Система распорядительной документации. Постановление. Решение

Теоретические вопросы

 

 

Краспорядительным документам относятся: постановления, приказы, решения, распоряжения. Они носят административный характер. Обращены к нижестоящим или подчинённым организациям, группам или отдельным должностным лицам.

Проект распорядительных документов может быть подготовлен структурными подразделениями или отдельными специалистами, а также рабочей группой.

Для подготовки проекта документа надо изучить существо вопроса, просмотреть предыдущие документы по данному вопросу, учесть различные мнения и написать проект. Проект обсуждают и принимают на заседании коллегиального органа или согласовывают и подписывают у руководителя организации. Подготовленный документ доводят до сведения заинтересованных сторон.

Все распорядительные документы делятся на две группы:

1. Издаваемые на основе коллегиальности (постановления коллегии, собрания), решения коллегиальных органов.

2. Издаваемые на основе единоначалия (приказы, распоряжения).

Приказ - распорядительный акт, издаваемый руководителем организации по наиболее важным, глобальным вопросам деятельности учреждения для разрешения основных и оперативных задач.

Приказами оформляются: порядок деятельности предприятия, решения и поручения по организации работы, организационные мероприятия, итоги работы, результаты ревизий и т.д.

Различают приказы:

1. По основной деятельности (по общим вопросам)

2. По личному составу (по кадрам)

РАСПОРЯЖЕНИЕ – это распорядительный акт, издаваемый руководителем для разрешения оперативных вопросов.

Распоряжения организации составляются в основном по вопросам:

- информационно-методического характера,

- повседневной административной, производственно-хозяйственной деятельности,

- связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, правил, других документов (напр., о распределении обязанностей между заместителями руководителя компании; о передаче дел увольняемыми сотрудниками; о сроках предоставления авансовой отчётности; о порядке использования служебного автотранспорта и т.п.).

Распоряжение государственного или муниципального органа управления - правовой акт, обязательный для исполнения организациями и гражданами, которым распоряжение адресовано.

Распоряжения, затрагивающие права и интересы граждан, должны быть опубликованы в течение двух недель в официальных изданиях.

Решение - распорядительный документ коллегиального органа управления. Издаётся министерствами, ведомствами, научными советами).

Решения издают организации (при коллегиальном управлении, например, Совет директоров, и при единоначалии ), государственные органы и общественные организации.

 Оформляется на общем бланке. Эти документы также состоят из двух частей - констатирующей и распорядительной.

ПОСТАНОВЛЕНИЕ - документ, который издают высшие органы государственной власти, - комитеты и комиссии, образуемые при органах власти.

Постановления, издаваемые высшими органами гос. власти подписываются Председателем.

Различают постановления организационного характера и адресуемые для исполнениядругим органам. Первые позволяют решать организационные вопросы деятельности комиссий, комитетов (вопросы, связанные с созданием органа, распределением обязанностей между членами, утверждением плана. Вторые предназначены для исполнения предприятиями, учреждениями, должностными лицами.

Комиссии, обладающие властными полномочиями (административные, наблюдательные, по делам несовершеннолетних) принимают постановления, обязательные для исполнения.

Комиссии, не обладающие властными полномочиями, принимают постановления рекомендательного характера. ("Предложить", "Рекомендовать").

В постановлениях раскрывают хозяйственные, политические и организационные вопросы. Часто с помощью постановлений утверждают разные нормативные документы.

Постановлением является также заключительная часть протокола заседания коллегиального органа (собрания, правления, президиума и т.п.). Эти постановления подписывают председатель коллегиального органа и секретарь. Проект постановления визирует юрисконсульт.

ПОДГОТОВКА РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Можно выделить следующие стадии подготовки распорядительного документа: изучение существа вопроса, подготовка проекта документа, согласование, подписание. Для постановлений и решений добавляется стадия обсуждения и принятия этих документов на заседании коллегиального органа.

Подготовка проекта распорядительного документа может быть поручена одному или нескольким структурным подразделениям или отдельным должностным лицам. При разработке проектов сложных и больших распорядительных документов могут создаваться рабочие группы (комиссии), привлекаться учёные или квалифицированные специалисты из числа практических работников.

Для подготовки проекта распорядительного документа собирают всю необходимую информацию, составляют черновик документа, затем редактируют и уточняют. Проект распорядительного документ подлежит согласованию с заинтересованными подразделениями или должностными лицами, которых он касается. Согласование осуществляется путём визирования (при внешнем согласовании - проставлением грифа согласования). Например, виза юрисконсульта говорит о соответствии документа законодательным и нормативным актам.

Визы и гриф согласования проставляются на первом экземпляре проекта. В случае несогласия с проектом пишется заключение. Если в процессе доработки в проект внесены значительные поправки, документ подлежит повторному согласованию. При наличии всех необходимых виз документ подписывается руководителем (никакие исправления в распорядительный документ после подписания не вносятся), регистрируется в канцелярии (нумерация валовая в пределах календарного года), а копии или выписки рассылаются заинтересованным лицам и подразделениям, или исполнителей знакомят с текстом распорядительного документа под расписку.

Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания. В ряде случаев срок вступления в силу указываются в самом документе.