизация банковских операций, бухгалтерского учета, резервирования и оформления билетов и т.п. Решающее значение для эффективности систем подобного рода имеет то обстоятельство, что они опираются на автоматизированные информационные базы. Это означает, что в памяти ЭВМ постоянно сохраняется информация, нужная для решения тех задач, на которые рассчитана система. Она и составляет содержимое информационной базы соответствующей системы.

При решении очередной задачи система нуждается во вводе только небольшой порции дополнительной информации, остальное берется из информационной базы. Каждая порция вновь вводимой информации изменяет информационную базу системы. Эта база (информационная, или база данных) находится, таким образом, в состоянии непрерывного обновления, отражая все изменения, происходящие в реальном объекте, с которым имеет дело система.

Хранение информации в памяти ЭВМ придает этой информации принципиально новое качество динамичности, т.е. способности к быстрой перестройке и непосредственному ее использованию в решаемых на ЭВМ задачах. Устройства автоматической печати, которыми снабжены современные ЭВМ, позволяют в случае необходимости быстро представить любую выборку из этой информации в форме представления на бумаге.

По мере своего дальнейшего развития административные системы обработки данных перерастают в автоматизированные системы управления соответствующими объектами, в которых, как правило, не ограничиваются одной ЭВМ, а в составе двух и более ЭВМ объединяют в вычислительный комплекс.

В этом ряду особое место занимают базы данных и другое программное обеспечение, связанное с их использованием в качестве инструмента для делопроизводства и рационализации труда. Их использование позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных маркетинговых и производственных проектов, уменьшить непроизводительные затраты при их реализации, исключить возможность появления ошибок в подготовке бухгалтерской, технологической и других видов документации, что дает для предприятия прямой экономический эффект.

Разумеется, для раскрытия всех потенциальных возможностей, которые несет в себе использование баз данных, необходимо применять в работе комплекс программных и аппаратных средств максимально соответствующий поставленным задачам. Поэтому в настоящее время велика потребность предприятий в компьютерных программах, поддерживающих и согласующих работу управленческого и финансового звеньев компании, а также в информации о способах оптимального использования имеющегося у компании компьютерного оборудования.

 

Дерево целей «Автоматизированная система документооборота»

 

 

Рис. 1. Дерево целей «Автоматизированная система документооборота»

 

 

Глоссарий.

 

А

Автоматизированная система управления (АСУ) – это человекомашинная система, в которой с помощью технических средств обеспечивается сбор, накопление, обработка информации, формулирование оптимальной стратегии управления определенными компонентами и выдача результатов человеку или группе людей, принимающих решение по управлению.

Анализ - выявление соответствующих факторов и оценка их значимости.

Атрибут - это абстракция одной характеристики, которыми обладают все абстрагированные как объект сущности.

Акт -документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события.

Б

Бизнес-процесс - обеспечивает реализацию всех видов деятельности, связанных с производством товаров или услуг; определяет функциональные и информационные связи между различными объектами.

Бизнес-правила - последовательность выполняемых работ.

В

Взаимодействие - объекты получаемые из отношений с другими объектами. Например, контракт, платежная ведомость, налог с оборота, главная книга и т.п.

Вспомогательные атрибуты - используются для связи экземпляра одного объекта с экземпляром другого. Описание атрибута для вспомогательного атрибута должно указывать на реальное отношение, сберегаемое атрибутом.

 

Д

Докладная записка – документ, адресованный руководителю донного или вышестоящего учреждения, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Договор – документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирующий эти отношения.

Доклад – документ, содержащий изложение определенных вопросов, выводов, предложений и предназначенный для устного прочтения.

Ж

Жизненным циклом проекта (иногда говорят – проектным циклом) – называется промежуток времени между моментом появления проекта и моментом его ликвидации.

 

З

Заключение – документ, содержащий мнение, вывод учреждения, комиссии, специалиста по какому-либо документу или вопросу.

Заказ на размножение – содержит просьбу о воспроизведении или размножении документов каким-либо способом.

 

И

Инциденты – абстракция чего-то произошедшего или случившегося. Например: перечисление в банк, проводка, выдача зарплаты, срочные платежи, поставка продукции.

Интерфейс -это взаимодействие между системой и средой между двумя системами или двумя компонентами системы.

Информационная модель - это модель, где каждому объекту должно быть назначено уникальное имя. При этом должно явно указываться отношение объекта или к классу объектов, или экземпляру.

Инструкция –  правовой акт, издаваемый органом государственного управления в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, должностных лиц и граждан.

Извещение и заседании, собрании и конференции – документ, информирующий о предстоящем мероприятии и предлагающий принять в нем участие.

К

Классификация - операция отнесения заданного объекта к одному из классов, внутри которых объекты считаются неразличимыми.

Контроль - определяет, достигли ли характеристики организации поставленных целей.

Коммуникационные системы - это комплекс технических, программных и других средств, а также стандартов и договоренностей для создания передачи и приемы электронных сообщений

Компоненты - это части, элементы или узлы, составляющие систему.

Контракт – соглашение двух или более лиц об установлении, изменении или прекращения прав и обязанностей.

 

Л

Личная карточка – документ, служащий для анализа состава и учета движения кадров.

 

М

Матричная структура – создается на базе функциональной структуры, отношения в которой базируются на прямых вертикальных связях руководства – подчинения.

Матричный бюджет – это ресурсы, выделяемые руководителю проекта по выполнению услуг, оказываемых функциональными подразделениями при выполнении проекта.

Модель – любая совокупность (абстрактных) объектов, свойства которых и отношения между которыми удовлетворяют данными аксиомами, служащим тем самым совместным (неявным) определением такой совокупности.

 

О

Объект - спецификация – используется для представления правил, нормативных документов или критериев качества, стандартов.

Описательные атрибуты - представляют факты присущие каждому экземпляру объекта. Описание атрибута должно устанавливать реальную характеристику или свойство, для которого могут быть определены возможные значения. Эти значения берутся из соответствующего домена, который так же должен быть описан. Домены могут быть описаны:

- Перечислением всех возможных значений;

- Ссылкой на документ, где перечислены эти значения;

-Формулировкой правила на некотором глобальном множестве, определяющего какие значения (из этого множества) допустимы;

- Приведением диапазона допустимых значений.

Организационная структура – это совокупность взаимосвязанных органов управления, расположенных на различных ступенях системы.

Организационная форма – это организация взаимодействия и взаимоотношений между всеми участниками инвестиционного процесса.

Обзор – документ, составленный в целях информирования подведомственных и других организаций о работах в той или иной области или о деятельности группы учреждений в определенный период.

Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта).

Отзыв – документ, содержащий мнение учреждения или специалиста по поводу какой-либо работы, присланной на рассмотрение.

Отчет – документ, содержащий сведения о выполнении плана, задания, подготовке мероприятий, представляемый вышестоящему учреждению или должностному лицу.

 

П

Положение – правовой акт, определяющий права, обязанности и организацию работы учреждения, структурного подразделения.

Постановление – правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил поведения.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления, действующим на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.

Проектное управление –  совокупное управление всеми трудовыми, финансовыми, материальными и энергетическими ресурсами, требуемыми для обеспечения процессов проектирования и строительства объекта в указанный срок, в пределах запланированной сметной стоимости и с заданным качеством.

План – заранее намеченный порядок, последовательность осуществления какой-либо программы, выполнения работы, проведения мероприятий.

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (пересылается по почте).

Предложение – разновидность докладной записки, содержащей перечень конкретных предложений по определенному вопросу.

Перечень – систематизированное перечисление документов или иных предметов, объектов или работ, составленное в целях распределения на них определенных норм или требований.

 

 

Р

Реальные объекты – есть предметы реального мира, а точнее, абстракции реальных объектов, как их мы представляем для наших целей.

Решение – правовой акт, принимаемый местными государственными администрациями в коллегианальном порядке в целях разрешения наиболее важных вопросов их компетенции.

Ролевые объекты – абстракции цели или назначения человека, функциональные части оборудования или организации. Например: бухгалтер, экономист, группа по расчету заработной платы, группа ведения учета, студент, преподаватель, ревизор и пр.

Распоряжение  - правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия в касается узкого круга организаций, должностных лиц и граждан.

 

С

Справка - документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.

Сводка – документ, представляющий собой обобщенные сведения по одному вопросу (сводка предложений, замечаний, требований).

Стенограмма – дословная запись докладов, речей и других выступлений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов, осуществляемая методом стенографии.

Список – документ, содержащий перечисление лиц или предметов в определенном порядке, составленный в целях информации или регистрации.

 

Т

Телеграмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается по телеграфу).

Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается по телефону и записывается получателем).

У

Указывающие атрибуты -используются для идентификации отдельного экземпляра объекта. При этом они могут использоваться самостоятельно или в комбинации с другими атрибутами. Указывающие атрибуты так же должны быть описаны в доменах, как и описательные.

Устав – правовой акт, определяющий структуру, функций и права предприятий. Организаций, учреждения.

Указание - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Ф

Фазами (этапами, стадиями) – называют состояния, через которые проходит проект.

 

Функциональная структура – управление осуществляется линейным руководителем через группу подчиненных ему функциональных руководителей, каждый из которых имеет право руководить подчиненными подразделениями в пределах порученных ему функций.

 

Глава 1. Организация делопроизводства в деятельности хозяйствующих субъектов