Деловое письмо-заявление

Цель делового письма-заявления, которое одна организация адресует другой, – обозначить позицию организации-отправителя, выразить ее отношение к вопросу, предложить обоснование и порядок разрешения ситуации. Вопросы в заявлении не задаются, в нем содержится видение ситуации одной из сторон.

Прибегают к ним только на пороге столкновения интересов или даже конфликта между двумя компаниями, чтобы задокументировать и сообщить второй стороне свое отношение к проблеме.

Грань между письмом-заявлением, письмом-просьбой или письмом-запросом довольно тонкая. Чтобы быть уверенным в правильном выборе вида письма, нужно понять: будет ли оно заявлять о чем-либо или все-таки это будет просьба к адресату что-либо сделать?

Деловое письмо-заявление оформляется на бланке для писем и имеет стандартный для делового письма набор реквизитов.

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» бланк письма содержит следующие реквизиты:

эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), Государственный герб и;
код организации;
основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
наименование организации;
справочные данные об организации.

При подготовке заявления как вида делового письма оформляются следующие обязательные реквизиты:

дата документа;
регистрационный номер документа;
адресат;
заголовок к тексту;
текст документа;
подпись;
отметка об исполнителе;
отметка об исполнении документа и направлении его в дело (оформляется на визовом экземпляре письма).

Ссылка на регистрационный номер и дату документа оформляется, если письмо-заявление пишется в ответ на письмо, например, претензию.

Отметка о наличии приложенияоформляется, если приложение есть.

Подписи согласования оформляются на визовом экземпляре письма-заявления, если внутренними правилами предусмотрен процесс заверения проекти письма

В отличие от обычного делового письма текст заявления начинается не с обращения к должностному лицу – адресату, а с наименования вида письма. Этим подчеркивается, что документ не просто передает информацию, а выражает принципиальную позицию своего автора.

Делопроизводство деловых писем-заявлений ведется стандартно, в соответствии с внутренними правилами организации-отправителя и организации-получателя.

Неизвестно, к чему приведет столкновение интересов компаний: удастся ли решить дело путем переговоров или придется подключать юристов и втягиваться в судебные разбирательства, но в любом случае прием одной организацией письма-заявления от другой равнозначен тому, что первая компания информирована о позиции второй.

Заявления в организацию от физического лица

Делопроизводству заявлений от физических лиц нужно уделять особое внимание. На защите интересов заявителей стоит Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (в ред. от 24.11.2014; далее – Федеральный закон № 59-ФЗ).

Ошибочно полагать, что его действие распространяется только на государственные органы, органы местного самоуправления и бюджетные организации. Это уже давно не так. Еще в 2013 г. этот список пополнили организации, «на которых возложено осуществление публично значимых функций»[1]. Нигде нет внятного определения, что это за функции, но из формулировки видно, что понятие это довольно широкое и теоретически «попасть под него» может любая организация, клиентами которой являются физические лица.

В отличие от делового письма-заявления, заявление физического лица может являться и запросом, и просьбой, и претензией. Обратимся к определению слова «заявление:

Наш словарик

Заявление – просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц2.

Компания может разработать собственную, удобную для себя форму стандартного заявления от физического лица и выложить ее в общий доступ. Но делать эту форму обязательной и не принимать заявление только потому, что оно составлено не так, как «положено», нельзя. Люди не обязаны знать о существовании разработанной компанией формы заявления, как и не обязаны пользоваться Интернетом, откуда эту форму можно скачать. Федеральный закон № 59-ФЗ определяет минимальный набор информационных блоков в обращении:

Извлечение