2020-04-12
210Как принять работника на основную работу (для бюджетной организации)
Какие документы надо потребовать от работника при приеме на работу
Для оформления нового работника на основную работу потребуйте у него (ст. 65 ТК РФ):
· паспорт или заменяющий его документ (например, временное удостоверение личности (форма N 2П)). Если работник не представит такой документ, вы не можете принять его на работу;
· сведения о трудовой деятельности и (или) трудовую книжку (в случае ее ведения). Исключение составляют случаи, когда трудовой договор заключается впервые;
· документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в форме электронного документа.
Если у работника нет трудовой книжки, оформите ее, за исключением случаев, предусмотренных Трудовым кодексом РФ или иным федеральным законом (ч. 4 ст. 65 ТК РФ).
С 01.01.2021 трудовые книжки на впервые поступающих на работу лиц не оформляются (ч. 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ).
Сведения о трудовой деятельности работника формируйте в электронном виде (ст. 66.1 ТК РФ).
Если вы заключаете трудовой договор с впервые поступающим на работу лицом, не зарегистрированным в системе индивидуального (персонифицированного) учета, необходимо будет подать в территориальный орган ПФР заявление от его имени в виде анкеты по форме АДВ-1, чтобы ему присвоили СНИЛС (ч. 4 ст. 65 ТК РФ, пп. 1 п. 1 ст. 6, п. 1 ст. 9 Закона N 27-ФЗ, п. 17 Приложения 8 к Постановлению Правления ПФР от 27.09.2019 N 485п).
Заявление о приеме на работу будущему сотруднику писать не обязательно. Трудовые отношения с ним оформляются письменным трудовым договором.
При оформлении на работу военнообязанного или призывника также потребуйте у него военный билет или удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу.
При приеме на работу на должность (по профессии), к которой предъявляются специальные требования, также могут потребоваться, например,
· документ об образовании (диплом, аттестат);
· документ, подтверждающий прохождение медосмотра;
· загранпаспорт;
· справка о наличии (отсутствии) судимости.
Дополнительно работник может представить:
· свидетельство о присвоении ИНН. Однако у человека может не быть этого свидетельства, а может не быть и ИНН. Их отсутствие не препятствует заключению трудового договора и не влечет никаких санкций для работодателя. При представлении в ИФНС справки 2-НДФЛ на работника, у которого нет ИНН, в ней не заполняйте поле "ИНН в Российской Федерации" (п. 3.2 Порядка заполнения справки 2-НДФЛ). Личность работника налоговые органы идентифицируют по другим персональным данным, указанным в справке;
· справку о доходах и суммах налога физлица за текущий год с предыдущего места работы и документы, подтверждающие право на вычеты по НДФЛ (например, свидетельства о рождении детей). Эти документы требуются, если работник хочет получать вычеты по НДФЛ;
· справку о сумме зарплаты за текущий год и два предшествующих года. Она нужна, если работник хочет, чтобы при расчете пособий по больничным и детских пособий вы учитывали зарплату, полученную им от предыдущих работодателей.
Сделайте копии со всех представленных документов, оригиналы которых вы возвращаете работнику (Доклад Роструда).
Когда и как нужно заключить трудовой договор
Подписать с вновь принятым работником трудовой договор нужно не позднее трех рабочих дней со дня, когда он начал выполнять свои трудовые обязанности (ч. 2 ст. 67 ТК РФ).
Оформить трудовой договор можно и до допуска работника к работе, то есть сразу после того, как принято решение о приеме на работу. При этом в договоре надо указать дату начала работы, то есть день, с которого работник должен приступить к выполнению своих обязанностей. Эта дата может быть и более поздняя, чем день подписания (заключения) трудового договора. Если в этот день работник на своем рабочем месте не появится, то независимо от причины, по которой это произошло, трудовой договор можно аннулировать (ст. 61 ТК РФ).
Трудовой договор оформляется в двух экземплярах - для работодателя и для работника. На экземпляре трудового договора работодателя работник обязательно должен расписаться в том, что он получил свой экземпляр договора (ч. 1 ст. 67 ТК РФ).
Помните, что до подписания трудового договора надо ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка и другими локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).
Какие документы нужно оформить при приеме на работу
Кроме оформления трудового договора при приеме на работу нужно (ст. ст. 65, 66, 66.1, 68 ТК РФ, п. 1 ст. 230, п. 4 ст. 431 НК РФ, п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек):
1) издать приказ о приеме на работу (Т-1 или Т-1а). На этом приказе работник должен поставить свою подпись о том, что он с ним ознакомлен;
2) на основании приказа внести запись о приеме на работу в сведения о трудовой деятельности и трудовой книжке работника (в случае ее ведения). Если у работника нет трудовой книжки, нужно ее оформить, за исключением случаев, когда на основании Трудового кодекса РФ или иного федерального закона это не требуется. С 01.01.2021 трудовые книжки на впервые поступающих на работу лиц не оформляются (ч. 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ);
3) заполнить на работника личную карточку (Т-2) и ознакомить его с внесенными данными под подпись. Данные для заполнения карточки нужно брать из документов работника (паспорта, документа об образовании, документа, подтверждающего регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, а также документов воинского учета). Личная карточка заполняется, если на работника ведется трудовая книжка. Если работник отказался от ее ведения, рекомендуем внести в личную карточку запись на основании сведений о трудовой деятельности;
4) оформить на работника:
- карточку-справку (ф. 0504417);
- карточку учета выплат и начисленных на них страховых взносов;
- налоговый регистр учета доходов и НДФЛ.
Как внести в сведения о трудовой деятельности, трудовую книжку (в случае ее ведения) запись о приеме на работу
Запись о приеме на работу вносится в сведения о трудовой деятельности, трудовую книжку (в случае ее ведения) работника на основании приказа о приеме на работу (Т-1 или Т-1а).
Записи в трудовой книжке нужно делать перьевой, гелевой или шариковой ручкой с чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Сокращать слова в трудовой книжке нельзя (п. 11 Правил ведения трудовых книжек, п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек).
Запись о приеме на работу нужно делать так (п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек):
· в графе 3 раздела "Сведения о работе" напишите полное и сокращенное наименование вашего учреждения. Вместо записи можно поставить штамп, содержащий полное и сокращенное наименование вашего учреждения (Письмо Роструда от 19.08.2015 N 1922-6-1). Указывать структурное подразделение учреждения, в котором будет трудиться работник (например, филиал, представительство или другое обособленное подразделение), надо, только если в трудовом договоре работника прямо написано, что он принимается на работу в конкретное структурное подразделение учреждения;
· строкой ниже в графе 1 поставьте порядковый номер вносимой записи. Нумерация записей в трудовой книжке сплошная. Поэтому при внесении первой записи о приеме на работу ей присваивается N 1, а при внесении последующих записей нумерация продолжается. Например, если номер записи об увольнении с последнего места работы - 8, то следующая запись о приеме работу должна быть под номером 9;
· в графе 2 напротив номера записи арабскими цифрами укажите дату начала работы в соответствии с приказом (число, месяц - двузначными, год - четырехзначными, например, 01.08.2019);
· в графе 3 напротив даты начала работы укажите наименование должности, специальности или профессии с указанием квалификации, на которую принят работник, и наименование подразделения, в котором он будет трудиться (если оно указано в трудовом договоре);
· в графе 4 напишите слово "Приказ" и проставьте дату и номер приказа о приеме на работу.
Запись о приеме на работу подписью и печатью заверять не надо.
Пример. Запись в трудовой книжке о приеме на работу
|
