Состав документации кадровой службы

В состав документации кадровой службы входят следующие виды документов:

- заявление

Заявление о приеме на работу, на увольнение составляется в произвольной форме, пишется от руки. Писать его рекомендуется на бумаге формата А4 – это формат листов документов личного дела.

Для заявления характерны следующие реквизиты: адресат (кому адресуется заявление), заявитель, место проживания заявителя, наименование вида документа (заявление), текст, подпись, дата составления.

Заявление о приёме на работу после его рассмотрения, а также ознакомления с остальными необходимыми документами является основанием для издания приказа о приёме на работу. В случае принятия отрицательного решения заявителю сообщают о нём устно или письмом (по указанному в заявлении адресу).

Такие виды заявлений, как заявление о предоставлении учебного отпуска, отпуска по беременности и родам и т.п., должны содержать в тексте указание на наличие необходимых документов (больничного листа, справки с места учёбы и т.п.), без которых решение вопроса о предоставлении отпуска невозможно. В этих случаях соответствующие документы представляются на рассмотрение вместе с заявлением. Рассмотрение вопроса о предоставлении очередного отпуска производится с учётом графика отпусков. Образец заявления показан в Приложении А.

- приказы по личному составу (о приеме форма Т-1, увольнении форма Т-8, переводе форма Т-5) [4]

Приказы по личному составу представляют собой документы, которыми оформляется приём на работу, увольнение, переводы сотрудников предприятия.

Оформляют приказы по личному составу на общих бланках. В заголовке к тексту такого приказа пишут: "О приёме на работу", "О переводе на другую работу", "Об увольнении", "О предоставлении отпуска", "О поощрении", "О нарушении", "О наложении административного взыскания" и т.п.[5]

Приказы по личному составу хранятся 75 лет в архиве  предприятия или организации. Образец приказа по личному составу составлен в Приложении Б.

- трудовая книжка

Основной документ, подтверждающий общий, непрерывный и специальный стаж работы.

Трудовые книжки на работников ведутся на предприятии независимо от формы собственности. В них содержатся следующие сведения о работнике:

- фамилия, имя, отчество – полностью, без сокращений;

- дата рождения (число, месяц, год);

- образование (указывается на основании дипломов, справок, сертификатов);

- профессия, специальность;

- сведения о работе: приеме, переводе, увольнении;

-сведения о награждении и поощрении;

-сведения об открытиях и изобретениях, на которые выданы авторские свидетельства.

Взыскания в трудовую книжку не вносятся. На титульном листе обязательно ставится подпись лица, выдавшего трудовую книжку, и печать предприятия, где она впервые была заполнена. Запись на последующих страницах трудовой книжки начинается с простановки штампа предприятия или написания от руки его наименования. Все записи производятся в точном соответствии с приказами о приеме, переводе или увольнении. Если возникает необходимость внести исправления, то они оговариваются и заверяются подписью должностного лица и печатью.

В записи об увольнении указывается соответствующая статья ТК РФ[6]. Образец трудовой книжки см Приложение В.

- личная карточка

Основной документ по учету персонала предприятия, который заводится на всех работников, принятых на постоянную или временную работу.

Личная карточка заполняется в одном экземпляре рукописным или машинописным способом секретарем-референтом или лицом, ответственным за работу с персоналом. Форма Т-2 может заполняться с помощью компьютера, куда предварительно вводятся данные о сотрудниках. Основанием для записи в личной карточке служат паспорт, документы об образовании, военный билет и т.д. в обязательном порядке ставится дата заполнения карточки и личная подпись сотрудника.

Личная карточка заполняется после подписания приказа о приеме на работу.

Образец личной карточки формы Т-2 см. Приложение Г.

- характеристика

Официальный документ кадровой документации, который выдаёт администрация, учреждения, организации, предприятия своему сотруднику в целом ряде ситуаций. В характеристике приводятся отзыв о служебной и общественной деятельности сотрудника, оценка его деловых и моральных качеств.

Характеристика может быть оформлена на общем бланке формата А4. Она имеет следующие реквизиты: название вида документа (характеристика); указание должности лица, которому выдаётся характеристика; наименование организации, выдающей характеристику; имя, отчество и фамилия сотрудника; текст подписи; печать. Подписывает характеристику, как правило, руководитель предприятия. Образец характеристики представлен в Приложении Д.

- автобиография

Автобиография (греч. autos – сам, bios – жизнь, grapho – пишу), форма биографии, где главным героем является автор.

Цель автобиографии – представить жизнь (или какую-то ее часть) как некое целое, когда описываемые события отделены от настоящего неким временным промежутком и автор может отнестись к ним более или менее беспристрастно, а сами события успели приобрести в его глазах большую или меньшую осмысленность (Приложение Е).

- трудовой контракт – документ, фиксирующий соглашения между работником и организацией, в соответствии с которым он обязуется выполнять работу по определенной специальности с подчинением трудовому распорядку, а организация обязуется обеспечить условия труда, предусмотренные законодательством, и выплачивать заработную плату.

В трудовом договоре указываются:

- место работы (с указанием структурного подразделения);

-дата начала работы;

-наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция;

-права и обязанности работника;

- права и обязанности работодателя;

-характеристика условий труда, компенсаций и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и(или) опасных условиях;

- режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных в организации);

- условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);

- виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью.

В трудовом договоре могут предусматриваться условия об исполнении; о неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, коммерческой, служебной и иной); об обязанности работника отработать после обучения, а также иные условия.

Контракт составляется в двух экземплярах, подписывается руководителем и работником, заверяется печатью организации. Один экземпляр контракта храниться на предприятии, другой – у работника. Условия договора могут быть изменены только по соглашению сторон в письменной форме[7].

Состав документов, оформляемых при приеме на работу указан в Приложении Ж.