2020-04-12
389
Цели электронного документооборота:
¾ aвтоматизация процесса разработки и согласования документов;
¾ aвтоматизация процесса согласования и ознакомления с внутренними документами (Служебные записки, Приказы, Протоколы совещаний, Докладные);
¾ aвтоматизация регистрации и обработка Входящей/Исходящей корреспонденции;
¾ cоздание хранилища корпоративных документов и обеспечение коллективной работы над документами;
¾ обеспечение управления и контроля доступа к служебным и коммерческим документам
¾ учет и контроль рабочего времени сотрудников;
¾ контроль поручений и задач;
¾ управление проектами, планирование и контроль работ.
Системы электронного документооборота обеспечивают комплексное решение задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины:
¾ централизованное безопасное хранение документов;
¾ оперативный доступ к документам с учетом прав;
¾ регистрация входящих и исходящих документов;
¾ просмотр и редактированиедокументов;
¾ контроль версий документов;
¾ работа с документами любых типов: офисными, текстами, изображениями, аудио- и видео файлами, документами систем проектирования, приложениями и т.д.;
¾ полнотекстовыйпоискпосодержанию;
¾ коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов;
¾ маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности;
¾ автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера;
¾ учет и контроль рабочего времени сотрудников.
Системы электронного документооборота обеспечивают комплексное решение задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины:
¾ централизованное безопасное хранение документов;
¾ оперативный доступ к документам с учетом прав;
¾ регистрация входящих и исходящих документов;
¾ просмотр и редактирование документов;
¾ контроль версий документов;
¾ работа с документами любых типов: офисными, текстами, изображениями, аудио- и видео файлами, документами систем проектирования, приложениями и т.д.;
¾ полнотекстовый поиск по содержанию;
¾ коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов;
¾ маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности;
¾ автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера;
¾ учет и контроль рабочего времени сотрудников.
Принципы электронного документооборота:
¾ однократная регистрация документа;
¾ возможность параллельного выполнения различных операций с целью сокращения времени движения документов и повышения оперативности их исполнения;
¾ непрерывность движения документа;
¾ единая база документной информации для централизованного хранения документов и исключения возможности дублирования документов;
¾ эффективно организованная система поиска документа;
¾ развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота.
